Onay akışları

Bazı kayıtlar tek başınıza ilerletemeyeceğiniz kayıtlardır: bir prosedürün yayınlanması, bir değişikliğin onaylanması, bir eğitim planının kabulü. Bunlar onay akışından geçer.

Onay akışı olan modüller

Doküman, DÖF, Değişiklik Yönetimi, Eğitim, Öneri Sistemi, Tasarım ve Geliştirme, Uygun Olmayan Çıktı gibi modüller onay akışını destekler. Diğer modüller düz durum akışı kullanır (bkz. Detay sayfası ve durum geçişleri).

Akış tanımlamak

Ayarlar → Onay Akışları

Modül başına bir veya birden çok akış tanımlarsınız; biri varsayılan olur. Bir akış sıralı adımlardan oluşur.

Her adımda şunları belirlersiniz:

Ayar	Anlamı
Adım adı	Panelde görünen etiket (“Kalite Yöneticisi Onayı”).
Onaylayan tipi	Rol · Kişi · Kayıt alanı · Departman yöneticisi · Üst yönetici (hiyerarşi).
Süre (gün)	Adımın hedef tamamlanma süresi.
Hatırlatma (gün)	Kaç gün sonra hatırlatma bildirimi gitsin.
Süre dolunca	Beklet ya da Eskalasyon (belirlenen role yükselt).
Paralel onay	Adımı birden çok kişiye aynı anda gönderir.
Koşul	Adım yalnız koşul doğruysa çalışır, değilse atlanır.

Onaylayan tipi neden önemli? “Rol” seçerseniz o roldeki herkes onaylayabilir. “Departman yöneticisi” ya da “Üst yönetici” seçerseniz onaylayan, kaydın sahibine göre her kayıt için yeniden hesaplanır — akışı personel değiştikçe elle güncellemeniz gerekmez.

Paralel adımlar

Bir adımı paralel yaptığınızda birden çok onaylayan tanımlarsınız ve bir onay kuralı seçersiniz:

• Biri Yeterli — ilk onay adımı geçirir.
• Çoğunluk — yarıdan fazlası.
• Oybirliği — hepsi.

Panelde adımın yanında “2/3 · bekliyor” gibi bir sayaç görürsünüz.

Koşullu adımlar

Adıma bir koşul yazarsanız (örneğin yalnız politika türündeki dokümanlar için üst yönetim onayı), koşul sağlanmayan kayıtlarda adım atlanır ve panelde “Atla” olarak işaretlenir. Böylece tek bir akışla farklı ağırlıktaki kayıtları yönetirsiniz.

Akış nasıl başlar?

Kaydı oluşturan kişi detay sayfasından Onaya Gönder der. Kuruluşunuzda o modül için tanımlı bir akış varsa zincir başlar ve ilk adımın onaylayanına bildirim gider. Tanımlı akış yoksa kayıt klasik yolla ilerler: yetkili kullanıcı elle Onayla / Reddet der.

Onay paneli

Onaya girmiş bir kaydın detay sayfasında onay paneli bulunur. İki parçadan oluşur:

Üstte akışın haritası — adımlar sırayla, her birinin durumu: tamamlandı, bekliyor (kimde), atlandı, henüz başlamadı. Bekleyen adımın yanında varsa termin tarihi görünür.

Altta izin — hangi adımda kim, ne zaman, hangi yorumla ne yaptı. Reddedilen ve iade edilen adımlar da burada durur; denetimde istenen kayıt budur.

Adım haritası akışın nerede olduğunu tek bakışta gösterir. Sıra sizdeyse harita altında Onayla / Reddet / İade Et butonları belirir.

Sıra sizdeyse

Panelin altında bir yorum kutusu ve üç buton belirir:

Buton	Sonuç
Onayla	Adım tamamlanır, akış bir sonraki adıma geçer (son adımsa kayıt onaylanır).
Reddet	Akış durur; kayıt reddedilmiş sayılır.
İade Et	Kayıt düzeltilmek üzere geri gönderilir.

Yorum alanı zorunlu değildir ama reddederken ve iade ederken doldurmanız beklenir — karşı taraf neyi düzelteceğini oradan öğrenir.

Onay ve ret işlemleri yalnızca kaydın detay sayfasındaki panelden yapılır. Bildirim listesinden ya da dashboard kutusundan tek tıkla onaylama bilinçli olarak yoktur: onaylamadan önce kaydı görmüş olmanız gerekir.

Onayımı Bekleyenler

Dashboard’daki Onayımı Bekleyenler kutusu, sizden işlem bekleyen tüm kayıtları modül fark etmeksizin tek listede toplar. Bir satıra tıklayınca ilgili kaydın detay sayfası açılır ve onay panelinde işleminizi yaparsınız.

Ayrıca her bekleyen adım için bildirim alırsınız; kuruluş ayarına göre e-posta (ve SMS eklentisi etkinse SMS) olarak da gelebilir. Süre aşımında hatırlatma ve eskalasyon bildirimleri devreye girer.

Akışı değiştirmek

Bir akışı düzenlemek devam eden zincirleri geriye dönük bozmaz; değişiklik yeni başlayan kayıtlardan itibaren geçerlidir. Bu yüzden akış üzerinde çalışırken açık kayıtlarınızı beklemenize gerek yoktur.

Sırada ne var?

Dashboard’ları okuma →