EK-1 · Kayıt–Sistem Eşleştirme Tablosu
Prosedürlerinizin ortak eki: hangi kaydın hangi modülde ve hangi sistemde tutulduğunu tanımlayan, doldurulmaya hazır 178 satırlık şablon.
Bu sayfada
Bu tablo, prosedürlerinizin ortak ekidir. Prosedür gövdesinde yazılım veya ekran adı geçmez; “kayıtlar EK-1’de tanımlanan sistemde tutulur” denir ve hangi kaydın nerede yaşadığı burada tanımlanır. Yazılım tarafında bir değişiklik olduğunda yalnızca bu ek revize edilir, prosedür seti olduğu gibi geçerli kalır.
Doldurulabilir Word sürümü: tabloyu prosedürünüzün ekine yapıştırmak için .docx olarak indirin. Word sürümünde “Kart” sütunu yoktur.
Nasıl doldurulur
- Kuruluşunuzda kullanılmayan paketlerin bloklarını silin (her blok başlığında hangi pakete ait olduğu yazar).
- Sorumlu sütunundaki roller öneridir; kendi unvanlarınızla değiştirin.
- Saklama süresi sütununu doldurun. “Süresiz” yazan satırlar sistemde silinmeyen
kayıtlardır;
[süre]yazan yerler sizin belirlemeniz gereken sürelerdir (mevzuat, müşteri sözleşmesi veya kurum politikası). - Son bölümdeki kuruluş sisteminde tutulan kayıtlar için sistem adını yazın (ERP, üretim kayıtları, bakım sistemi, muhasebe arşivi…). Tetkikte “bu kayıt nerede?” sorusunun cevabı burasıdır.
- Kuruluşunuza özgü kayıtlar için tabloların sonuna satır ekleyin.
- Kart sütunu, satırın hangi uyarlama kartından geldiğini gösterir; ekinizi hazırlarken yol göstermesi içindir, prosedüre koyarken silebilirsiniz.
Doküman künyesi
| Alan | Değer |
|---|---|
| Kuruluş | |
| Doküman kodu | |
| Revizyon no / tarihi | |
| Hazırlayan | |
| Onaylayan |
Çekirdek kayıtlar
Her kuruluşta bulunur.
| Kayıt | Nerede tutulur | Sorumlu | Saklama süresi | Kart |
|---|---|---|---|---|
| Kontrollü doküman kartı ve güncel liste | Doküman Yönetimi modülü | Kalite Yöneticisi | Süresiz | 01 |
| Doküman revizyonları ve dosyaları | Doküman → Revizyonlar | Doküman sorumlusu | Süresiz | 01 |
| Onay kayıtları (hazırlayan/onaylayan/yayınlayan) | Doküman → Onay Akışı Geçmişi | Sistem (otomatik) | Süresiz | 01 |
| Dağıtım ve okundu onayları | Doküman → Dağıtım | Doküman sorumlusu | Süresiz | 01 |
| Doküman şablonları | Ayarlar → Doküman Şablonları | Kalite Yöneticisi | Süresiz | 01 |
| Değişiklik günlüğü (kim/ne zaman/ne değişti) | Sistem denetim izi | Sistem (otomatik) | Süresiz | 01 |
| Uygunsuzluk / DÖF kaydı | Düzeltici Faaliyetler modülü | Kalite Yöneticisi | Süresiz | 02 |
| Düzeltme (anlık önlem) kaydı | DÖF kartı | DÖF sorumlusu | Süresiz | 02 |
| Kök neden analizi | DÖF → Kök Neden Analizi | DÖF sorumlusu | Süresiz | 02 |
| Düzeltici faaliyetler | Aksiyon Yönetimi modülü (DÖF’e bağlı) | Faaliyet sorumlusu | Süresiz | 02 |
| Etkinlik değerlendirmesi | DÖF kapanış kaydı | Kalite Yöneticisi | Süresiz | 02 |
| Aşama geçiş izi (kim/ne zaman) | DÖF Geçmişi | Sistem (otomatik) | Süresiz | 02 |
| Risk ve fırsat kaydı | Risk & Fırsat Yönetimi modülü | Kalite Yöneticisi | Süresiz | 03 |
