Yasal ve Diğer Şartların Belirlenmesi Prosedürü

Yasal şartlar prosedürünüzü uyarlama kartı: uyum değerlendirmesi ile gözden geçirme ayrımı ve mevzuat takibinin sistem dışında olması.

Uyarlama zorluğu: Düşük-Orta — kayıt yapısı doğrudan karşılar. Asıl kavramsal nokta: uyum durumu bir değerlendirmedir, bir onay akışı değil (§4.1) ve mevzuat takibi sistem tarafından yapılmaz (§4.4) — bu, prosedürde açıkça yazılması gereken bir sınırdır.

1. Hangi şartı karşılar

Standart	Madde	Şart
ISO 9001	4.2 / 8.2.2	İlgili tarafların şartları içinde yasal ve düzenleyici şartların belirlenmesi
ISO 14001	6.1.3 / 9.1.2	Uyum yükümlülüklerinin belirlenmesi ve uygunluğun değerlendirilmesi + kayıt zorunlu
ISO 45001	6.1.3 / 9.1.2	Yasal ve diğer şartların belirlenmesi, uygunluk değerlendirmesi + kayıt zorunlu
ISO 27001	A.5.31	Yasal, mevzuata ilişkin ve sözleşmeden doğan şartlar
ISO 22000	4.2 / 8.x	Gıda güvenliği mevzuatı
ISO 50001	6.1.3	Enerjiye ilişkin yasal şartlar

Not: ISO 9001’de bağımsız bir “yasal şartlar” maddesi yoktur, ancak 14001/45001/50001 için zorunlu kayıttır. Entegre sistem kuruyorsanız bu prosedür vazgeçilmezdir.

2. QMS’te nerede yaşıyor

Ne	Nerede	Üretilen kayıt
Yasal şart kaydı	Yasal Mevzuat Takibi modülü	Kod, başlık, kategori, tür, yetkili otorite, referans no, kaynak bağlantısı, kapsam, şart özeti, yürürlük tarihi, sorumlu
İlgili süreçler	Kayıtta çoklu süreç bağı	Bir mevzuat birden çok süreci ilgilendirebilir
Uyum durumu	Kayıt → Uyum Değerlendir	Durum + değerlendirme notu + tarih + değerlendiren damgası
Periyodik gözden geçirme	Kayıtta	Periyot (ay) + sonraki gözden geçirme tarihi + “Gözden Geçirildi” damgası
Uyumsuzlukta faaliyet	Kayıttan Aksiyon	Düzeltici aksiyon + izlenebilirlik bağı
Hatırlatma	Otomatik	Gözden geçirme tarihi yaklaşan (30 gün) ve geçmiş kayıtlar sorumlusuna bildirilir
Mevzuat metni	Kayda ek dosya	Resmî Gazete metni, yönetmelik PDF’i vb.
İlgili taraf bağı	İlgili Taraf → beklenti satırı	Uyum yükümlülüğü işaretiyle (kart 06)

Önemli: Uyum durumu workflow ile değil, show sayfasındaki değerlendirme adımıyla güncellenir. Kayıt oluştururken uyum durumu sorulmaz — önce şart tanımlanır, sonra değerlendirilir.

3. Değişecek tipik cümleler

Mevcut prosedürünüzde muhtemelen şöyle yazıyor	Yeni gerçek
“Yasal şartlar Yasal Şartlar Listesi’nde (Excel) izlenir.”	Her yasal şart ayrı bir kayıttır; Excel listesini yürürlükten kaldırın.
“Uygunluk değerlendirmesi yılda bir yapılır ve Uygunluk Değerlendirme Formu doldurulur.”	Değerlendirme kayıt üzerinde yapılır ve kim, ne zaman, hangi sonuçla değerlendirdiği damgalanır. Formu kaldırın.
“Mevzuat değişiklikleri [kurum/danışman] tarafından takip edilir.”	Cümle korunur ve önemlidir — mevzuat takibini sistem yapmaz (§4.4). Takip kaynağını prosedürde adıyla yazın.
“İlgili mevzuat listesi yılda bir güncellenir.”	Her kayıt için kendi gözden geçirme periyodu tanımlanır; hatırlatma otomatik gider. Toplu güncelleme yerine kayıt bazlı izleme yapın.
“Yasal şartlara uyulmaması durumunda düzeltici faaliyet başlatılır.”	Uyumsuz değerlendirilen kayıttan doğrudan aksiyon açılır ve bağ kurulur.
“Mevzuat metinleri klasörde saklanır.”	Metin kayda ek dosya olarak yüklenir; kaynak bağlantısı alanına resmî URL yazılır.
“Yasal şartlar ilgili birimlere duyurulur.”	Kayıttaki ilgili süreç bağları ve sorumlu ataması bunun yerine geçer; duyuru gerekiyorsa duyuru özelliğini kullanın.

