Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü

YGG prosedürünüzü uyarlama kartı: girdilerin otomatik derlenmesi, gündemi prosedüre sabitlememe ve kararların faaliyete dönüşmesi.

Uyarlama zorluğu: Düşük-Orta — ama kazanç en yüksek olan kartlardan biridir: §9.3.2 girdileri artık elle derlenmez, sistem dönem filtresiyle otomatik toplar. Prosedürün işi, gündemi saymak değil; kararların nasıl yürütüleceğini tanımlamaktır.

1. Hangi şartı karşılar

Standart	Madde	Şart
ISO 9001	9.3.1	Planlı aralıklarla üst yönetimce gözden geçirme
ISO 9001	9.3.2	Girdiler: önceki kararlar (a) · değişen hususlar (b) · performans bilgisi (c.1–c.7) · kaynakların yeterliliği (d) · risk ve fırsatların etkinliği (e) · iyileştirme fırsatları (f)
ISO 9001	9.3.3	Çıktılar: iyileştirme fırsatları, sistemde değişiklik ihtiyacı, kaynak ihtiyacı + kayıt zorunlu
ISO 14001 · 45001 · 27001 · 22000 · 50001	9.3	Aynı yapı + standarda özgü ek girdiler

2. QMS’te nerede yaşıyor

Ne	Nerede	Üretilen kayıt
Gözden geçirme kaydı	Yönetim Gözden Geçirme modülü	Kod, başlık, yıl, dönem (başlangıç–bitiş), gözden geçirme tarihi, sahip, katılımcılar, genel değerlendirme
§9.3.2 girdileri	Kayıt açıldığında otomatik derlenir	Modül başına bölüm: sayısal çipler, dağılım grafikleri, dikkat gerektiren kayıt listeleri
Bölüm değerlendirmesi	Her bölümün altında	Üst yönetimin o girdiye ilişkin değerlendirme notu
Kararlar (§9.3.3 çıktıları)	Kayıt → Kararlar	Tip (iyileştirme / sistem değişikliği / kaynak ihtiyacı / karar), açıklama, sorumlu, termin
Kararın yürütülmesi	Karardan doğan aksiyon	İzlenebilirlik bağı ile takip edilir; sonraki YGG’nin “önceki kararlar” girdisi olur
Rapor	YGG → Rapor	Kapaklı, üst/alt bilgili yazdırılabilir rapor (HTML + PDF)
Girdilerin dondurulması	Tamamlandığında otomatik	Girdi verisi kayda saklanır — sonradan veriler değişse gözden geçirme kaydı bozulmaz

Yaşam döngüsü: Planlandı → Devam Ediyor → Tamamlandı (+ iptal, yeniden aç).

Girdi bölümleri lisans ve kapsam duyarlıdır: yalnızca kuruluşunuzda etkin olan modüllerin ve kapsadığınız standartların bölümleri derlenir. Kalite-only bir kuruluşta İSG ve çevre bölümleri hiç görünmez.

3. Değişecek tipik cümleler

Mevcut prosedürünüzde muhtemelen şöyle yazıyor	Yeni gerçek
“YGG toplantısı öncesinde ilgili birimlerden girdiler yazılı olarak istenir.”	Girdiler sistemde otomatik derlenir; birimlerden veri toplamak yerine, birimlerin kendi kayıtlarını güncel tutması yeterlidir. Bu cümle prosedürün en büyük değişikliğidir.
“Toplantı sonuçları YGG Toplantı Tutanağı (FR-XX) ile kayıt altına alınır.”	Tutanak yerine gözden geçirme kaydı ve rapor vardır. Tutanak formunu yürürlükten kaldırın.
“Gündem maddeleri şunlardır: 1) … 2) … 12) …”	Gündem, standardın §9.3.2 girdilerine göre sistem tarafından bölüm bölüm oluşturulur. Prosedüre sabit gündem listesi yazmayın; “standardın gözden geçirme girdileri esas alınır” deyin.
“Alınan kararlar tutanakta belirtilir ve takibi kalite yöneticisi tarafından yapılır.”	Her karar ayrı bir kayıttır; sorumlusu ve termini vardır ve faaliyet olarak izlenir.
“Bir önceki YGG kararlarının durumu gözden geçirilir.”	Bu girdi otomatiktir: önceki gözden geçirmelerin kararlarından doğan faaliyetlerin güncel durumu bölüm olarak gelir.
“YGG yılda en az bir kez yapılır.”	Geçerli; kayıtta dönem alanı vardır (varsayılan takvim yılı). Altı aylık gözden geçirme yapıyorsanız dönemi buna göre girin.
“Toplantıya üst yönetim, kalite yöneticisi ve süreç sahipleri katılır.”	Katılımcılar kayıtta seçilir. Sistem kullanıcısı olmayan katılımcılar (ör. dış danışman) seçilemez — onları genel değerlendirme metnine yazın.
“Sunum hazırlanır ve toplantıda paylaşılır.”	Kaydın kendisi sunum yerine geçer; ayrıca kapaklı bir PDF rapor üretilir.