| Değerlendirme (olasılık/etki, mevcut kontroller) | Risk kartı → Değerlendirme | Risk sorumlusu | Süresiz | 03 |
| Artık risk değerlendirmesi | Risk kartı → Artık Risk | Risk sorumlusu | Süresiz | 03 |
| Azaltıcı / iyileştirici faaliyetler | Aksiyon Yönetimi modülü (riske bağlı) | Faaliyet sorumlusu | Süresiz | 03 |
| Onay ve kapatma kararları | Risk Geçmişi | Sistem (otomatik) | Süresiz | 03 |
| Gerçekleşen riskten doğan uygunsuzluk | Düzeltici Faaliyetler modülü (bağ ile) | Kalite Yöneticisi | Süresiz | 03 |
| Kalite el kitabı ve revizyonları | Doküman Yönetimi modülü (El Kitabı türü) | Kalite Yöneticisi | Süresiz | 04 |
| Kapsam beyanı | Doküman Yönetimi modülü | Kalite Yöneticisi | Süresiz | 04 |
| Süreç haritası ve etkileşimler | Süreç Yönetimi modülü (canlı) | Süreç sahipleri | Süresiz | 04 |
| Organizasyon yapısı | Organizasyon sayfası (canlı) | İnsan Kaynakları | Süresiz | 04 |
| Politika ve revizyonları | Doküman Yönetimi modülü (Politika türü) | Üst Yönetim / Kalite Yöneticisi | Süresiz | 05 |
| Politikanın duyurulduğuna dair kanıt | Doküman → Dağıtım (okundu onayları) | Kalite Yöneticisi | Süresiz | 05 |
| Kalite hedefleri | Hedef & KPI Yönetimi modülü | Hedef sahibi | Süresiz | 05 |
| KPI ölçümleri | KPI → Ölçümler | KPI sorumlusu | Süresiz | 05 |
| Hedefe ulaşma faaliyetleri | Aksiyon Yönetimi modülü (hedefe bağlı) | Faaliyet sorumlusu | Süresiz | 05 |
| Dönemsel bağlam analizi çalışması | Bağlam Analizi modülü | Kalite Yöneticisi | Süresiz | 06 |
| İç ve dış hususlar | Çalışma → husus satırları | Analiz ekibi | Süresiz | 06 |
| İklim ilgililiği kararı | Çalışma kaydı | Üst Yönetim / Kalite Yöneticisi | Süresiz | 06 |
| İlgili taraf kayıtları | İlgili Taraf Yönetimi modülü | İlişki sorumlusu | Süresiz | 06 |
| Beklentiler ve uyum yükümlülükleri | Taraf → beklenti satırları | İlişki sorumlusu | Süresiz | 06 |
| İletişim planı | Taraf → iletişim satırları | İlişki sorumlusu | Süresiz | 06 |
| Husustan üretilen risk/fırsatlar | Risk & Fırsat Yönetimi modülü (bağ ile) | Risk sorumlusu | Süresiz | 06 |
| Süreç kartı (girdi/çıktı/kaynak/gösterge) | Süreç Yönetimi modülü | Süreç sahibi | Süresiz | 07 |
| Süreç akış şeması | Süreç → Akış Şeması | Süreç sahibi | Süresiz | 07 |
| Süreç etkileşimleri (SIPOC) | Süreç kartı → tedarikçi/müşteri süreçler | Süreç sahibi | Süresiz | 07 |
| Süreç haritası | Süreç Haritası görünümü (canlı) | Kalite Yöneticisi | Süresiz | 07 |
| Sürece bağlı kayıtlar (doküman/risk/hedef/DÖF…) | İlgili modüller (bağ ile) | İlgili sorumlular | Süresiz | 07 |
| Yıllık tetkik programı | Tetkik Programları | Kalite Yöneticisi | Süresiz | 08 |
| Tetkik planı ve uygulaması | İç Tetkik Yönetimi modülü | Baş tetkikçi | Süresiz | 08 |
| Kontrol listesi (kriterler) | Kriter Kütüphanesi + tetkik kaydındaki kopyası | Kalite Yöneticisi | Süresiz | 08 |
