Uygun Olmayan Çıktının Kontrolü Prosedürü

UOÇ prosedürünüzü uyarlama kartı: bölünebilir tasfiye kararları, yetki damgası, taviz referansı ve yeniden doğrulama kapısı.

Uyarlama zorluğu: Orta-Yüksek — modül §8.7’yi madde madde karşılar ve iki sert kural içerir: yeniden işleme/tamir kararı doğrulanmadan kayıt kapanmaz (§4.3) ve taviz kararı için sapma izni referansı zorunludur (§4.4). Kavram uyarısı: Uygun olmayan çıktı ≠ uygunsuzluk (DÖF). İkisi ayrı kayıttır (§4.1).

1. Hangi şartı karşılar

Standart	Madde	Şart
ISO 9001	8.7.1	Uygun olmayan çıktının tanımlanması ve kontrolü; düzeltme, ayırma/karantina, iade, müşterinin bilgilendirilmesi, taviz; düzeltmeden sonra yeniden doğrulama
ISO 9001	8.7.2	Kayıt zorunlu: uygunsuzluğun tanımı, alınan faaliyetler, alınan tavizler, kararı veren yetkilinin belirlenmesi
ISO 9001	10.2	Uygunsuzluğun kök nedenine yönelik düzeltici faaliyet (ayrı kayıt)
ISO 22000	8.9.4	Güvenli olmayan ürünün ele alınması

2. QMS’te nerede yaşıyor

Ne	Nerede	Üretilen kayıt
Uygun olmayan çıktı kaydı	Uygun Olmayan Çıktı modülü	Kod, tanım, çıktı tipi, kategori, tespit aşaması, önem derecesi
İzlenebilirlik	Kayıtta	Ürün adı, lot no, seri no, miktar + birim, kalitesizlik maliyeti
Bağlar	Kayıtta	İlgili süreç · müşteri · tedarikçi (girdi kaynaklıysa)
Karantina (§8.7.1 b)	Kayıtta	Ayrıldı mı, ayrılma tarihi, karantina yeri
Müşteri bilgilendirme (§8.7.1 c)	Kayıtta ayrı alanlar	Bilgilendirildi mi, tarih, not
Tasfiye kararları (§8.7.1 a)	Kayıt → karar satırları	Karar tipi, miktar, sorumlu, not — miktar bölünebilir
Taviz / sapma izni	Karar satırında	Sapma izni referansı + notu (taviz kararında zorunlu)
Doğrulama (§8.7.1 son)	Karar satırında	Tamamlanma tarihi, doğrulama sonucu (geçti/kaldı), doğrulayan, tarih
Yetki damgası (§8.7.2 d)	Onay adımında	Kararı veren + karar tarihi
Kök nedene inme	Kayıttan DÖF Oluştur	DÖF kaydı (kaynak: uygun olmayan çıktı) + bağ

Yaşam döngüsü: Tespit edildi → (ayır) → Karantinada → Karar bekliyor → Onaylandı → Uygulanıyor → Kapandı (+ reddet, iptal, yeniden aç). Karantina adımı opsiyoneldir (hizmet uygunsuzluğunda fiziksel ayırma olmaz).

Karar tipleri ve davranışları: yeniden işleme / tamir → doğrulama zorunlu; taviz (sapma izni) → referans zorunlu; geri çağırma → müşteri bilgilendirme hatırlatması; hurda / yeniden sınıflandırma / tedarikçiye iade → ek davranış yok.

3. Değişecek tipik cümleler

Mevcut prosedürünüzde muhtemelen şöyle yazıyor	Yeni gerçek
“Uygun olmayan ürün Uygunsuz Ürün Formu ile kayda alınır.”	Kayıt sistemde açılır; form yürürlükten kaldırılır.
“Uygun olmayan ürünler kırmızı etiketle işaretlenerek karantina alanına alınır.”	Fiziksel uygulama devam eder; sistemde karantina bilgisi (yer + tarih) kayda işlenir. Etiketleme kuralını prosedürde koruyun.
“Ürünün akıbetine (hurda, yeniden işleme, tamir, taviz) kalite yöneticisi karar verir.”	Karar bir satırdır ve miktar bölünebilir: 100 adedin 60’ı yeniden işleme, 40’ı hurda olabilir. Kararı veren yetkili ayrıca damgalanır.
“Yeniden işlenen ürünler tekrar kontrol edilir.”	Sistem bunu zorlar: doğrulama sonucu girilmeden kayıt kapatılamaz (§4.3).
“Taviz kararı müşteri onayı ile verilir.”	Taviz kararında sapma izni referansı zorunludur — müşteri onay yazısının numarasını buraya yazın (§4.4).
“Uygunsuz ürünler Uygunsuz Ürün Takip Listesi’nde izlenir.”	Liste ve istatistikler sistemdedir.
“Tespit edilen her uygunsuz ürün için DÖF açılır.”	Her uygun olmayan çıktı DÖF gerektirmez; kök nedene inme kararı kritere bağlanır (§4.2).
“Müşteriye teslim edilmiş uygunsuz ürünlerde müşteri bilgilendirilir.”	Bilgilendirme ayrı alanlarla kayıt altına alınır (bilgilendirildi mi, ne zaman, not).