4. Çelişki noktaları — yazmadan önce karar verin

Uyum durumu bir değerlendirmedir, kaydın durumu değildir. Kayıt oluşturulurken uyum sorulmaz; sonradan değerlendirilir ve her değerlendirme tarih + kişi damgası taşır. Prosedürünüzde “yasal şart kaydedilirken uyum durumu belirtilir” yazıyorsa değiştirin.
Uygunluk değerlendirmesinin sıklığını siz tanımlarsınız. Sistem “yılda bir değerlendir” kuralını dayatmaz; gözden geçirme periyodu her kayıt için ayrı ayrı girilir. 14001/45001 için değerlendirme sıklığını prosedürde net yazın.
Gözden geçirme ≠ uygunluk değerlendirmesi. Sistemde iki ayrı eylem vardır: “Gözden Geçirildi” damgası (mevzuat hâlâ güncel mi, değişti mi) ve “Uyum Değerlendir” (biz uyuyor muyuz). Prosedürde ikisini ayrı tanımlayın — çoğu prosedür bunları karıştırır ve tetkikte “uygunluk değerlendirmesi kanıtı” istendiğinde gözden geçirme kaydı gösterilir ki bu yeterli değildir.
Mevzuat takibi sistemin işi değildir. Sistem yeni yayımlanan bir yönetmeliği size bildirmez; yalnız kaydettiğiniz şartların gözden geçirme tarihini hatırlatır. Prosedürde takip kaynağını açıkça yazın: mevzuat takip aboneliği, meslek odası bültenleri, İSG uzmanı, hukuk danışmanı vb. Bu, tetkikçinin “mevzuat değişikliklerinden nasıl haberdar oluyorsunuz?” sorusunun cevabıdır.
“Diğer şartlar” da bu kayda girer. Müşteri sözleşmeleri, sektör kodları, gönüllü taahhütler, grup şirketi politikaları — 45001/14001 bunları “diğer şartlar” olarak sayar. Tür listenizde bunlara yer açın; yoksa yalnız mevzuat kaydedilir ve şart eksik kalır.
Yasal şarttan risk üretimi elle yapılır. Uyumsuzluk riski taşıyan şartlar için risk kaydı açmayı prosedürde kural hâline getirin.

5. Ön koşul yapılandırma

Referans Listeler → Mevzuat Kategorisi (çevre, İSG, gıda, çalışma hayatı, vergi, sektörel…) kuruluşunuza uyarlandı mı?
Referans Listeler → Mevzuat Türü (kanun, yönetmelik, tebliğ, standart, sözleşme şartı, gönüllü taahhüt…) — “diğer şartlar” için tür var mı?
Referans Listeler → Uyum Durumu (uygun / kısmen uygun / uygun değil / değerlendirilmedi) adlandırması prosedürle aynı mı?
Kod Önekleri: yasal şart kod öneki ayarlı mı?
Sorumlular: her yasal şarta bir sorumlu atandı mı? (hatırlatmayı o alır)
Gözden geçirme periyotları: mevzuat türüne göre periyot politikası belirlendi mi?
Mevzuat takip kaynağı: prosedürde adıyla tanımlandı mı?