| Bulgular ve kanıtlar | Tetkik → Denetim Kriterleri (+ ek dosyalar) | Tetkikçi | Süresiz | 08 |
| Tetkik raporu | Tetkik → Rapor (PDF) | Baş tetkikçi | Süresiz | 08 |
| Bulgudan doğan DÖF / aksiyonlar | DÖF ve Aksiyon Yönetimi modülleri (bağ ile) | İlgili sorumlular | Süresiz | 08 |
| Tetkikçi değerlendirmeleri (kullanılıyorsa) | Tetkik → Tetkikçi Değerlendirme | Değerlendiren | Süresiz | 08 |
| Yönetimin gözden geçirmesi kaydı | Yönetim Gözden Geçirme modülü | Kalite Yöneticisi | Süresiz | 09 |
| Gözden geçirme girdileri (dönem verisi) | YGG kaydı → girdi bölümleri (dondurulmuş) | Sistem (otomatik) | Süresiz | 09 |
| Bölüm değerlendirmeleri | YGG kaydı → bölüm notları | Üst Yönetim | Süresiz | 09 |
| Kararlar ve çıktılar | YGG → Kararlar | Kalite Yöneticisi | Süresiz | 09 |
| Kararlardan doğan faaliyetler | Aksiyon Yönetimi modülü (bağ ile) | Karar sorumlusu | Süresiz | 09 |
| Gözden geçirme raporu | YGG → Rapor (PDF) | Kalite Yöneticisi | Süresiz | 09 |
| Personel kayıtları | Personel | İnsan Kaynakları | Süresiz | 10 |
| Eğitim planı ve kayıtları | Eğitim & Yetkinlik modülü | Eğitim sorumlusu | Süresiz | 10 |
| Katılım kayıtları ve sonuçları | Eğitim → Katılımcılar | Eğitim sorumlusu | Süresiz | 10 |
| İmzalı katılım listesi (gerekiyorsa) | Eğitim kaydı → ek dosya | Eğitim sorumlusu | Mevzuata göre | 10 |
| Sertifika ve belgeler | Sertifikalar (+ dosya) | İnsan Kaynakları | Belge geçerliliği + [süre] | 10 |
| Yetkinlik değerlendirmeleri | Personel → yetkinlik değerlendirmesi | Yönetici | Süresiz | 10 |
| Yetkinlik açığı faaliyetleri | Aksiyon Yönetimi modülü (bağ ile) | Faaliyet sorumlusu | Süresiz | 10 |
| Ölçüm cihazı envanteri | Kalibrasyon Yönetimi modülü | Kalite Yöneticisi | Cihaz kullanımda olduğu sürece + [süre] | 11 |
| Kalibrasyon / doğrulama kayıtları | Cihaz → Kalibrasyon Kayıtları | Cihaz sorumlusu | [süre] | 11 |
| Kalibrasyon sertifikaları | Kalibrasyon kaydı → ek dosya | Cihaz sorumlusu | [süre] | 11 |
| Uygunsuz sonuç faaliyetleri | Düzeltici Faaliyetler / Aksiyon Yönetimi modülü (bağ ile) | Kalite Yöneticisi | Süresiz | 11 |
| Müşteri kayıtları | Müşteriler | Satış / Müşteri İlişkileri | Süresiz | 12 |
| Şikayet kayıtları | Şikayet Yönetimi modülü | Şikayet sorumlusu | Süresiz | 12 |
| Çözüm ve kapanış kayıtları | Şikayet → çözüm/kapanış | Şikayet sorumlusu | Süresiz | 12 |
| Müşteri memnuniyet değerlendirmesi | Şikayet kapanış kaydı | Şikayet sorumlusu | Süresiz | 12 |
| Memnuniyet anketi kampanyası ve yanıtları | Anket & Memnuniyet modülü | Kalite Yöneticisi | Süresiz | 12 |
| Memnuniyet göstergesi ölçümleri | Hedef & KPI Yönetimi modülü | KPI sorumlusu | Süresiz | 12 |
| Şikayetten doğan DÖF / UOÇ | İlgili modüller (bağ ile) | Kalite Yöneticisi | Süresiz | 12 |
| Tedarikçi kayıtları ve onay durumu | Tedarikçi Yönetimi modülü | Satın Alma / Kalite Yöneticisi | Süresiz | 13 |
| Değerlendirme kriterleri | Tedarikçi Değerlendirme Kriterleri | Kalite Yöneticisi | Süresiz | 13 |