4. Çelişki noktaları — yazmadan önce karar verin

Uygun olmayan çıktı ≠ uygunsuzluk (DÖF). UOÇ, ürünün/hizmetin kendisiyle ne yapılacağını yönetir (§8.7); DÖF, tekrarını önlemek için kök nedeni ele alır (§10.2). Prosedürünüz ikisini tek kayıtta yönetiyorsa ayırın. Sistemde biri diğerinden doğrudan açılır ve bağ kurulur.
Her UOÇ için DÖF açılmaz. Kriteri prosedürde tanımlayın; örnek: “Tekrarlayan, majör nitelikli, müşteriye ulaşmış veya maliyeti [tutar] üzerindeki uygun olmayan çıktılar için düzeltici faaliyet kaydı açılır.”
Yeniden işleme ve tamir kararlarında doğrulama zorunludur. Sistem, doğrulama sonucu girilmemiş bir yeniden işleme/tamir satırı varken kaydı kapatmaz. Prosedürünüzde “yeniden işlenen ürün tekrar kontrol edilir” cümlesi zaten olmalı — artık bir kural değil, bir kapı olduğunu bilin.
Taviz kararı sapma izni referansı ister. Müşteri onayı, sapma izin numarası veya yetkili onayı olmadan taviz kararı kaydedilemez. Prosedürde bu referansın ne olduğunu tanımlayın (müşteri yazısı no, sapma izin formu no vb.).
Karar onaylandıktan sonra satırlar donar. §8.7.2 d’nin gereğidir: kararı veren yetkili damgalandıktan sonra karar satırları değiştirilemez. Prosedürde “karar onaylandıktan sonra değişiklik gerekiyorsa kayıt yeniden açılır” kuralını yazın.
Miktar mutabakatı yumuşak uyarıdır. Karar satırlarının toplamı kayıttaki miktarla uyuşmazsa sistem uyarır ama engellemez. “Tüm miktar bir karara bağlanmadan kayıt kapatılmaz” kuralını koyacaksanız bunun disiplinle sağlandığını bilin.
Karantina opsiyoneldir. Hizmet uygunsuzluğunda fiziksel ayırma olmaz; akış karantina adımını atlayabilir. Prosedürünüz ürün ve hizmeti birlikte kapsıyorsa bunu belirtin.
Ürün kaydı serbest metindir. Ürün adı/lot/seri elle girilir; ürün ana verisiyle otomatik bağ yoktur. İzlenebilirlik disiplinini prosedürde kural hâline getirin.

5. Ön koşul yapılandırma

Referans Listeler → Uygun Olmayan Çıktı Türü / Uygunsuzluk Kategorisi / Tespit Aşaması (girdi kontrolü, proses içi, son kontrol, müşteride, saha…) kuruluşunuza uyarlandı mı?
Referans Listeler → Tasfiye Kararı: hurda, yeniden işleme, tamir, taviz, yeniden sınıflandırma, tedarikçiye iade, geri çağırma — davranış tetikleyen kodlar korunmalı; kendi tipinizi eklerseniz ek davranış getirmez.
Kod Önekleri: UOÇ kod öneki ayarlı mı?
Onay yetkisi: §8.7.2 d gereği kararı verecek yetkili kim? İzni tanımlı mı?
Kapatma yetkisi: doğrulamayı onaylayıp kaydı kapatacak yetkili kim?
Müşteri ve tedarikçi kayıtları: bağ kurulabilmesi için tanımlı mı?
DÖF kaynak listesi: “uygun olmayan çıktı” kaynağı tanımlı mı?