4. Çelişki noktaları — yazmadan önce karar verin

Dönem seçimi girdileri belirler. Girdiler kaydın dönemine göre filtrelenir. Yanlış dönem = yanlış girdi. Prosedürde dönemin nasıl belirleneceğini yazın (öneri: takvim yılı; altı aylık yapıyorsanız iki ayrı kayıt).
Gündemi prosedüre sabitlemeyin. Bölümler modüllere ve kapsanan standartlara göre oluşur; yeni bir modül eklendiğinde gündem kendiliğinden büyür. Prosedüre sabit 12 maddelik gündem yazarsanız, ilk değişiklikte prosedürün güncellenmesi gerekir.
Girdiler tamamlandığında dondurulur. Bu, denetim izi açısından değerlidir: “YGG’de hangi sayıyı gördünüz?” sorusunun cevabı kayıtta durur. Prosedürde “toplantıda sunulan veriler kayıt altına alınır” cümlesi yeterlidir; ayrıca ekran görüntüsü saklamayın.
Karar ≠ aksiyon. Karar, gözden geçirmenin çıktısıdır; faaliyet onun yürütülmesidir. Her karar için sorumlu ve termin girilmesi beklenir. Prosedürde “kararlar faaliyet olarak açılır ve izlenir” kuralını yazın — yoksa kararlar kayıtta kalır, hayata geçmez.
YGG bir toplantı değil, bir kayıttır. Sistem toplantı yapılmasını zorlamaz; kayıt toplantısız da tamamlanabilir. Standart “üst yönetim tarafından gözden geçirme” ister, toplantı biçimini şart koşmaz. Prosedürünüzde toplantı zorunluysa bunu siz tanımlarsınız. (Toplantı kaydı ayrıca tutulacaksa Toplantı modülü kullanılabilir.)
Kaynakların yeterliliği (§9.3.2 d) ve iyileştirme fırsatları (f) girdileri kısmen yorumdur. Sistem eğitim ve öneri verilerini getirir; kaynak yeterliliği değerlendirmesi üst yönetimin bölüm değerlendirme notudur. Prosedürde bu notların doldurulmasını zorunlu kılın — boş bırakılırsa tetkikte “girdi ele alınmamış” bulgusu gelir.
Çok standartlı sistemde bölümler artar. İSG, çevre, bilgi güvenliği, gıda, enerji bölümleri yalnız o standardı kapsıyorsanız gelir. Entegre sistemde tek bir YGG kaydı kullanacaksanız, kapsanan standartları kayıtta doğru işaretleyin.

5. Ön koşul yapılandırma

Modüller dolu mu? YGG girdileri diğer modüllerdeki kayıtlardan derlenir. Boş modül = boş bölüm. YGG’den önce dönem verisi girilmiş olmalı.
Referans Listeler → YGG Çıktı Tipi: iyileştirme / sistem değişikliği / kaynak ihtiyacı / karar — kuruluşunuzun adlandırması buna uyarlandı mı?
Kod Önekleri: YGG kod öneki ayarlı mı?
Kapsanan standartlar: kuruluşunuzun standartları tanımlı mı? (bölüm kapsamı buna bağlı)
Katılımcılar: üst yönetim üyeleri sistemde kullanıcı olarak tanımlı mı?
Dönem politikası: yıllık mı, altı aylık mı? Prosedürde net olmalı.