| Periyodik değerlendirmeler | Tedarikçi → Değerlendirmeler | Değerlendirici | Süresiz | 13 |
| Onay/ret kararları ve gerekçeleri | Tedarikçi kartı (karar notu + damga) | Kalite Yöneticisi | Süresiz | 13 |
| Tedarikçi kaynaklı uygunsuzluklar | Uygun Olmayan Çıktı / Düzeltici Faaliyetler modülleri (bağ ile) | Kalite Yöneticisi | Süresiz | 13 |
| Değişiklik talebi ve gerekçesi | Değişiklik Yönetimi modülü | Talep eden / sorumlu | Süresiz | 14 |
| Etki analizi | Değişiklik → etki satırları | Değişiklik sorumlusu | Süresiz | 14 |
| Onay kaydı | Değişiklik → onay akışı geçmişi | Sistem (otomatik) | Süresiz | 14 |
| Uygulama faaliyetleri | Aksiyon Yönetimi modülü (bağ ile) | Faaliyet sorumlusu | Süresiz | 14 |
| Uygulama sonucu ve doğrulama | Değişiklik kapanış kaydı | Doğrulayan | Süresiz | 14 |
| Yasal ve diğer şartlar envanteri | Yasal Mevzuat Takibi modülü | Kalite / İSG / Çevre sorumlusu | Süresiz | 15 |
| Mevzuat metinleri | Kayıt → ek dosya | İlgili sorumlu | Süresiz | 15 |
| Uygunluk değerlendirmeleri | Kayıt → uyum değerlendirme damgası | Değerlendiren | Süresiz | 15 |
| Gözden geçirme kayıtları | Kayıt → gözden geçirme damgası | İlgili sorumlu | Süresiz | 15 |
| Uyumsuzluk faaliyetleri | Aksiyon Yönetimi / Düzeltici Faaliyetler modülü (bağ ile) | Faaliyet sorumlusu | Süresiz | 15 |
| Uygun olmayan çıktı kayıtları | Uygun Olmayan Çıktı modülü | Kalite Kontrol | Süresiz | 16 |
| Tasfiye kararları ve miktarları | Kayıt → karar satırları | Karar yetkilisi | Süresiz | 16 |
| Karar yetkilisi ve tarihi | Kayıt (onay damgası) | Sistem (otomatik) | Süresiz | 16 |
| Yeniden doğrulama kayıtları | Karar satırı → doğrulama | Kalite Kontrol | Süresiz | 16 |
| Taviz / sapma izinleri | Karar satırı (referans + not) | Karar yetkilisi | Süresiz | 16 |
| Müşteri bilgilendirme kaydı | Kayıt (bilgilendirme alanları) | Müşteri İlişkileri | Süresiz | 16 |
| Kök nedene yönelik DÖF | Düzeltici Faaliyetler modülü (bağ ile) | Kalite Yöneticisi | Süresiz | 16 |
Tasarım ve geliştirme kayıtları
Tasarım faaliyeti yürütüyorsanız.
| Kayıt | Nerede tutulur | Sorumlu | Saklama süresi | Kart |
|---|---|---|---|---|
| Tasarım projesi ve planlaması | Tasarım ve Geliştirme modülü | Tasarım sorumlusu | Süresiz | 17 |
| Tasarım girdileri | Proje → Girdiler | Tasarım sorumlusu | Süresiz | 17 |
| Tasarım çıktıları ve kabul kriterleri | Proje → Çıktılar | Tasarım sorumlusu | Süresiz | 17 |
| Gözden geçirme / doğrulama / geçerli kılma kayıtları | Proje → Kontroller | Kontrol katılımcıları | Süresiz | 17 |
| Serbest bırakma yetkilendirmesi | Onay akışı geçmişi | Sistem (otomatik) | Süresiz | 17 |
| Tasarım değişiklikleri ve kararları | Proje → Değişiklikler | Karar yetkilisi | Süresiz | 17 |
| Tasarım dosyası | Proje → Rapor (PDF) | Tasarım sorumlusu | Süresiz | 17 |
İSG ve çevre kayıtları
EYS paketi kullanılıyorsa.