6. EK-1 satırları

Kayıt	Nerede tutulur	Sorumlu	Saklama
Yasal ve diğer şartlar envanteri	Yasal Mevzuat Takibi modülü	Kalite / İSG / Çevre sorumlusu	Süresiz
Mevzuat metinleri	Kayıt → ek dosya	İlgili sorumlu	Süresiz
Uygunluk değerlendirmeleri	Kayıt → uyum değerlendirme damgası	Değerlendiren	Süresiz
Gözden geçirme kayıtları	Kayıt → gözden geçirme damgası	İlgili sorumlu	Süresiz
Uyumsuzluk faaliyetleri	Aksiyon Yönetimi / Düzeltici Faaliyetler modülü (bağ ile)	Faaliyet sorumlusu	Süresiz

7. Kopyalanabilir paragraf blokları

Kapsam

Bu prosedür, kuruluşumuzun faaliyetlerine, ürün ve hizmetlerine uygulanan yasal şartların ve uymayı taahhüt ettiğimiz diğer şartların belirlenmesini, güncel tutulmasını, ilgili süreçlerle ilişkilendirilmesini ve bunlara uygunluğumuzun değerlendirilmesini kapsar.

Şartların belirlenmesi ve takibi

Yasal ve diğer şartlar; [mevzuat takip kaynağı], ilgili kamu kurumlarının yayınları, meslek kuruluşları, hukuk/İSG/çevre danışmanlarımız ve müşteri sözleşmeleri aracılığıyla takip edilir. Belirlenen her şart; kaynağı, yetkili otoritesi, yürürlük tarihi ve kuruluşumuz açısından getirdiği yükümlülük özetiyle birlikte EK-1’de tanımlanan sistemde kayıt altına alınır ve ilgili süreçlerle ilişkilendirilir.

Güncelliğin izlenmesi

Her yasal şart kaydı için gözden geçirme periyodu tanımlanır. Periyodu gelen kayıtlar, yürürlükteki metnin değişip değişmediği açısından gözden geçirilir ve gözden geçirme kayda işlenir. Mevzuatta değişiklik tespit edilmesi hâlinde kayıt güncellenir ve etkilenen süreçler ile dokümante bilgi gözden geçirilir.

Uygunluğun değerlendirilmesi

Yasal ve diğer şartlara uygunluğumuz en az [periyot] bir kez değerlendirilir. Değerlendirme sonucu, gerekçesi, değerlendirmeyi yapan ve tarih bilgisi kayda işlenir. Uygun bulunmayan veya kısmen uygun bulunan şartlar için düzeltici faaliyet açılır ve kapatılana kadar izlenir.

Riskler

Uyumsuzluk hâlinde önemli sonuç doğurabilecek şartlar için risk kaydı açılır ve risk yönetimi sürecine göre ele alınır.

Gözden geçirme girdisi

Yasal şartlara uygunluk durumu ve dönem içindeki mevzuat değişiklikleri yönetimin gözden geçirmesine girdi oluşturur.

8. Tetkikte ne sorulur — kanıt nereden gösterilir

Tetkikçi sorusu	Nereden gösterilir
“Size uygulanan yasal şartların listesini görebilir miyim?”	Yasal şart kayıtları (kategori/tür filtreleri)
“Mevzuat değişikliklerinden nasıl haberdar oluyorsunuz?”	Prosedürdeki takip kaynağı + gözden geçirme kayıtları
“Bu şarta uygun musunuz, nereden biliyorsunuz?”	Uyum değerlendirme kaydı: sonuç, not, değerlendiren, tarih
“Uygunluk değerlendirmesini en son ne zaman yaptınız?”	Değerlendirme tarihi damgaları
“Uygun olmadığınız bir şart var mı, ne yaptınız?”	Uyumsuz kayıtlar + açılan faaliyetler
“Bu yönetmeliğin güncel metni sizde var mı?”	Kayda eklenmiş mevzuat dosyası + kaynak bağlantısı
“Hangi süreçlerinizi ilgilendiriyor?”	Kayıttaki ilgili süreç bağları
“Müşteri sözleşmelerinden doğan şartlar nerede?”	“Diğer şartlar” türündeki kayıtlar + ilgili taraf beklentileri

Uyarlama sonrası yürürlükten kaldırılacak formlar

Yasal Şartlar Listesi / Mevzuat Takip Çizelgesi (Excel)
Yasal Uygunluk Değerlendirme Formu
Mevzuat Değişiklik Bildirim Formu