İSG Olay Bildirimi ve Araştırma Prosedürü

İş kazası ve ramak kala prosedürünüzü uyarlama kartı: kayıt, kök neden aracı, SGK bildiriminin sistem dışında olması.

Paket: EYS paketi (İSG & Çevre). Uyarlama zorluğu: Orta — kayıt yapısı doğrudan karşılar; asıl dikkat yasal bildirim yükümlülüğünün sistem dışında olmasıdır (§4.3). Kök neden analizi Düzeltici Faaliyetler modülünün aracıyla yapılır (§2).

1. Hangi şartı karşılar

Kaynak	Madde	Şart
ISO 45001	10.2	Olayların ve uygunsuzlukların ele alınması: zamanında tepki, çalışan katılımıyla araştırma, kök neden, benzer olayların önlenmesi, düzeltici faaliyet + kayıt zorunlu
ISO 45001	9.1.1	İzleme ve ölçme (olay göstergeleri)
6331 sayılı Kanun	md. 14	İş kazalarının ve meslek hastalıklarının kayıt ve bildirimi; SGK’ya 3 iş günü içinde bildirim
6331	md. 14	Ramak kala olayların da kaydedilmesi ve incelenmesi yükümlülüğü

2. QMS’te nerede yaşıyor

Ne	Nerede	Üretilen kayıt
Olay kaydı	İSG Yönetimi → Olaylar	Kod, başlık, olay tipi, şiddet, olay tarihi/yeri, ilgili süreç, sorumlu, termin, açıklama
Olay tipleri	Tip listesinden	İş kazası · ramak kala · meslek hastalığı · tehlikeli durum · çevre olayı (birleşik HSE)
Yaralanma bilgisi	Olay → Yaralanma satırları	Yaralanan (personel veya serbest ad), vücut bölgesi, yaralanma tipi, açıklama
Kök neden analizi	Olay → Kök Neden modalı	5 Neden veya Balık Kılçığı (DÖF ile aynı araç) + sonuç
Uygunsuzluk	Olaydan DÖF Oluştur	DÖF kaydı (kaynak: olay) + izlenebilirlik bağı
Düzeltici faaliyet	Olaydan Aksiyon	Düzeltici aksiyon + bağ
Takvim ve istatistik	Takvim / Dashboard	Olay tarihleri; aylık trend, tip/şiddet/durum/süreç kırılımı
Hatırlatma	Otomatik	Termini yaklaşan/geçen olaylar sorumlusuna bildirilir

Yaşam döngüsü: Bildirildi → Araştırılıyor → Faaliyet → Kapandı (+ iptal, yeniden aç).

3. Değişecek tipik cümleler

Mevcut prosedürünüzde muhtemelen şöyle yazıyor	Yeni gerçek
“Kazalar İş Kazası Bildirim Formu ile kayda alınır.”	Kayıt sistemde açılır. SGK bildirimi ayrıdır ve sistem dışında yapılır (§4.3).
“Ramak kala olaylar Ramak Kala Formu ile bildirilir.”	Ramak kala, olay kaydının bir tipidir; aynı akıştan yürür. Ayrı form gerekmez.
“Kaza inceleme ekibi Kaza İnceleme Raporu hazırlar.”	İnceleme, olay kaydının kök neden analizi bölümünde yürütülür; ekibi ve bulguları kayda yazın. Rapor gerekiyorsa kaydı ek olarak yükleyin (§4.4).
“Kök neden analizi yapılır.”	Analiz yapılandırılmış olarak girilir (5 Neden veya Balık Kılçığı) — DÖF ile aynı araç, dolayısıyla aynı disiplin.
“Kaza sonucunda düzeltici faaliyet başlatılır.”	Olaydan DÖF ve/veya aksiyon doğrudan açılır; izlenebilirlik zinciri kurulur.
“Kaza istatistikleri (kaza sıklık/ağırlık oranı) aylık hesaplanır.”	Olay sayıları ve dağılımları otomatik gelir; sıklık/ağırlık oranı hesaplanmaz — bunu KPI olarak tanımlayın (§4.5).
“Kaza kayıtları kaza defterine işlenir.”	Sistem kaydı kaza defteri işlevini görür; mevzuatın istediği bildirim ve saklama yükümlülükleri ayrıca yerine getirilir.
“Olay sonrası risk değerlendirmesi gözden geçirilir.”	Cümle korunmalı ve önemlidir — mevzuat gereği kaza sonrası risk değerlendirmesi yenilenir (kart 18); sistem bunu otomatik tetiklemez.

