Kuruluş Bağlamı ve İlgili Taraflar Prosedürü

Uyarlama zorluğu: Orta — çoğu kuruluşta bu prosedür ya hiç yoktur (bağlam analizi bir Excel/Word ekidir) ya da GZFT tablosundan ibarettir. Uyarlamadan çok kurma işi olabilir. 2026 uyarısı: İklim değişikliğinin ilgililiğine dair kayıtlı karar artık şarttır ve sistem bu kararı vermeden çalışmayı yürürlüğe almaz (§4.1).

---

1. Hangi şartı karşılar

Standart	Madde	Şart	Kayıt zorunlu mu
ISO 9001	4.1	İç ve dış hususların belirlenmesi ve izlenmesi	Hayır (izleme kanıtı beklenir)
ISO 9001	4.2	İlgili tarafların ve şartlarının belirlenmesi, izlenmesi	Hayır (aynı)
Tüm ISO YS standartları	4.1 / 4.2 tadilatı (2024)	İklim değişikliğinin ilgili olup olmadığı değerlendirilecek	Değerlendirme kanıtı
ISO 14001	4.2	Uyum yükümlülüğü hâline gelen ilgili taraf şartları	Evet
ISO 45001	4.2	Çalışanların ve diğer tarafların şartları	Evet

2. QMS’te nerede yaşıyor

Ne	Nerede	Üretilen kayıt
Dönemsel bağlam çalışması	Bağlam Analizi modülü	Çalışma kaydı: yıl, amaç ve stratejik yön, yöntem, ekip, sonuç
Analiz yöntemi	Çalışma kartında	GZFT (SWOT), PESTLE veya ikisi birden
İklim kararı	Çalışma kartında ayrı alan	Üç durumlu: karar verilmedi / ilgili / ilgili değil + değerlendirme metni
İç ve dış hususlar	Çalışma → husus satırları	İç/dış, GZFT tipi, kategori, etki düzeyi (1-5), iklimle ilişkili mi, yanıt stratejisi, sorumlu
GZFT görünümü	Çalışma detayında 2×2 matris	Hususların dört kutuya yerleşmiş hâli
İlgili taraflar	İlgili Taraf Yönetimi modülü	Taraf grubu kaydı: iç/dış, durum, öncelik, ilişki sorumlusu, ilgili süreçler
Güç–İlgi analizi	Taraf kartında 3×3 matris	Etki × ilgi → türetilen strateji (yakından yönet / memnun et / bilgilendir / izle)
Beklenti ve şartlar	Taraf → beklenti satırları	Beklenti, karşılama yöntemimiz, uyum yükümlülüğü mü
İletişim planı	Taraf → iletişim satırları	Konu, kanal, sıklık, sorumlu
Husus → risk/fırsat	Husus satırından üretim	Risk veya fırsat kaydı + izlenebilirlik bağı

Bağlam çalışması yaşam döngüsü: Taslak → Yürürlükte → Arşiv (+ iptal, yeniden aç). Arşivlenmiş çalışmada hususlar kilitlenir — geçmiş dönem bozulmaz, yeni dönem için yeni çalışma açılır.

3. Değişecek tipik cümleler

Mevcut dokümanınızda muhtemelen şöyle yazıyor	Yeni gerçek
“Bağlam analizi GZFT Analiz Formu’nda (FR-XX) yapılır.”	Analiz sistemde dönemsel bir çalışma kaydı olarak yürütülür; GZFT matrisi kayıttan üretilir. Formu yürürlükten kaldırın.
“İlgili taraflar ve beklentileri İlgili Taraf Analiz Tablosu’nda listelenir.”	Her taraf grubu ayrı bir kayıttır; beklentiler o kaydın altındaki satırlardır. Tablo formunu kaldırın.
“İlgili taraflar: müşteriler, çalışanlar, tedarikçiler, kamu kurumları…”	Aynı sınıflandırma korunur; ancak kayıt kişi değil grup düzeyindedir (“Kurumsal Müşteriler”, “Yerel Kamu Otoriteleri”).
“Analiz yılda bir kez yapılır.”	Çalışma dönemseldir (yıl alanı vardır) ve gözden geçirme hatırlatması otomatiktir. Ara dönemde yeni husus eklenebilir.
“Tespit edilen riskler Risk Prosedürü’ne göre değerlendirilir.”	Bağlantı artık otomatik ve izlenebilir: husus satırından doğrudan risk/fırsat kaydı üretilir, iki kayıt birbirine bağlı kalır.
(muhtemelen hiç yok)	İklim değişikliğinin kuruluşunuz için ilgili olup olmadığına dair kayıtlı karar — “ilgili değil” de geçerli bir karardır, ama kararsız kalmak değildir.
“İlgili taraf beklentileri karşılanamıyorsa üst yönetime bildirilir.”	Beklenti satırında karşılama yöntemimiz alanı vardır; karşılanamayan beklenti için risk veya aksiyon açın — sistemde izlenebilir hâle gelsin.