| Kayıt | Nerede tutulur | Sorumlu | Saklama süresi | Kart |
|---|---|---|---|---|
| Risk değerlendirmesi çalışmaları | Risk Değerlendirmeleri | İSG uzmanı | Mevzuat gereği + süresiz | 18 |
| Tehlike satırları ve puanlamalar | Çalışma → tehlike satırları | Risk değerlendirme ekibi | Süresiz | 18 |
| Alınacak önlemler ve terminler | Satır + bağlı faaliyet kayıtları | Önlem sorumlusu | Süresiz | 18 |
| Artık risk değerlendirmeleri | Tehlike satırı | İSG uzmanı | Süresiz | 18 |
| Arşivlenmiş önceki çalışmalar | Risk Değerlendirmeleri (arşiv) | İSG uzmanı | Süresiz | 18 |
| Olay kayıtları (kaza, ramak kala, meslek hastalığı) | İSG Yönetimi → Olaylar | İSG uzmanı | Mevzuat gereği + süresiz | 19 |
| Yaralanma bilgileri | Olay → yaralanma satırları | İSG uzmanı | Süresiz | 19 |
| Kök neden analizi | Olay → kök neden bölümü | İnceleme ekibi | Süresiz | 19 |
| İnceleme tutanağı / fotoğraflar | Olay kaydı → ek dosya | İSG uzmanı | Süresiz | 19 |
| Resmî bildirim kanıtları (SGK vb.) | Olay kaydı → ek dosya | İnsan Kaynakları | Mevzuata göre | 19 |
| Olaydan doğan DÖF ve faaliyetler | Düzeltici Faaliyetler / Aksiyon Yönetimi modülleri (bağ ile) | Faaliyet sorumlusu | Süresiz | 19 |
| Olay göstergeleri (sıklık/ağırlık) | Hedef & KPI Yönetimi modülü | İSG uzmanı | Süresiz | 19 |
| Acil durum planı kayıtları (senaryo, ekip, müdahale) | Acil Durum Planları | İSG uzmanı | Süresiz | 20 |
| Acil durum planı dokümanı ve krokiler | Doküman Yönetimi modülü / plan kaydı eki | İSG uzmanı | Süresiz | 20 |
| Tatbikat kayıtları ve değerlendirmeleri | Tatbikatlar | Tatbikat koordinatörü | Mevzuat gereği + süresiz | 20 |
| Tatbikat tutanağı, fotoğraf, katılım listesi | Tatbikat → ek dosya | Tatbikat koordinatörü | Süresiz | 20 |
| Tatbikattan doğan iyileştirme faaliyetleri | Aksiyon Yönetimi modülü (bağ ile) | Faaliyet sorumlusu | Süresiz | 20 |
| Plan gözden geçirme kayıtları | Plan kaydı (damga) | İSG uzmanı | Süresiz | 20 |
| KKD türleri kataloğu | KKD Türleri | İSG uzmanı | Süresiz | 21 |
| KKD gereklilik tanımları | KKD Gereklilikleri | İSG uzmanı | Süresiz | 21 |
| Zimmet fişleri ve kalemleri | KKD Zimmetleri | İSG / İnsan Kaynakları | İş ilişkisi + [süre] | 21 |
| İmzalı teslim tutanakları | Zimmet fişi → ek dosya | İSG / İnsan Kaynakları | Mevzuata göre | 21 |
| KKD kullanım eğitimi kayıtları | Eğitim & Yetkinlik modülü | Eğitim sorumlusu | Süresiz | 21 |
| KKD kullanımına ilişkin saha bulguları | Saha Denetimleri | İSG uzmanı | Süresiz | 21 |
| Kontrol listesi şablonları | Kontrol Listeleri | İSG uzmanı | Süresiz | 22 |
| Saha denetimleri ve bulguları | Saha Denetimleri (+ fotoğraf ekleri) | İSG uzmanı | Süresiz | 22 |
| Ortam ölçümü kampanyaları ve noktaları | Ortam Ölçümleri | İSG uzmanı | Mevzuat gereği | 22 |