4. Çelişki noktaları — yazmadan önce karar verin

Olay ≠ uygunsuzluk (DÖF). Olay, gerçekleşen bir hadisenin kaydıdır; DÖF, kök nedeni ortadan kaldıran faaliyettir. Her olay DÖF gerektirmez (küçük ramak kalalar için aksiyon yeterli olabilir). Kriteri prosedürde tanımlayın.
Kök neden analizi olayın kendi kaydında yapılır, ancak DÖF açtığınızda analiz DÖF’te de istenir. Aynı analizi iki kez yazmamak için prosedürde net olun: öneri — saha incelemesi olay kaydında, sistemik analiz DÖF’te.
Yasal bildirim sistem dışındadır. SGK bildirimi (3 iş günü), Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığına bildirim, ölümlü/ağır kazalarda kolluk bildirimi — hiçbiri sistemden yapılmaz. Prosedürde kim, ne kadar sürede, nereye bildirir, açıkça yazın ve bildirim kanıtını (SGK çıktısı vb.) olay kaydına ek dosya olarak yükleyin.
İnceleme ekibi ve çalışan katılımı alan olarak yoktur. ISO 45001 §10.2 araştırmanın çalışan katılımıyla yapılmasını ister. Ekibi kayıt açıklamasına veya kök neden sonucuna yazın; katılım kanıtı için tutanağı ek olarak yükleyin.
Kaza sıklık ve ağırlık oranları hesaplanmaz. İzlemek istiyorsanız Hedef & KPI modülünde gösterge tanımlayın (kart 05) ve aylık ölçüm girin. Prosedürde formülü yazın.
Kayıp gün sayısı için özel alan yoktur. Yaralanma satırında açıklama alanını kullanın veya özel alan tanımlayın — sıklık/ağırlık oranı hesaplayacaksanız buna ihtiyacınız olur.
Olay sonrası risk değerlendirmesi yenilemesi elle yapılır. Prosedüre kural olarak yazın; bu, hem mevzuat hem de tetkik açısından beklenen bağlantıdır.

5. Ön koşul yapılandırma

Referans Listeler → Olay Tipi (iş kazası / ramak kala / meslek hastalığı / tehlikeli durum / çevre olayı) kuruluşunuza uyarlandı mı?
Referans Listeler → Olay Şiddeti ve Olay Durumu tanımlı mı?
Referans Listeler → Yaralanma Türü / Yaralanan Bölge tanımlı mı?
Kod Önekleri: olay kod öneki ayarlı mı?
Personel kayıtları: yaralananların personel kaydı var mı?
DÖF kaynak listesi: “olay” kaynağı tanımlı mı?
Kayıp gün izlenecekse özel alan tanımlandı mı?
KPI: kaza sıklık/ağırlık oranı göstergesi tanımlandı mı?
Bildirim sorumluları: SGK ve resmî bildirimleri kim yapacak? (prosedürde)

6. EK-1 satırları

Kayıt	Nerede tutulur	Sorumlu	Saklama
Olay kayıtları (kaza, ramak kala, meslek hastalığı)	İSG Yönetimi → Olaylar	İSG uzmanı	Mevzuat gereği + süresiz
Yaralanma bilgileri	Olay → yaralanma satırları	İSG uzmanı	Süresiz
Kök neden analizi	Olay → kök neden bölümü	İnceleme ekibi	Süresiz
İnceleme tutanağı / fotoğraflar	Olay kaydı → ek dosya	İSG uzmanı	Süresiz
Resmî bildirim kanıtları (SGK vb.)	Olay kaydı → ek dosya	İnsan Kaynakları	Mevzuata göre
Olaydan doğan DÖF ve faaliyetler	Düzeltici Faaliyetler / Aksiyon Yönetimi modülleri (bağ ile)	Faaliyet sorumlusu	Süresiz
Olay göstergeleri (sıklık/ağırlık)	Hedef & KPI Yönetimi modülü	İSG uzmanı	Süresiz

