Kişisel Koruyucu Donanım (KKD) Prosedürü

KKD prosedürünüzü uyarlama kartı: zimmet ve miat takibi, gereklilik matrisi ve imzalı teslim tutanağının yeri.

Paket: EYS paketi (İSG & Çevre) — KKD türleri, zimmet fişleri, gereklilik matrisi. Uyarlama zorluğu: Düşük-Orta — zimmet ve miat takibi doğrudan karşılanır. Kritik nokta: mevzuat imzalı teslim tutanağı ister; sistem kaydı bunun yerine geçmez (§4.1).

1. Hangi şartı karşılar

Kaynak	Madde	Şart
ISO 45001	8.1.2	Kontrol hiyerarşisinin son basamağı olarak KKD sağlanması
ISO 45001	7.2 / 7.3	KKD kullanımı konusunda yeterlilik ve farkındalık
KKD Yönetmeliği (İşyerlerinde kullanım)	md. 5–10	KKD’nin risk değerlendirmesine göre belirlenmesi, ücretsiz sağlanması, kullanım eğitimi, bakım/değişim, teslim kaydı
6331 sayılı Kanun	md. 4, 16, 17	İşverenin sağlama, çalışanın kullanma yükümlülüğü; bilgilendirme ve eğitim

2. QMS’te nerede yaşıyor

Ne	Nerede	Üretilen kayıt
KKD kataloğu	KKD Türleri	Ad, kategori, EN standardı, varsayılan değişim süresi, aktif/pasif
Zorunluluk tanımı	KKD Gereklilikleri	Departman → zorunlu KKD türleri
Zimmet fişi	KKD Zimmetleri	Kod, personel, departman, teslim tarihi, teslim eden, not
Zimmet kalemleri	Fiş → kalemler	KKD türü (ad/kategori snapshot), adet, beden, değişim süresi, değişim vadesi, durum (zimmetli / iade / kayıp / hasarlı)
Miat durumu	Hesaplanır	Geçerli / yaklaşıyor (≤30 gün) / doldu
Kapsama görünümü	Gereklilik Matrisi	Personel × zorunlu KKD: karşılanmış / vadesi dolmuş / hiç zimmetlenmemiş
İmzalı tutanak	Fişe ek dosya	Islak imzalı teslim tutanağının taranmış hâli
Hatırlatma	Otomatik	Değişim vadesi yaklaşan zimmetler personelin kullanıcısına/sorumlusuna bildirilir

Zimmet fişi durumu: Aktif ↔ İptal. Kalem bazında iade/kayıp/hasar işaretlenebilir.

3. Değişecek tipik cümleler

Mevcut prosedürünüzde muhtemelen şöyle yazıyor	Yeni gerçek
“KKD teslimleri KKD Zimmet Formu ile imza karşılığı yapılır.”	Zimmet kaydı sistemde tutulur; imzalı tutanak taranarak kayda eklenir (§4.1). Formu tamamen kaldırmayın.
“Zimmet kayıtları personel özlük dosyasında saklanır.”	Kayıt sistemde; fiziki tutanak uygulamanız devam edebilir.
“KKD’lerin kullanım ömrü dolduğunda yenisi verilir.”	Değişim vadesi kalem bazında hesaplanır ve 30 gün önceden hatırlatılır.
“Hangi işte hangi KKD kullanılacağı KKD Listesi’nde belirtilir.”	Zorunluluk, departman bazında gereklilik matrisinde tanımlanır (§4.2).
“KKD ihtiyacı risk değerlendirmesine göre belirlenir.”	Cümle korunmalı; risk değerlendirmesi ile KKD gerekliliği arasında otomatik bağ yoktur, ilişki prosedürle kurulur (§4.3).
“KKD kullanım eğitimi verilir.”	Eğitim kaydı Eğitim & Yetkinlik modülünde tutulur; KKD kaydıyla otomatik bağı yoktur.
“Kaybedilen veya hasar gören KKD tutanakla bildirilir.”	Kalem durumu (kayıp/hasarlı) olarak işaretlenir; ayrıca tutanak ek olarak yüklenebilir.
“KKD stok takibi yapılır.”	Stok yönetimi yoktur — sistem zimmeti izler, envanteri değil (§4.5).

4. Çelişki noktaları — yazmadan önce karar verin

İmzalı teslim tutanağı yerine geçmez. Mevzuat, çalışanın KKD’yi teslim aldığına dair imzalı belge ister. Sistem kaydı zimmeti yönetir; imzalı tutanağı taratıp fişe ek olarak yükleyin. Prosedürde bu adımı açıkça yazın; denetimde bu belgenin kanıtı istenir.
Zorunluluk departman bazlıdır, pozisyon bazlı değil. Aynı departmanda farklı işler yapan çalışanlar varsa matris kaba kalır. İki seçenek: (a) departmanları daha ince tanımlayın; (b) matrisi asgari zorunluluk olarak kullanıp, işe özgü KKD’leri prosedürle yönetin.
Risk değerlendirmesi ile bağ elle kurulur. KKD seçiminin dayanağı risk değerlendirmesidir (kart 18). Prosedüre yazın: “Her KKD türünün hangi tehlikeye karşı ve hangi risk değerlendirmesine dayanarak zorunlu kılındığı KKD türü açıklamasında belirtilir.”
Miat uyarısı 30 gündür. Prosedürünüzde farklı bir süre varsa hizalayın.
Stok/satın alma yönetimi yoktur. Zimmet kaydı, deponuzda kaç adet KKD olduğunu söylemez. Stok takibi yapıyorsanız EK-1’e ayrı satır ekleyin (ERP/Excel).
KKD kullanım eğitimi ayrı modüldedir. Eğitim kaydı ile zimmet kaydı arasında bağ yoktur; ikisini prosedürde ilişkilendirin (“KKD zimmetlenmeden önce kullanım eğitimi verilir”).
Kullanım denetimi saha denetiminde yapılır (kart 22). KKD kullanılmadığının tespiti saha denetimi bulgusu olarak kaydedilir.