4. Çelişki noktaları — yazmadan önce karar verin

1. İlgili taraf = grup, kişi değil. “Ahmet Yılmaz – ABC A.Ş. satın alma müdürü” bir ilgili taraf kaydı değildir; “Kurumsal Müşteriler” öyledir. Prosedürünüz tekil paydaş yönetimi anlatıyorsa kavramı grup düzeyine çekin. (Tekil müşteri takibi Müşteri Şikayetleri modülünde yapılır — kart 12.)
2. Güç–İlgi matrisi 3×3’tür ve strateji otomatik türetilir. Kendi strateji sınıflandırmanız varsa (ör. beş kademeli), sisteme uymaz. Dört Mendelow stratejisini benimseyin.
3. İklim kararı bir kapıdır. Karar verilmeden bağlam çalışması yürürlüğe alınamaz. Bunu prosedüre bir adım olarak yazın: “Analiz sonuçlandırılmadan önce iklim değişikliğinin kuruluşumuz için ilgililiği değerlendirilir ve karar gerekçesiyle kaydedilir.”
4. Husus etki düzeyi 1-5’tir, risk matrisinden bağımsızdır. İkisini karıştırmayın: husus “ne kadar önemli”, risk “ne kadar olası × ne kadar etkili”. Bir hususun etki düzeyi yüksekse ondan risk üretmeniz beklenir, ama puanlar aynı ölçek değildir.
5. Arşivlenen çalışma kilitlenir. “Analiz sürekli güncellenir” yaklaşımı yerine dönemsel çalışma yaklaşımı benimsenmiştir; her yıl yeni çalışma açılır ve önceki dönem tarihsel kayıt olarak durur. Prosedürünüzü buna göre yazın — bu, tetkikte “geçen yıl ne demiştiniz” sorusuna net cevap verir.
6. §4.1 → §6.1 köprüsünü prosedüre yazın. Hususlardan risk/fırsat üretilmesi sistemin en güçlü izlenebilirlik zincirlerinden biridir; prosedürde adı geçmezse kimse kullanmaz.

5. Ön koşul yapılandırma

• Referans Listeler → Bağlam Hususu Kategorisi (PESTLE tabanlı: politik, ekonomik, sosyal, teknolojik, yasal, çevresel) kuruluşunuza uyarlandı mı?
• Referans Listeler → İlgili Taraf Durumu (aktif / izlemede / pasif) uygun mu?
• Referans Listeler → Beklenti Türü, İletişim Kanalı, İletişim Sıklığı tanımlı mı?
• Kod Önekleri: bağlam çalışması ve ilgili taraf kod önekleri ayarlı mı?
• Analiz ekibi: çalışmaya katılacak kullanıcılar sistemde tanımlı mı?
• Gözden geçirme periyodu: bağlam çalışması ve ilgili taraf kayıtları için kaç ay?
• Risk kategorileri: hususlardan üretilecek risklerin kategorileri hazır mı?

6. EK-1 satırları

Kayıt	Nerede tutulur	Sorumlu	Saklama
Dönemsel bağlam analizi çalışması	Bağlam Analizi modülü	Kalite Yöneticisi	Süresiz
İç ve dış hususlar	Çalışma → husus satırları	Analiz ekibi	Süresiz
İklim ilgililiği kararı	Çalışma kaydı	Üst Yönetim / Kalite Yöneticisi	Süresiz
İlgili taraf kayıtları	İlgili Taraf Yönetimi modülü	İlişki sorumlusu	Süresiz
Beklentiler ve uyum yükümlülükleri	Taraf → beklenti satırları	İlişki sorumlusu	Süresiz
İletişim planı	Taraf → iletişim satırları	İlişki sorumlusu	Süresiz
Husustan üretilen risk/fırsatlar	Risk & Fırsat Yönetimi modülü (bağ ile)	Risk sorumlusu	Süresiz

7. Kopyalanabilir paragraf blokları

Kapsam

Bu prosedür, kuruluşumuzun amacına ve stratejik yönüne etki eden iç ve dış hususların belirlenmesini, ilgili tarafların ve şartlarının tespit edilmesini, izlenmesini ve gözden geçirilmesini kapsar.