6. EK-1 satırları

Kayıt	Nerede tutulur	Sorumlu	Saklama
Yönetimin gözden geçirmesi kaydı	Yönetim Gözden Geçirme modülü	Kalite Yöneticisi	Süresiz
Gözden geçirme girdileri (dönem verisi)	YGG kaydı → girdi bölümleri (dondurulmuş)	Sistem (otomatik)	Süresiz
Bölüm değerlendirmeleri	YGG kaydı → bölüm notları	Üst Yönetim	Süresiz
Kararlar ve çıktılar	YGG → Kararlar	Kalite Yöneticisi	Süresiz
Kararlardan doğan faaliyetler	Aksiyon Yönetimi modülü (bağ ile)	Karar sorumlusu	Süresiz
Gözden geçirme raporu	YGG → Rapor (PDF)	Kalite Yöneticisi	Süresiz

7. Kopyalanabilir paragraf blokları

Kapsam ve sıklık

Yönetim sistemimiz, sürekli uygunluğunun, yeterliliğinin, etkinliğinin ve kuruluşumuzun stratejik yönü ile uyumunun güvence altına alınması amacıyla üst yönetim tarafından en az [periyot] bir kez gözden geçirilir. Gözden geçirmenin kapsadığı dönem kayıtta belirtilir.

Girdiler

Gözden geçirme girdileri, standardın gözden geçirme girdilerine ilişkin şartları esas alınarak EK-1’de tanımlanan sistemde dönem bazında derlenir. Girdiler; önceki gözden geçirme kararlarının durumu, kuruluş bağlamındaki ve ilgili taraf şartlarındaki değişiklikler, süreç performansı ve ürün/hizmet uygunluğu, müşteri geri bildirimleri, uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetler, izleme ve ölçme sonuçları, tetkik sonuçları, dış tedarikçi performansı, kaynakların yeterliliği, risk ve fırsatlara yönelik faaliyetlerin etkinliği ile iyileştirme fırsatlarını kapsar.

Girdilerin değerlendirilmesi

Her girdi başlığı için üst yönetimin değerlendirmesi kayda işlenir. Değerlendirmesi yapılmamış girdi bulunması hâlinde gözden geçirme tamamlanmış sayılmaz.

Çıktılar ve kararlar

Gözden geçirme sonucunda; iyileştirme fırsatlarına, yönetim sisteminde yapılması gereken değişikliklere ve ihtiyaç duyulan kaynaklara ilişkin kararlar alınır. Her karar için sorumlusu ve termini belirlenerek kayda işlenir ve karar bir faaliyet olarak açılarak izlenir.

Kararların takibi

Alınan kararların durumu, bir sonraki gözden geçirmenin girdisi olarak sistem üzerinden otomatik olarak sunulur. Tamamlanmayan kararlar gerekçesiyle birlikte yeniden değerlendirilir.

Kayıt ve raporlama

Gözden geçirme tamamlandığında, o tarih itibarıyla geçerli girdi verileri kayıt içinde saklanır. Gözden geçirme sonuçları rapor olarak üretilir ve ilgili taraflarla paylaşılır.

8. Tetkikte ne sorulur — kanıt nereden gösterilir

Tetkikçi sorusu	Nereden gösterilir
“Son yönetim gözden geçirmenizi görebilir miyim?”	YGG kaydı: dönem, tarih, katılımcılar
“Standardın istediği tüm girdiler ele alındı mı?”	Girdi bölümleri ve her bölümün değerlendirme notu
“Bu sayıyı nereden aldınız?”	Dondurulmuş girdi verisi; kaynak modüldeki kayıtlar
“Hangi kararlar alındı?”	Kararlar listesi: tip, sorumlu, termin
“Kararlar hayata geçti mi?”	Kararlardan doğan faaliyetlerin durumu
“Bir önceki YGG kararları ne oldu?”	Bu YGG’nin “önceki kararlar” girdi bölümü
“Üst yönetim katıldı mı?”	Katılımcı listesi
“Kaynak ihtiyacı değerlendirildi mi?”	İlgili girdi bölümünün değerlendirme notu + kaynak kararları

Uyarlama sonrası yürürlükten kaldırılacak formlar

YGG Toplantı Tutanağı formu
YGG Girdi Toplama / Birim Raporu formları
YGG Karar Takip Listesi
YGG Sunum şablonu (rapordan üretilir)