5. Ön koşul yapılandırma

KKD Türleri kataloğu: kullandığınız tüm KKD’ler EN standardı ve varsayılan değişim süresiyle tanımlandı mı?
Referans Listeler → KKD Kategorisi (baş, göz, işitme, solunum, el, ayak, vücut, düşme önleyici…) kuruluşunuza uyarlandı mı?
Referans Listeler → KKD Kalem Durumu (zimmetli / iade / kayıp / hasarlı)
Kod Önekleri: zimmet fişi kod öneki ayarlı mı?
Gereklilik matrisi: her departman için zorunlu KKD türleri tanımlandı mı?
Personel kayıtları: tüm çalışanlar (sisteme girmeyenler dâhil) personel olarak tanımlı ve departmanları dolu mu?
Tutanak akışı: imzalı tutanak nasıl taranıp yüklenecek? (sorumlu ve süre)

6. EK-1 satırları

Kayıt	Nerede tutulur	Sorumlu	Saklama
KKD türleri kataloğu	KKD Türleri	İSG uzmanı	Süresiz
KKD gereklilik tanımları	KKD Gereklilikleri	İSG uzmanı	Süresiz
Zimmet fişleri ve kalemleri	KKD Zimmetleri	İSG / İnsan Kaynakları	İş ilişkisi + [süre]
İmzalı teslim tutanakları	Zimmet fişi → ek dosya	İSG / İnsan Kaynakları	Mevzuata göre
KKD kullanım eğitimi kayıtları	Eğitim & Yetkinlik modülü	Eğitim sorumlusu	Süresiz
KKD kullanımına ilişkin saha bulguları	Saha Denetimleri	İSG uzmanı	Süresiz

7. Kopyalanabilir paragraf blokları

Kapsam

Bu prosedür, çalışanlarımızın maruz kalabileceği risklere karşı kullanılacak kişisel koruyucu donanımların belirlenmesini, temin edilmesini, zimmetlenmesini, kullanımının izlenmesini ve değişim sürelerinin takibini kapsar.

Belirleme

Kullanılacak kişisel koruyucu donanımlar; risk değerlendirmesi sonuçları, çalışma ortamı ölçümleri, yapılan işin niteliği ve ilgili mevzuat dikkate alınarak belirlenir. Kişisel koruyucu donanım, riskin kaynağında ortadan kaldırılamadığı veya yeterince azaltılamadığı durumlarda başvurulan son önlemdir. Her departman için zorunlu kişisel koruyucu donanımlar EK-1’de tanımlanan sistemde tanımlanır.

Temin ve zimmet

Kişisel koruyucu donanımlar çalışanlara ücretsiz olarak sağlanır. Teslim; çalışan, donanım türü, adet, beden ve teslim tarihi belirtilerek sistemde kayıt altına alınır. Teslim sırasında imzalanan tutanak taranarak ilgili zimmet kaydına eklenir. Zimmetleme öncesinde çalışana donanımın kullanımı, bakımı ve saklanması hakkında eğitim verilir.

Kullanım ve denetim

Çalışanlar, kendilerine zimmetlenen kişisel koruyucu donanımları usulüne uygun kullanmak, korumak ve hasar/kayıp durumunda bildirmekle yükümlüdür. Kullanımın uygunluğu saha denetimlerinde izlenir; tespit edilen uygunsuzluklar kayıt altına alınır.

Değişim ve iade

Kişisel koruyucu donanımlar; kullanım ömrü dolduğunda, hasar gördüğünde veya koruyuculuğunu yitirdiğinde yenilenir. Değişim tarihi yaklaşan donanımlar için ilgili sorumlulara otomatik hatırlatma yapılır. İşten ayrılma ve görev değişikliği hâllerinde donanımlar iade alınarak zimmet kaydı güncellenir.

8. Tetkikte ne sorulur — kanıt nereden gösterilir

Tetkikçi / müfettiş sorusu	Nereden gösterilir
“Bu çalışana hangi KKD’ler verildi?”	Personelin zimmet fişleri ve kalemleri
“Teslim tutanağı imzalı mı?”	Zimmet fişine eklenmiş imzalı tutanak
“Hangi işte hangi KKD zorunlu?”	KKD gereklilik matrisi + KKD türü açıklamaları
“Eksik KKD’si olan çalışan var mı?”	KKD matrisindeki “zimmetlenmemiş” hücreler
“Kullanım ömrü dolmuş KKD var mı?”	Miat durumu “doldu” olan kalemler
“KKD kullanım eğitimi verildi mi?”	Eğitim & Yetkinlik modülündeki KKD eğitimi katılım kayıtları
“KKD seçimini neye dayandırdınız?”	Risk değerlendirmesi + KKD türündeki EN standardı bilgisi
“Sahada kullanılıyor mu?”	Saha denetimi bulguları

Uyarlama sonrası yürürlükten kaldırılacak formlar

KKD Zimmet Takip Çizelgesi (Excel)
KKD İhtiyaç Listesi
KKD Değişim Takip Formu
(KKD Zimmet Tutanağı korunur — imzalı belge olarak)