Bağlam analizinin yürütülmesi

Kuruluş bağlamı, en az [periyot] bir kez dönemsel bir analiz çalışması olarak yürütülür. Çalışma, kalite yöneticisinin koordinasyonunda ve belirlenen ekip ile gerçekleştirilir; sonuçları EK-1’de tanımlanan sistemde kayıt altına alınır. Her dönemin analizi ayrı bir kayıt olarak saklanır; önceki dönem kayıtları değiştirilmez.

Hususların belirlenmesi

İç ve dış hususlar; güçlü ve zayıf yönler ile fırsat ve tehditler biçiminde sınıflandırılır ve politik, ekonomik, sosyal, teknolojik, yasal ve çevresel kategoriler altında değerlendirilir. Her husus için etki düzeyi belirlenir ve izlenecek yanıt stratejisi ile sorumlusu tanımlanır.

İklim değişikliğinin ilgililiği

Analiz kapsamında, iklim değişikliğinin kuruluşumuzun yönetim sistemi açısından ilgili bir husus olup olmadığı değerlendirilir. Değerlendirme sonucu ve gerekçesi, ilgili olmadığı kararı da dâhil olmak üzere kayıt altına alınır. İlgili bulunması hâlinde konuya ilişkin hususlar analiz kapsamına dâhil edilir.

İlgili tarafların belirlenmesi

Yönetim sistemimizi etkileyen veya ondan etkilenen taraflar, gruplar hâlinde tanımlanır. Her grup için kuruluşumuz üzerindeki etkisi ve ilgi düzeyi değerlendirilerek izlenecek ilişki stratejisi belirlenir; beklentileri ve bu beklentileri karşılama yöntemimiz kayda işlenir. Yasal bağlayıcılığı olan beklentiler uyum yükümlülüğü olarak işaretlenir.

İletişim

Her ilgili taraf grubu için iletişim konusu, kanalı, sıklığı ve sorumlusu tanımlanır ve plana uygun olarak yürütülür.

Hususların risk ve fırsatlara dönüştürülmesi

Belirlenen hususlardan ele alınması gerekenler için risk veya fırsat kaydı açılır ve kaynağı olan husus ile ilişkilendirilir. Bu kayıtlar risk ve fırsat yönetimi sürecine göre yürütülür.

Gözden geçirme

Bağlam analizi ve ilgili taraf kayıtları, yönetimin gözden geçirmesine girdi oluşturur; ayrıca kuruluşta veya faaliyet ortamında önemli bir değişiklik olduğunda gözden geçirilir.

8. Tetkikte ne sorulur — kanıt nereden gösterilir

Tetkikçi sorusu	Nereden gösterilir
“Kuruluş bağlamınızı nasıl belirlediniz?”	Dönemsel bağlam çalışması: yöntem, ekip, hususlar, GZFT matrisi
“İklim değişikliğini değerlendirdiniz mi?”	Çalışmadaki iklim kararı ve gerekçesi
“Bu hususu nasıl ele aldınız?”	Husustan üretilen risk/fırsat kaydı ve bağlı faaliyetler
“İlgili taraflarınız kimler, beklentileri ne?”	İlgili taraf listesi + beklenti satırları
“Hangi beklentiler yasal yükümlülük hâline geldi?”	Uyum yükümlülüğü işaretli beklentiler; ilgili yasal şart kayıtları
“Bu tarafla ne sıklıkla iletişim kuruyorsunuz?”	İletişim planı satırları
“Geçen yılki analizinizi görebilir miyim?”	Arşivlenmiş önceki dönem çalışması
“Bağlam değişti mi, ne zaman gözden geçirdiniz?”	Gözden geçirme tarihleri ve hatırlatma kayıtları

---

Uyarlama sonrası yürürlükten kaldırılacak formlar

• GZFT / SWOT Analiz Formu
• PESTLE Analiz Formu
• İlgili Taraflar ve Beklentileri Analiz Tablosu
• İlgili Taraf İletişim Planı Formu