Kapsam · Politika · Hedefler

Uyarlama zorluğu: Düşük (kapsam, politika) / Yüksek (hedefler). Kapsam ve politika birer dokümandır; hedefler doküman değildir — sistemde canlı ölçülen kayıtlardır. Bu kartın asıl işi bu ayrımdır. ISO 9001’in dokümante bilgi olarak açıkça istediği üç şey bu karttadır.

---

1. Hangi şartı karşılar

Standart	Madde	Şart	Biçim
ISO 9001	4.3	Kapsam: dokümante bilgi olarak bulundurulacak ve sürdürülecek	Doküman
ISO 9001	5.2.2	Politika: dokümante bilgi olarak bulundurulacak, duyurulacak, ilgili taraflara açık olacak	Doküman + dağıtım
ISO 9001	6.2.1	Hedefler: dokümante bilgi olarak bulundurulacak	Kayıt (doküman değil)
ISO 9001	6.2.2	Hedefe ulaşmak için: ne, kim, ne zaman, hangi kaynakla, nasıl değerlendirilecek	Hedef + KPI + aksiyon

2. QMS’te nerede yaşıyor

Ne	Nerede	Üretilen kayıt
Kapsam beyanı	Doküman Yönetimi modülü (Politika veya El Kitabı türü)	Yayınlanmış doküman + revizyon geçmişi
Politika	Doküman Yönetimi modülü, Politika türü (PO-001)	Doküman + dağıtım listesi ve okundu onayları
Kalite hedefleri	Hedef & KPI Yönetimi modülü	Hedef kaydı: kategori, sahip, dönem, ilgili süreç, durum
Hedefin ölçüsü	Hedef → KPI	KPI: birim, yön (artış/azalış), hedef değer, başlangıç, sorumlu, ölçüm sıklığı, ağırlık
Ölçüm verisi	KPI → ölçümler	Dönemsel ölçüm kayıtları + trend grafiği
Hedefe ulaşma planı	Hedefe bağlı aksiyonlar	§6.2.2’nin “ne yapılacak, kim, ne zaman” şartının kanıtı
Kurumsal tablo	Hedef Dashboard’u	Ağırlıklı kurumsal performans, boyut kırılımları

Hedef yaşam döngüsü: Taslak → Aktif → Gerçekleşti / Gerçekleşmedi (+ iptal, yeniden aç).

3. Değişecek tipik cümleler

Mevcut dokümanınızda muhtemelen şöyle yazıyor	Yeni gerçek
“Kalite hedefleri Kalite Hedefleri Tablosu’nda (FR-XX) yayınlanır.”	Hedefler doküman değil kayıttır; modülde tanımlanır ve canlı izlenir. Hedef tablosu formunu yürürlükten kaldırın.
“Hedefler yılda bir belirlenir ve yıl sonunda değerlendirilir.”	Hedefin dönemi (başlangıç–bitiş) kayıtta tanımlıdır; ölçümler dönemsel girilir, gerçekleşme sürekli görünür. Yıl sonunu beklemek zorunda değilsiniz.
“Hedeflerin gerçekleşme durumu YGG’de gözden geçirilir.”	Doğru, ancak artık YGG’ye hazır veri girer; ayrıca elle hedef raporu hazırlamanız gerekmez.
“Her hedef için sorumlu ve termin belirlenir.”	Hedefin sahibi, KPI’ın sorumlusu ve bağlı aksiyonların sorumluları ayrı ayrı tanımlanır. Prosedürdeki tek “sorumlu” kavramını üçe ayırın.
“Politika tüm çalışanlara duyurulur ve panolara asılır.”	Duyurma sistem üzerinden yapılır ve okundu onayı kayda geçer — pano ilanından çok daha güçlü bir kanıttır. Panoyu isterseniz sürdürün, ama kanıt olarak okundu onayını gösterin.
“Politika, web sitemizde ilgili taraflara açıktır.”	Bu cümle geçerliliğini korur (§5.2.2 c); yalnız sistemdeki sürümle web sitesindeki sürümün aynı olduğundan emin olun.
“Kapsam el kitabının 2. bölümünde tanımlanmıştır.”	Geçerli; ancak kapsamı ayrı doküman yapmak, el kitabı revizyonlarından bağımsızlaştırır (öneri).
“Hedefler ölçülebilir olmalıdır.”	Ölçüm artık zorunlu bir yapıdır: her hedefin en az bir KPI’ı olmalıdır, aksi hâlde gerçekleşme hesaplanamaz.