6. EK-1 satırları

Kayıt	Nerede tutulur	Sorumlu	Saklama
Uygun olmayan çıktı kayıtları	Uygun Olmayan Çıktı modülü	Kalite Kontrol	Süresiz
Tasfiye kararları ve miktarları	Kayıt → karar satırları	Karar yetkilisi	Süresiz
Karar yetkilisi ve tarihi	Kayıt (onay damgası)	Sistem (otomatik)	Süresiz
Yeniden doğrulama kayıtları	Karar satırı → doğrulama	Kalite Kontrol	Süresiz
Taviz / sapma izinleri	Karar satırı (referans + not)	Karar yetkilisi	Süresiz
Müşteri bilgilendirme kaydı	Kayıt (bilgilendirme alanları)	Müşteri İlişkileri	Süresiz
Kök nedene yönelik DÖF	Düzeltici Faaliyetler modülü (bağ ile)	Kalite Yöneticisi	Süresiz

7. Kopyalanabilir paragraf blokları

Kapsam

Bu prosedür, şartları karşılamayan ürün ve hizmet çıktılarının tanımlanmasını, kontrol altına alınmasını, akıbetine karar verilmesini ve istenmeyen kullanımının veya tesliminin önlenmesini kapsar. Uygunsuzluğun kök nedenine yönelik faaliyetler düzeltici faaliyet prosedürüne göre yürütülür.

Tanımlama ve kontrol altına alma

Uygun olmayan çıktı tespit edildiğinde; uygunsuzluğun tanımı, tespit aşaması, ürün/hizmet bilgileri, parti veya seri numarası ve miktarı belirtilerek EK-1’de tanımlanan sistemde kayıt açılır. Fiziksel ürünler etiketlenerek ayrılır ve karantina alanına alınır; ayırma bilgisi ve karantina yeri kayda işlenir.

Karar

Uygun olmayan çıktının akıbetine; yeniden işleme, tamir, hurda, yeniden sınıflandırma, tedarikçiye iade, taviz ile kabul veya geri çağırma seçeneklerinden biri veya birkaçı ile karar verilir. Miktarın bir bölümü için farklı kararlar verilebilir; her karar için miktar ve sorumlu belirtilir. Kararlar, yetkilendirilmiş kişi tarafından onaylanır; kararı veren ve karar tarihi kayıt altına alınır.

Taviz

Taviz ile kabul kararı, ancak yetkili merciin veya ilgili durumlarda müşterinin onayı ile verilir. Onaya ilişkin referans bilgisi kayda işlenmeden taviz kararı uygulanamaz.

Düzeltme sonrası doğrulama

Yeniden işleme veya tamir kararı uygulanan çıktılar, şartlara uygunluğunun doğrulanması amacıyla yeniden kontrol edilir. Doğrulama sonucu ve doğrulamayı yapan kayda işlenmeden kayıt kapatılamaz.

Müşterinin bilgilendirilmesi

Müşteriye teslim edilmiş veya kullanıma sunulmuş ürün ve hizmetlerde uygunsuzluk tespit edilmesi hâlinde müşteri bilgilendirilir; bilgilendirmenin tarihi ve içeriği kayda işlenir.

Kök nedene yönelik faaliyet

Tekrarlayan, majör nitelikli, müşteriye ulaşmış veya önemli maliyet doğuran uygun olmayan çıktılar için düzeltici faaliyet kaydı açılır ve uygun olmayan çıktı kaydı ile ilişkilendirilir.

8. Tetkikte ne sorulur — kanıt nereden gösterilir

Tetkikçi sorusu	Nereden gösterilir
“Uygun olmayan çıktı kayıtlarınızı görebilir miyim?”	UOÇ listesi (tespit aşaması / kategori filtreleri)
“Bu ürünle ne yaptınız?”	Karar satırları: tip ve miktar dağılımı
“Kararı kim verdi?”	Onay damgası: kararı veren + tarih
“Yeniden işlenen ürünü tekrar kontrol ettiniz mi?”	Karar satırındaki doğrulama sonucu ve doğrulayan
“Taviz kararının dayanağı ne?”	Sapma izni referansı ve notu
“Müşteriyi bilgilendirdiniz mi?”	Müşteri bilgilendirme alanları (tarih + not)
“Kök nedene indiniz mi?”	Kayıttan açılan DÖF ve kök neden analizi
“Kalitesizlik maliyetini izliyor musunuz?”	Kayıtlardaki maliyet alanı ve dashboard toplamları

Uyarlama sonrası yürürlükten kaldırılacak formlar

Uygun Olmayan Ürün / Hizmet Bildirim Formu
Karantina Etiketi kaydı (fiziksel etiket devam eder)
Malzeme Kabul/Red Kararı Formu (MRB tutanağı)
Sapma İzni / Taviz Formu (dış onay yazısı ek olarak yüklenir)
Uygun Olmayan Ürün Takip Listesi