Kalite El Kitabı — QoreSoft QMS Kılavuzu

El kitabını uyarlama kartı: zorunlu olmayan bu belgeyi canlı veriyi tekrar eden değil, sisteme giriş haritası olan bir belgeye çevirin.

Uyarlama zorluğu: Orta — teknik olarak kolay, kavramsal olarak zor: el kitabının içeriğinin büyük kısmı artık modüllerde canlı veri olarak yaşadığı için, el kitabı “her şeyi anlatan belge” olmaktan çıkıp sisteme giriş haritasına dönüşür. Karar gerektirir: El kitabını tutmaya devam edecek misiniz? (§4.1)

1. Hangi şartı karşılar

Standart	Madde	Şart
ISO 9001:2015	—	El kitabı zorunlu değildir. 2008’deki “kalite el kitabı” şartı kaldırılmıştır.
ISO 9001	4.3	Kapsamın dokümante bilgi olarak bulundurulması (el kitabının içinde olabilir)
ISO 9001	4.4.2	Süreçlerin işletilmesini desteklemek için dokümante bilgi

Karar önce: ISO 9001 tarafında el kitabı bir tercihtir. Çoğu kuruluş müşteri talebi, ihale şartnamesi veya alışkanlık nedeniyle tutmaya devam eder — bu tamamen geçerlidir. Müşteri veya sektör şartınız el kitabı istiyorsa tercih değil, zorunluluktur.

2. QMS’te nerede yaşıyor

Ne	Nerede	Not
El kitabının kendisi	Doküman Yönetimi modülü, El Kitabı türü (EK-001)	Diğer dokümanlar gibi revizyon/onay/dağıtım döngüsüne girer
Kuruluş künyesi, adres, faaliyet alanı	Kuruluş sayfası	El kitabında tekrar etmek yerine atıf yapılabilir
Organizasyon şeması	Organizasyon sayfası	El kitabına ek olarak konması gereken statik şema ortadan kalkar
Süreç haritası ve etkileşimler	Süreç Yönetimi modülü → Süreç Haritası / Etkileşim Grafiği	Canlı; el kitabındaki dondurulmuş şemadan üstündür
Politika	Doküman Yönetimi modülü, Politika türü	El kitabının içine gömmek yerine ayrı doküman önerilir
Kapsam ve hariç tutmalar	El kitabı veya ayrı kapsam dokümanı	Kart 05
Madde–süreç eşleştirmesi	ISO madde bağları	Her kayıt ilgili standart maddesiyle ilişkilendirilebilir

3. Değişecek tipik cümleler

Mevcut el kitabınızda muhtemelen şöyle yazıyor	Yeni gerçek
Standardın 4’ten 10’a kadar her maddesinin kopyalanıp altına “kuruluşumuz bunu sağlamaktadır” yazılması	Bu yapı zaten 2015’te değerini yitirdi. El kitabını maddeleri tekrar eden değil, nereye bakılacağını gösteren belgeye çevirin.
“Süreç etkileşimleri Ek-2’deki şemada gösterilmiştir.”	Süreç haritası ve etkileşim grafiği sistemde canlı üretilir; el kitabına dondurulmuş şema koymayın, atıf yapın.
“Organizasyon şeması Ek-3’tedir.”	Organizasyon bilgisi sistemde tutulur; el kitabındaki şema her personel değişikliğinde revizyon gerektirir — kaldırın.
“Kalite politikamız aşağıdadır: …”	Politikayı ayrı bir doküman olarak yönetin; el kitabından atıf yapın. Aksi hâlde politika değişiminde el kitabı revizyonu gerekir.
“Prosedür listesi: PR-01 …, PR-02 …”	Doküman listesi sistemde canlıdır; el kitabına liste kopyalamak kaçınılmaz olarak bayatlar.
“Kalite hedeflerimiz: …”	Hedefler modülde canlı izlenir; el kitabında sabit hedef yazmayın.
“Bu el kitabı yılda bir gözden geçirilir.”	Gözden geçirme periyodu doküman kaydında tanımlanır ve hatırlatma otomatik gider.

4. Çelişki noktaları — yazmadan önce karar verin

El kitabını tutacak mısınız? Üç seçenek: (a) tutmayın — kapsam ve politikayı ayrı dokümanlar olarak yönetin (ISO 9001 için yeterlidir); (b) ince el kitabı — 10-15 sayfa, sisteme giriş haritası; (c) kalın el kitabı — müşteri veya sektör şartı varsa. Öneri: (b).
İçerik tekrarı = revizyon borcu. El kitabına kopyaladığınız her liste, şema ve hedef, kaynağı değiştiğinde el kitabını da revize etmenizi gerektirir. Tetkikte en sık çıkan bulgulardan biri budur: “El kitabında şu prosedür listesi var ama sistemde başka.” Kural: el kitabı canlı veriyi tekrar etmez, ona atıf yapar.
Madde–modül eşleştirmesi el kitabının en değerli bölümü olur. Standardın hangi maddesinin hangi süreç ve kayıtla karşılandığını gösteren tablo (bu kitin matrisi), tetkikçinin ilk isteyeceği şeydir. El kitabınızın merkezine bunu koyun.
Hariç tutmalar. ISO 9001:2015 “hariç tutma” kelimesini kullanmaz; kapsam belirlenirken uygulanabilir olmayan şartlar gerekçesiyle belirtilir (§4.3). El kitabınızda hâlâ “madde 8.3 hariç tutulmuştur” ifadesi varsa, gerekçeli hâle getirin (kart 05).