4. Çelişki noktaları — yazmadan önce karar verin

1. Hedef ≠ KPI. Sistem ikisini ayırır: hedef niyettir (“müşteri memnuniyetini artırmak”), KPI onun ölçüsüdür (“memnuniyet skoru ≥ 85”). Prosedürünüz ikisini tek satırda yazıyorsa ayırın. Bir hedefin birden çok KPI’ı olabilir.
2. KPI’lar kütüphaneden seçilir. Serbest KPI yazılmaz; önce KPI kütüphanesinde tanım bulunmalıdır (birim, yön, hesaplama yöntemi orada tanımlıdır). Prosedürünüz “birim sorumlusu kendi KPI’ını tanımlar” diyorsa, kütüphane yönetimi yetkisinin kimde olduğunu yazın.
3. Başarı yüzdesi hedefe-orandır. Gerçekleşme, başlangıç değerine göre değil hedef değere göre hesaplanır (ör. hedef 90, gerçekleşen 80 → %88,9). Prosedürünüzde farklı bir formül (ör. “kapatılan boşluk oranı”) varsa, sistemdeki sayı ile prosedürdeki formül tutmayacaktır. Formülü prosedürden çıkarın veya bu tanımı benimseyin.
4. KPI ağırlığı vardır. Hedefin gerçekleşmesi KPI’ların ağırlıklı ortalamasıdır. Prosedürünüz “tüm KPI’lar eşit ağırlıklıdır” diyorsa ya ağırlıkları 1 bırakın ya da cümleyi kaldırın.
5. Ölçüm sıklığı hatırlatması otomatiktir (ayın 1’i). Prosedürdeki “ölçümler ayın ilk haftasında girilir” gibi bir kural bununla uyumlu olmalı.
6. Hedefin süreçle bağı tekildir. Bir hedef tek bir sürece bağlanır (veya kurumsal olarak süreçsiz kalır). Çok süreçli hedef tanımlayamazsınız; hedefi bölün.

5. Ön koşul yapılandırma

• Doküman türleri: Politika (PO) ve gerekiyorsa Kapsam için tür/kod ayarlı mı?
• KPI Kütüphanesi: kullanacağınız KPI tanımları yüklendi mi? (hazır kütüphaneden yükleyebilir veya kendiniz tanımlayabilirsiniz)
• Referans Listeler → Hedef Kategorisi ve Performans Boyutu (dengeli puan kartı boyutları) kuruluşunuza uyarlandı mı?
• Referans Listeler → Ölçüm Sıklığı: aylık/üç aylık/yıllık seçenekleri tanımlı mı?
• İzinler: KPI kütüphanesini kim yönetir? (dar yetki — varsayılan olarak yalnız yönetici ve kalite yöneticisi)
• Politika dağıtım listesi: tüm çalışanlar mı, belirli roller mi?

6. EK-1 satırları

Kayıt	Nerede tutulur	Sorumlu	Saklama
Kapsam beyanı	Doküman Yönetimi modülü	Kalite Yöneticisi	Süresiz
Politika ve revizyonları	Doküman Yönetimi modülü (Politika türü)	Üst Yönetim / Kalite Yöneticisi	Süresiz
Politikanın duyurulduğuna dair kanıt	Doküman → Dağıtım (okundu onayları)	Kalite Yöneticisi	Süresiz
Kalite hedefleri	Hedef & KPI Yönetimi modülü	Hedef sahibi	Süresiz
KPI ölçümleri	KPI → Ölçümler	KPI sorumlusu	Süresiz
Hedefe ulaşma faaliyetleri	Aksiyon Yönetimi modülü (hedefe bağlı)	Faaliyet sorumlusu	Süresiz