7. Kopyalanabilir paragraf blokları

Kapsam

Bu prosedür, işyerimizde meydana gelen iş kazalarının, ramak kala olayların, meslek hastalıklarının ve tehlikeli durumların bildirilmesini, kayıt altına alınmasını, araştırılmasını ve tekrarını önleyecek faaliyetlerin yürütülmesini kapsar.

Bildirim

Olayı gören veya olaya maruz kalan her çalışan, durumu derhâl amirine ve iş güvenliği uzmanına bildirir. Bildirilen olay, en geç [süre] içinde EK-1’de tanımlanan sistemde kayıt altına alınır. Kayıtta olayın tipi, tarihi, yeri, olayın tanımı ve varsa yaralanan kişilere ilişkin bilgiler yer alır.

Yasal bildirimler

İş kazaları, kazadan sonraki üç iş günü içinde Sosyal Güvenlik Kurumuna bildirilir. Ölümlü ve ağır yaralanmalı kazalar ile mevzuatın öngördüğü diğer durumlarda ilgili mercilere bildirim yapılır. Bildirimlere ilişkin belgeler olay kaydına eklenir. Bildirim yükümlülüğünün yerine getirilmesinden [sorumlu birim] sorumludur.

Araştırma

Olay; iş güvenliği uzmanı koordinasyonunda, ilgili birim yöneticisi, çalışan temsilcisi ve gerektiğinde işyeri hekiminin katılımıyla araştırılır. Araştırmada olayın kök nedeni, uygun bir analiz yöntemi kullanılarak belirlenir ve kayda işlenir. Araştırmaya ilişkin tutanak, fotoğraf ve benzeri kanıtlar kayda eklenir.

Faaliyetler

Kök nedene yönelik düzeltici faaliyetler açılarak sorumlu ve termin ile izlenir. Benzer olayların başka bölümlerde de meydana gelme ihtimali değerlendirilir ve gerekli görülen yerlerde önlem alınır.

Risk değerlendirmesinin yenilenmesi

İş kazası veya meslek hastalığı meydana gelmesi hâlinde, ilgili bölümün risk değerlendirmesi süre beklenmeksizin gözden geçirilir ve gerekiyorsa yenilenir.

İzleme

Olay sayıları, tipleri ve göstergeleri düzenli olarak izlenir; sonuçlar İSG kurulu gündemine ve yönetimin gözden geçirmesine girdi oluşturur.

8. Tetkikte ne sorulur — kanıt nereden gösterilir

Tetkikçi / müfettiş sorusu	Nereden gösterilir
“Kaza ve ramak kala kayıtlarınızı görebilir miyim?”	Olay listesi (tip filtresi) + aylık trend
“Ramak kalaları da kaydediyor musunuz?”	Ramak kala tipindeki kayıtların sayısı (sıfırsa bu bir bulgu göstergesidir)
“Bu kazayı nasıl araştırdınız?”	Kök neden analizi + inceleme tutanağı eki
“SGK bildirimini zamanında yaptınız mı?”	Olay tarihi + bildirim belgesi eki
“Kaza sonrası ne önlem aldınız?”	Olaydan doğan DÖF/aksiyon kayıtları ve durumları
“Risk değerlendirmesini yenilediniz mi?”	Olay tarihi sonrası açılan risk değerlendirme çalışması
“Benzer olay tekrarladı mı?”	Tip/süreç kırılımı ve trend grafiği
“Kaza istatistiklerinizi izliyor musunuz?”	KPI ölçümleri (sıklık/ağırlık oranı)

Uyarlama sonrası yürürlükten kaldırılacak formlar

İş Kazası Bildirim Formu
Ramak Kala Bildirim Formu
Kaza İnceleme Raporu formu (tutanak ek olarak yüklenir)
Kaza Takip / Kaza Defteri çizelgesi