Dokümanlar

QoreSoft QMS’te tüm modüller aynı iskeleti paylaşır: aynı liste sayfası, aynı filtre çubuğu, aynı form bölümleri, aynı onay paneli. Bu bölümü bir kez okuduğunuzda, hiç açmadığınız bir modülü de kullanabilirsiniz. Modül kılavuzları buraya bağlanır ve yalnızca farkları anlatır.

Kim için: Sistemi yeni kullanmaya başlayan herkes

1. 1Arayüz turuSol menü, üst çubuk, arama, favoriler, bildirimler ve yardım — ekranın hangi parçası ne işe yarar.
2. 2Liste sayfası anatomisiÜst çubuk, durum kutuları, filtre çubuğu, tablo, satır işlemleri ve sayfalama — her modülün liste ekranı aynı iskeleti kullanır.
3. 3Arama ve filtrelemeFiltre çubuğu tipleri, filtrelerin nasıl uygulandığı, global arama ve filtre alanlarının yönetimi.
4. 4Sütunlar, sıralama ve kişisel tercihlerSütun seçimi ve sırası, sütun genişliği, sıralama, sayfa boyutu, favoriler — hangi tercih size özel, hangisi kuruluş varsayılanı.
5. 5Detay sayfası ve durum geçişleriKayıt detay ekranının düzeni, durum butonları, faza duyarlı bölümler, bağlı kayıtlar ve geçmiş izi.
6. 6Kayıt oluşturma ve düzenlemeForm düzeni, otomatik kod, referans listeler, kişi seçicileri ve her formun sonundaki üç ortak bölüm: özel alanlar, ekler, ISO maddeleri.

Modül başına tek sayfa: ne işe yarar, kayıt hangi durumlardan geçer, hangi alanlar zorunludur, hangi ekranlar yalnızca o modülde vardır ve diğer modüllerle nasıl bağlanır. Ortak olan her şey Temeller bölümüne bağlanır — burada tekrar anlatılmaz.

Kim için: Bir modülden sorumlu kalite ekibi ve süreç sahipleri

1. 1Doküman YönetimiKontrollü dokümanların yaşam döngüsü: kod, revizyon, onay, yayın, dağıtım listesi ve periyodik gözden geçirme.
2. 2Süreç YönetimiSüreç kimliği, hiyerarşi, SIPOC zinciri, akış şeması (swim lane), süreç haritası ve süreç kapsamı.
3. 3Risk & Fırsat5×5 risk matrisi, doğal ve artık risk, yaşam döngüsü, azaltıcı aksiyonlar ve gerçekleşen riskin DÖF’e dönüşmesi.
4. 4DÖF (Düzeltici Faaliyet)Uygunsuzluk kaydı, düzeltme ile düzeltici faaliyet ayrımı, 5 Neden / Balık Kılçığı kök neden analizi ve etkinlik değerlendirmesi.
5. 5Aksiyon YönetimiSorumlu ve termine bağlı iş kalemleri: durum akışı, isteğe bağlı doğrulama adımı, “Benim Aksiyonlarım” ve kaynak izleri.
6. 6Bağlam Analiziİç ve dış hususların GZFT/PESTLE ile kaydı, iklim ilgililiği kararı ve hususlardan risk/aksiyon üretme.

Belirli bir işi bitirmek için gereken adımlar: “şikâyetten DÖF açma”, “tetkik raporu alma”, “yeni kullanıcı tanımlama” gibi. Referans değil, uçtan uca tarif — ekran görüntüleriyle.

Kim için: Eline bir iş geçen ve hemen sonuç isteyen kullanıcı

1. 1Kullanıcı ekleme ve yetkilendirmeYeni kullanıcı tanımlama, rol atama, özel rol oluşturma ve kayıt bazlı erişim kısıtlama.
2. 2Yeni prosedür yayınlamaDoküman oluşturmaktan yayınlamaya: kod, dosya yükleme, onaya gönderme, yayınlama ve dağıtım listesi.
3. 3Yayındaki dokümanı revize etmeYayınlanmış bir dokümanı güvenle güncelleme: revizyon döngüsü, eski sürümün korunması ve okundu kayıtlarının sıfırlanması.
4. 4Müşteri şikâyetinden DÖF açmaŞikâyet kaydından düzeltici faaliyet başlatma, kök nedene inme ve etkinlik değerlendirmesiyle kapatma.
5. 5Kök neden analizi yapma5 Neden ve Balık Kılçığı araçlarını sistemde kullanma, kategori seçimi ve sonuç yazma.
6. 6İç tetkik planlayıp yürütmeTetkik açma, kriter seçme, bulguları puanlama, DÖF açma ve tetkik raporunu alma.