5. Ön koşul yapılandırma

Doküman türü “El Kitabı” tanımlı ve kod öneki (varsayılan EK) ayarlı mı?
El kitabı için doküman şablonu yüklendi mi? (antet, revizyon geçmişi alanı)
Gözden geçirme periyodu: el kitabı için kaç ay? (öneri: 24-36 ay — içeriği artık canlı veriye atıf yaptığı için sık revizyon gerekmez)
Dağıtım listesi: el kitabı kimlere duyurulacak?
Süreç haritası, organizasyon ve hedefler sistemde dolu mu? El kitabı bunlara atıf yapacaksa önce kaynak dolu olmalı.

6. EK-1 satırları

Kayıt	Nerede tutulur	Sorumlu	Saklama
Kalite el kitabı ve revizyonları	Doküman Yönetimi modülü (El Kitabı türü)	Kalite Yöneticisi	Süresiz
Kapsam beyanı	Doküman Yönetimi modülü	Kalite Yöneticisi	Süresiz
Süreç haritası ve etkileşimler	Süreç Yönetimi modülü (canlı)	Süreç sahipleri	Süresiz
Organizasyon yapısı	Organizasyon sayfası (canlı)	İnsan Kaynakları	Süresiz

7. Kopyalanabilir paragraf blokları

Aşağıdaki bloklar “ince el kitabı” yaklaşımına göre yazılmıştır: el kitabı anlatmaz, yönlendirir.

El kitabının amacı

Bu el kitabı, kuruluşumuzun yönetim sisteminin genel yapısını, kapsamını ve standardın şartlarının hangi süreç ve kayıtlarla karşılandığını tanıtır. El kitabı, süreçlerin işletimine ilişkin ayrıntıları içermez; ayrıntılar ilgili prosedürlerde ve EK-1’de tanımlanan elektronik sistemdeki kayıtlarda bulunur.

Güncellik ilkesi

El kitabında yer alan bilgiler tanıtıcı niteliktedir. Süreç listesi, süreç etkileşimleri, doküman listesi, hedefler ve organizasyon yapısına ilişkin güncel bilgi, EK-1’de tanımlanan sistemde tutulan kayıtlardır. Bir uyuşmazlık hâlinde sistemdeki kayıt esas alınır.

Şartların karşılanması

Standardın her bir şartının kuruluşumuzda hangi süreç ile yürütüldüğü, hangi kayıtla kanıtlandığı ve sorumlusunun kim olduğu EK-1’deki eşleştirme tablosunda gösterilmiştir.

Süreç yaklaşımı

Kuruluşumuz faaliyetlerini yönetsel, temel ve destek süreçleri olarak sınıflandırmıştır. Süreçlerin sırası, etkileşimi, girdileri ve çıktıları elektronik sistemde tanımlanmış olup süreç haritası üzerinden güncel hâliyle görüntülenebilir.

Gözden geçirme

El kitabı, yönetim sisteminde yapısal bir değişiklik olduğunda ve en az [periyot] bir gözden geçirilir. Gözden geçirme ve onay kayıtları doküman yönetimi sürecinde tutulur.

8. Tetkikte ne sorulur — kanıt nereden gösterilir

Tetkikçi sorusu	Nereden gösterilir
“Kapsamınız nedir, hariç tuttuğunuz şart var mı?”	Kapsam beyanı (el kitabı içinde veya ayrı doküman)
“Standardın 8.5.1 maddesini nasıl karşılıyorsunuz?”	El kitabındaki madde–süreç eşleştirme tablosu → ilgili modüldeki kayıt
“Süreçlerinizin etkileşimini gösterebilir misiniz?”	Süreç haritası ve etkileşim grafiği (canlı)
“El kitabı güncel mi?”	Doküman kaydı: yürürlükteki revizyon, yayın tarihi, gözden geçirme tarihi
“El kitabı kimlere dağıtıldı?”	Dağıtım listesi ve okundu onayları

Uyarlama sonrası yürürlükten kaldırılacak ekler

El kitabı eki olarak tutulan statik süreç haritası
El kitabı eki olarak tutulan organizasyon şeması
El kitabı içindeki prosedür/doküman listesi
El kitabı içindeki sabit hedef tablosu