Kayıt oluşturma ve düzenleme

“Yeni …” butonuna bastığınızda açılan form da her modülde aynı iskeleti kullanır. Sol üstte ← Vazgeç, altta Kaydet vardır; arada modülün alanları ve sonda her formda bulunan üç ortak bölüm yer alır.

Bölüm sırası

Formun sonu her modülde aynıdır ve bu sıra değişmez:

1. Modülün kendi alanları
2. Özel Alanlar
3. Ekler
4. ISO Maddeleri — her zaman en sonda

Alan tipleri

Otomatik kod

Kodlu modüllerde (DOF-0001, CIH-0004, EGT-0012…) kod alanı boş bırakılır; yer tutucuda Otomatik yazar. Kod, kayıt oluşturulurken üretilir ve oluştuktan sonra değiştirilemez.

Kod önekini ve basamak sayısını kuruluşunuz Ayarlar → Kod Önekleri’nden değiştirebilir. Doküman modülünde önek türe göre değişir (prosedür PR-, form FR-, talimat TL-…).

Referans listeler (açılır listeler)

Tür, kategori, durum, öncelik gibi alanlar sabit değildir; Ayarlar → Referans Listeler’den yönetilen listelerden beslenir. Kendi değerlerinizi ekleyebilir, kullanılmayanları pasife alabilirsiniz.

• Açılır listeler görünen ada göre alfabetik sıralanır (Türkçe harf sırasıyla).
• Pasife alınan bir değer yeni kayıtlarda seçilemez, ama o değeri taşıyan eski kayıtlar bozulmaz — listede ve detayda görünmeye devam eder.

Kişi seçicileri

Kullanıcı ve personel alanları aranabilir listelerdir: yazmaya başlayın, liste süzülsün. Seçeneklerde kişinin adının altında unvanı/pozisyonu küçük punto ile görünür — aynı adlı iki kişiyi ayırt etmenizi sağlar. Arama hem adda hem unvanda eşleşir.

Kullanıcı sisteme giren kişidir; Personel ise eğitim, yetkinlik, sertifika ve KKD kayıtlarının öznesidir. Sisteme hiç girmeyen bir çalışan da personel olarak tanımlanabilir. Bir personel isteğe bağlı olarak bir kullanıcıya bağlanır.

Çoklu seçim

Birden fazla değer seçilen alanlar (standartlar, denetlenen süreçler, ekip üyeleri) onay kutusu listesi ya da aranabilir çoklu seçici olarak sunulur. Ctrl’e basılı tutarak seçim yapmanız gereken klasik liste kutuları kullanılmaz.

Tarih alanları

Tarihler tarayıcının tarih seçicisiyle girilir. Termin alanı olan modüllerde geçmiş bir tarih girmek engellenmez; kayıt listede “Gecikti” olarak işaretlenir.

Özel Alanlar

Standart alanlar yetmiyorsa kuruluşunuz kendi alanlarını tanımlar: Ayarlar → Özel Alanlar.

• Metin, sayı, tarih, seçim, onay kutusu gibi tipler desteklenir.
• Alan zorunlu yapılabilir.
• “Listede göster” işaretlenirse liste sütunu olarak da seçilebilir hâle gelir.
• Bir alanı pasife alırsanız formdan, listeden ve aramadan düşer; mevcut veriler durur.

Özel alanlar formda kendi başlığı altında toplanır ve detay sayfasında aynı yerde görünür.

Ekler

Dosya yükleme bölümüdür. Birden çok dosya yükleyebilir, açıklama girebilir, yetkiniz varsa silebilirsiniz. Dosyalar kuruluşunuza özel alanda saklanır; başka bir kuruluşun kullanıcısı erişemez.

Ek dosya bölümü Doküman modülünde yoktur — orada içeriğin kendisi revizyon dosyasıdır.

ISO Maddeleri

Her formun en sonunda, kaydı bir veya birden çok standart maddesine bağlarsınız (örneğin ISO 9001 §8.7, ISO 45001 §6.1.2). Bu bağ:

• Denetimde “bu maddeyi nasıl karşılıyorsunuz?” sorusuna doğrudan kanıt üretir,
• İlgili raporlarda ve dashboard’larda madde bazlı kapsama gösterir.

Seçilebilir standartlar Ayarlar → Standartlar’dan yönetilir. Kuruluşunuzun kapsamında olmayan standartları yüklemek zorunda değilsiniz — istediğinizi Kütüphaneden Yükle ile eklersiniz.

Kaydetme ve doğrulama

• Zorunlu bir alan boşsa form kaydedilmez; eksik alan işaretlenir ve sayfanın üstünde uyarı çıkar. Girdikleriniz kaybolmaz.
• Kaydettikten sonra genellikle kaydın detay sayfasına yönlendirilirsiniz.
• Bazı modüllerde iki buton bulunur: Taslak Kaydet ve Yayınla/Gönder. Taslak yalnız sizin (ve yetkililerin) gördüğü, akışa girmemiş kayıttır.

Düzenleme

Detay sayfasındaki Düzenle ile aynı forma dönersiniz. Ancak:

• Kod ve bazı sınıflandırma alanları kilitlidir.
• Kaydın durumu ilerlemişse bazı alanlar salt-okunur olur.
• Kapanmış/iptal edilmiş kayıtlar düzenlenemez.
• Bazı modüllerde (Tasarım gibi) belirli aşamadan sonra kayıt tümüyle donar; değişiklik ancak ayrı bir değişiklik kaydıyla yapılır.

Sırada ne var?

Onay akışları →