| Akredite laboratuvar raporları | Ölçüm kampanyası → ek dosya | İSG uzmanı | Mevzuat gereği | 22 |
| Yıllık çalışma planı ve faaliyetleri | Yıllık Çalışma Planları | İSG uzmanı / işyeri hekimi | Süresiz | 22 |
| Bulgulardan doğan DÖF / aksiyonlar | Düzeltici Faaliyetler / Aksiyon Yönetimi modülleri (bağ ile) | Faaliyet sorumlusu | Süresiz | 22 |
| İş ekipmanı envanteri | İş Ekipmanları | İSG uzmanı / Bakım | Ekipman kullanımda olduğu sürece | 23 |
| Periyodik muayene kayıtları ve raporları | Ekipman → muayeneler (+ ek dosya) | Bakım / İSG uzmanı | Mevzuata göre | 23 |
| Kimyasal envanteri | Kimyasal Envanteri | İSG uzmanı | Süresiz | 23 |
| Güvenlik bilgi formları (GBF/SDS) | Kimyasal kaydı → ek dosya | İSG uzmanı | Süresiz | 23 |
| İş izinleri ve onayları | İş İzinleri | Talep eden / onaylayan | [süre] | 23 |
| İmzalı iş izin formları (kullanılıyorsa) | İzin kaydı → ek dosya | Saha sorumlusu | [süre] | 23 |
| Çevre boyutları ve etkileri | Çevre Yönetimi modülü | Çevre görevlisi | Süresiz | 24 |
| Önem değerlendirmesi ve kriterler | Boyut → değerlendirme | Çevre görevlisi | Süresiz | 24 |
| Operasyonel kontroller | Boyut → kontrol listesi | Çevre görevlisi | Süresiz | 24 |
| Uyum yükümlülüğü bağları | Yasal Mevzuat Takibi modülü (bağ ile) | Çevre görevlisi | Süresiz | 24 |
| Çevre amaç ve hedefleri | Hedef & KPI Yönetimi modülü (bağ ile) | Hedef sahibi | Süresiz | 24 |
Bilgi güvenliği kayıtları
BGYS paketi kullanılıyorsa.
| Kayıt | Nerede tutulur | Sorumlu | Saklama süresi | Kart |
|---|---|---|---|---|
| Bilgi varlıkları envanteri ve sınıflandırması | Bilgi Varlıkları | Varlık sahibi | Süresiz | 25 |
| Bilgi güvenliği risk değerlendirmesi | BG Risk Değerlendirmesi | BGYS sorumlusu | Süresiz | 25 |
| Risk işleme planı ve kontrol seçimleri | Risk kaydı (+ Annex A bağları) | BGYS sorumlusu | Süresiz | 25 |
| Risk kabul/onay kararları | Risk akışı geçmişi | Üst yönetim | Süresiz | 25 |
| Uygulanabilirlik Bildirgesi (SoA) | Uygulanabilirlik Bildirgesi (SoA) + rapor (PDF) | BGYS sorumlusu | Süresiz | 25 |
| Risk işleme faaliyetleri | Aksiyon Yönetimi modülü (bağ ile) | Faaliyet sorumlusu | Süresiz | 25 |
| Bilgi güvenliği olayları ve müdahale kayıtları | BG Olay Yönetimi | BGYS sorumlusu | Süresiz | 26 |
| Olay kanıtları (log, görüntü, rapor) | Olay kaydı → ek dosya | BGYS sorumlusu | Süresiz | 26 |
| KVKK ihlal bildirim kanıtları | Olay kaydı → ek dosya | KVKK sorumlusu | Mevzuata göre | 26 |
| Erişim envanteri | Erişim Envanteri | Sistem sahibi | Süresiz | 26 |
| Erişim gözden geçirme kampanyaları ve kararları | Erişim Gözden Geçirme | Gözden geçiren | Süresiz | 26 |
| İş sürekliliği planları ve BIA | İş Sürekliliği Planı | BGYS sorumlusu | Süresiz | 26 |
| Süreklilik tatbikatları | Süreklilik Tatbikatı | Tatbikat sorumlusu | Süresiz | 26 |
Gıda güvenliği kayıtları
GGYS paketi kullanılıyorsa.