Diğer üç katman sistemi KULLANMAYI anlatır; bu katman KURMAYI ve YÖNETMEYİ. Ayarlar menüsündeki her ekran, kimin neyi görebileceğini belirleyen yetki katmanları, entegrasyonlar ve kuruluşa özel yapılandırma burada — ekran ekran, hangi alanın neye yaradığıyla birlikte.

Kim için: Kuruluşun sistem yöneticisi ve kalite yöneticisi

1. 1Yönetici olarak ilk kurulumBoş bir QMS’i çalışır hâle getirme sırası: kuruluş künyesinden kullanıcı yetkilerine, referans listelerden onay akışlarına kadar adım adım kurulum yol haritası.
2. 2Kuruluş künyesi ve sertifikalarAyarlar → Kuruluş ekranı: kurumsal kimlik, iletişim, rapor görselleri, belge kapsamı ve geçerlilik takibi yapılan sertifika kayıtları.
3. 3Departmanlar ve organizasyon şemasıDepartman ağacını kurma, departman yöneticisi atama ve bu bağın onay akışlarında, organizasyon şemasında ve kayıt erişiminde nasıl kullanıldığı.
4. 4Standartlar ve ISO maddeleriKapsamınızdaki standartları tanımlama, hazır ISO setlerini Kütüphaneden Yükle ile ekleme, madde ağacını yönetme ve kütüphane güncellemelerini getirme.
5. 5Referans listelerFormlardaki açılır listelerin içeriğini yönetme: değer ekleme, etiket ve renk düzenleme, sistem değerlerinin korunması ve pasife alma ilkesi.
6. 6Özel alanlarModüllere kendi alanlarınızı ekleme: alan tipleri, zorunlu/aranabilir/listede göster seçenekleri, paket limitleri ve alanı pasife alma.

Diğer katmanlar yazılımı KULLANMAYI anlatır; bu katman elinizdeki ISO dokümantasyonunu (prosedür, talimat, form, el kitabı) sisteme UYARLAMAYI. Doküman başına bir kart: hangi cümlenin yerine ne geçecek, prosedürünüzün hangi iddiası sistemle çelişiyor, prosedürü yazmadan önce hangi ayarlar yapılmalı, tetkikte kanıt nereden gösterilir. Kartlar hazır prosedür metni vermez — kuruluşun kendi gerçeğini anlatan metne yalnız yazılım gerçeğini ekler.

Kim için: Kalite/İSG/çevre sorumlusu ve kuruluşa destek veren danışman

1. 1Uyarlama Kiti HakkındaMevcut ISO dokümantasyonunuzu QMS ile çelişmeyecek hâle getirme rehberi: temel ilkeler, kart iskeleti ve yol haritası.
2. 2Şart → Modül → Kayıt MatrisiISO 9001 maddelerinin hangi modülde, hangi kayıtla karşılandığını gösteren eşleştirme tablosu. Kuruluşun EK-1 tablosu buradan türer.
3. 3EK-1 · Kayıt–Sistem Eşleştirme TablosuProsedürlerinizin ortak eki: hangi kaydın hangi modülde ve hangi sistemde tutulduğunu tanımlayan, doldurulmaya hazır 178 satırlık şablon.
4. 4Doküman ve Kayıt Kontrolü ProsedürüDoküman kontrol prosedürünüzü QMS’e uyarlama kartı: değişecek cümleler, çelişki noktaları, kopyalanabilir metin ve tetkik soruları.
5. 5Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet ProsedürüDÖF prosedürünüzü uyarlama kartı: “önleyici faaliyet” kavram temizliği, kök neden aracı, etkinlik değerlendirmesi ve kapanış kuralları.
6. 6Risk ve Fırsat Yönetimi ProsedürüRisk prosedürünüzü uyarlama kartı: sabit puan bantları, doğal/artık risk ayrımı, kabul kriteri ve İSG riskinden ayrışma.