7. Kopyalanabilir paragraf blokları

Kapsam beyanı (doküman metni — kuruluşa göre doldurulur)

Yönetim sistemimiz, [adres]’te yürütülen [faaliyet tanımı] faaliyetlerini kapsar. Kapsamın belirlenmesinde kuruluşun iç ve dış hususları, ilgili tarafların şartları ve ürün/hizmetlerimizin niteliği dikkate alınmıştır. Standardın [madde no] maddesi, [gerekçe] nedeniyle kuruluşumuzda uygulanabilir değildir; bu durum ürün ve hizmetlerimizin uygunluğunu ve müşteri memnuniyetini etkilememektedir.

Politikanın yönetimi (prosedür metni)

Kalite politikası üst yönetim tarafından belirlenir, EK-1’de tanımlanan sistemde kontrollü doküman olarak yayımlanır ve tüm çalışanlara duyurulur. Çalışanların politikayı okuduğuna dair beyanları sistemde kayıt altına alınır. Politika, ilgili taraflara talep hâlinde ve kurumsal internet sitemiz üzerinden açık tutulur.

Hedeflerin belirlenmesi (prosedür metni)

Kalite hedefleri, kalite politikasıyla tutarlı, ölçülebilir ve ilgili süreçlerle ilişkilendirilmiş olarak belirlenir. Her hedef için hedefin sahibi, dönemi ve en az bir ölçüm göstergesi tanımlanır. Göstergenin birimi, ölçüm sıklığı, hedef değeri ve sorumlusu kayda işlenir. Hedeflere ulaşmak için yürütülecek faaliyetler, hedefe bağlı faaliyet kayıtları olarak açılır ve sorumlu ile termin bilgisi içerir.

Hedeflerin izlenmesi

Ölçüm sonuçları, tanımlanan sıklıkta ilgili sorumlular tarafından sisteme girilir. Gerçekleşme durumu sistem üzerinden sürekli izlenir; hedeflerin durumu yönetimin gözden geçirmesine girdi oluşturur. Hedefine ulaşılamayacağı öngörülen durumlarda ilave faaliyetler planlanır.

Hedeflerin güncellenmesi

Kuruluş bağlamında, ilgili taraf beklentilerinde veya süreç performansında önemli bir değişiklik olduğunda hedefler gözden geçirilir ve gerektiğinde güncellenir. Dönem sonunda hedefin gerçekleşme durumu değerlendirilerek kapatılır.

8. Tetkikte ne sorulur — kanıt nereden gösterilir

Tetkikçi sorusu	Nereden gösterilir
“Kapsamınızı ve gerekçeli uygulanamaz şartları görebilir miyim?”	Kapsam beyanı dokümanı (yürürlükteki revizyon)
“Politikayı çalışanlar biliyor mu?”	Dağıtım listesi + okundu onayları; ayrıca farkındalık eğitimi kayıtları
“Kalite hedefleriniz neler ve ölçülebilir mi?”	Hedef listesi + her hedefin KPI’ları (birim, hedef değer)
“Bu hedefe ulaşmak için ne yaptınız?”	Hedefe bağlı aksiyonlar: sorumlu, termin, tamamlanma
“Hedeflerin gerçekleşmesini nasıl izliyorsunuz?”	KPI ölçüm kayıtları ve trend grafikleri; hedef gerçekleşme göstergesi
“Hedefine ulaşamadığınız bir hedef var mı, ne yaptınız?”	Gerçekleşmedi durumundaki hedefler + açılan iyileştirme faaliyetleri
“Hedefler politikayla tutarlı mı?”	Politika metni ile hedef kategorileri/boyutları arasındaki ilişki

---

Uyarlama sonrası yürürlükten kaldırılacak formlar

• Kalite Hedefleri Tablosu / Hedef Takip Formu
• Hedef Gerçekleşme Raporu (dashboard’dan üretilir)
• Politika Duyuru/Tebliğ Formu (okundu onayı yerine geçer)