| Kayıt | Nerede tutulur | Sorumlu | Saklama süresi | Kart |
|---|---|---|---|---|
| Ürün ve hammadde şartnameleri | Ürün/Hammadde Şartnamesi | Gıda güvenliği ekibi | Süresiz | 27 |
| HACCP çalışması ve tehlike analizi | Tehlike Analizi & HACCP Planı | Ekip lideri | Süresiz | 27 |
| Akış diyagramları | Süreç Yönetimi modülü (akış şeması) | Süreç sahibi | Süresiz | 27 |
| PRP / OPRP programları | Ön Gereksinim Programları | Program sorumlusu | Süresiz | 27 |
| PRP doğrulama kayıtları | Program → doğrulamalar | Doğrulayan | [süre] | 27 |
| CCP / OPRP izleme kayıtları | CCP / OPRP İzleme Kayıtları (veya sahada — karara göre) | İzleyen personel | [süre] | 27 |
| Limit aşımı ve düzeltmeler | İzleme kaydı + DÖF (bağ ile) | Üretim / Kalite | Süresiz | 27 |
| Geri çağırma ve geri çekme kayıtları | Geri Çağırma / Geri Çekme | Geri çağırma koordinatörü | Süresiz | 28 |
| Geri çağırma tatbikatları (mock recall) | Geri Çağırma / Geri Çekme (tür = tatbikat) | Geri çağırma koordinatörü | Süresiz | 28 |
| Resmî bildirim yazışmaları | Kayıt → ek dosya | Kalite Yöneticisi | Mevzuata göre | 28 |
| Müşteri bildirimleri | Kayıt → ek dosya | Satış / Kalite | Mevzuata göre | 28 |
| Geri toplanan ürünün akıbeti | Uygun Olmayan Çıktı modülü (bağ ile) | Kalite Yöneticisi | Süresiz | 28 |
| Etkinlik değerlendirmesi | Geri çağırma kapanış kaydı | Koordinatör | Süresiz | 28 |
Enerji yönetimi kayıtları
EnYS paketi kullanılıyorsa.
| Kayıt | Nerede tutulur | Sorumlu | Saklama süresi | Kart |
|---|---|---|---|---|
| Enerji kaynakları ve dönüşüm faktörleri | Enerji Kaynağı | Enerji yöneticisi | Süresiz | 29 |
| Sayaç / ölçüm noktası envanteri | Sayaç / Ölçüm Noktası | Enerji yöneticisi | Süresiz | 29 |
| Tüketim kayıtları | Tüketim Kaydı | Veri girişi sorumlusu | Süresiz | 29 |
| Enerji gözden geçirmesi ve SEU’lar | Enerji Gözden Geçirmesi (+ PDF rapor) | Enerji yöneticisi | Süresiz | 29 |
| İlgili değişken değerleri | İlgili Değişken | Üretim / Enerji yöneticisi | Süresiz | 29 |
| Enerji temel çizgileri (EnB) | Enerji Temel Çizgisi | Enerji yöneticisi | Süresiz | 29 |
| Enerji performans göstergeleri (EnPI) | Enerji Performans Göstergesi | Enerji yöneticisi | Süresiz | 29 |
| Enerji amaçları ve eylem planları | Hedef & KPI Yönetimi + Aksiyon Yönetimi (bağ ile) | Hedef sahibi | Süresiz | 29 |
Kuruluş sisteminde tutulan kayıtlar
Yönetim sistemi şartlarının bir bölümü kalite yazılımında değil, kuruluşun kendi işletme sistemlerinde karşılanır. Bu bir eksik değil kapsam sınırıdır; tetkikte kanıtın nerede olduğunu bu satırlar gösterir. Sistem adını yazın.
| Kayıt | Hangi sistemde | Sorumlu | Saklama süresi | Kart |
|---|---|---|---|---|
| Satın alma siparişleri / sözleşmeler | [ERP / dış sistem] | Satın Alma | [süre] | 13 |
| Atık beyanları, UATF/MoTAT belgeleri | [dış sistem / arşiv] | Çevre görevlisi | Mevzuata göre | 24 |
| Lot / parti izlenebilirlik kayıtları | [üretim kayıtları / ERP] | Üretim | Mevzuata göre (raf ömrü + [süre]) | 28 |
| Enerji faturaları | [muhasebe / arşiv] | Muhasebe | Mevzuata göre | 29 |
Bu şablon 178 kayıt satırı içerir ve uyarlama kartlarının EK-1 bölümlerinden üretilmiştir.
Son güncelleme: