İzlenebilirlik ve Geri Çağırma Prosedürü

Paket: GGYS paketi (Gıda Güvenliği). Uyarlama zorluğu: Orta — kayıt yapısı doğrudan karşılar. Kritik sınır: sistem lot şeceresi tutmaz; izleme bilgisi geri çağırma kaydının içinde yapılandırılmış metin olarak yaşar (§4.1). Bu, uyarlamanın en önemli kararıdır. Değerli ayrıntı: tatbikat (mock recall) aynı kayıt tipiyle yürütülür ve geri toplama yüzdesi + süre ölçülür (§2).

---

1. Hangi şartı karşılar

Standart	Madde	Şart
ISO 22000	8.3	İzlenebilirlik sistemi: son ürünün hammadde partileriyle, işleme ve dağıtım kayıtlarıyla ilişkilendirilmesi + kayıt zorunlu
ISO 22000	8.9.5	Geri çekme / geri çağırma: yetkili personel, tetikleyiciler, bildirim, geri çağrılan ürünün ele alınması, etkinliğin doğrulanması (tatbikat) + kayıt zorunlu
ISO 22000	8.9.4	Potansiyel olarak güvenli olmayan ürün (kart 16 ile birlikte)
ISO 9001	8.5.2	Tanımlama ve izlenebilirlik
Gıda mevzuatı (TGK / 5996)	—	İzlenebilirlik ve geri çağırma yükümlülüğü, resmî bildirim

2. QMS’te nerede yaşıyor

Ne	Nerede	Üretilen kayıt
Geri çağırma kaydı	Geri Çağırma / Geri Çekme	Kod, başlık, tür, sınıf (I / II / III), ilgili ürün (şartname bağı), etkilenen lotlar, gerekçe, koordinatör
Tür ayrımı	Kayıtta	Geri çağırma (piyasadan/tüketiciden) · geri çekme (dağıtım zinciri içinde) · tatbikat (mock recall)
Geriye izleme	Kayıtta alan	Hammadde ve tedarikçi izi (upstream)
İleriye izleme	Kayıtta alan	Müşteri ve dağıtım izi (downstream)
Miktar ve etkinlik	Kayıtta	Üretilen / dağıtılan / geri toplanan → geri toplama yüzdesi ve tamamlanma süresi (gün) otomatik hesaplanır
Bildirimler	Kayıtta	Yetkili otoriteye bildirildi mi · müşterilere bildirildi mi
Kapanış	Tamamlama modalı	Geri toplanan miktar + etkinlik değerlendirmesi + tamamlanma damgası
Faaliyet	Kayıttan Aksiyon	Düzeltici aksiyon + izlenebilirlik bağı
Kanıt	Kayda ek dosya	Resmî yazışmalar, müşteri bildirim örnekleri, imha/bertaraf belgeleri

Yaşam döngüsü: Başlatıldı → Devam Ediyor → Tamamlandı (+ iptal).

3. Değişecek tipik cümleler

Mevcut prosedürünüzde muhtemelen şöyle yazıyor	Yeni gerçek
“Geri çağırma Geri Çağırma Formu ile başlatılır.”	Kayıt sistemde açılır; bildirimler, izleme bilgisi ve miktarlar kayıtta tutulur.
“Yılda bir geri çağırma tatbikatı yapılır ve tutanak tutulur.”	Tatbikat aynı kayıt tipiyle yürütülür (tür = tatbikat) ve geri toplama yüzdesi ile süresi ölçülür — gerçek olayla karşılaştırılabilir hâle gelir.
“İzlenebilirlik kayıtları üretim kayıtlarından takip edilir.”	Doğru — ve öyle kalır. Sistem lot şeceresi tutmaz; hangi lotun hangi hammaddeden geldiği bilgisi üretim kayıtlarınızda/ERP’de kalır, geri çağırma kaydına özetlenerek yazılır (§4.1).
“Etkilenen ürün miktarı hesaplanır.”	Üretilen/dağıtılan/geri toplanan miktarlar alanlardır; geri toplama yüzdesi otomatik hesaplanır.
“Geri çağırma etkinliği değerlendirilir.”	Tamamlama modalında zorunlu değerlendirme yapılır; süre ve yüzde ile birlikte kayıtta durur.
“Yetkili otoriteye bildirim yapılır.”	Bildirim işaretleri kayıttadır; bildirim yazışmasını ek dosya olarak yükleyin.
“Geri toplanan ürünler imha edilir.”	İmha kararı ve kanıtı için uygun olmayan çıktı kaydı açın (kart 16) veya belgeleri eke yükleyin.

4. Çelişki noktaları — yazmadan önce karar verin

1. Lot şeceresi sistemde tutulmaz — bu bilinçli bir sınırdır. ISO 22000 §8.3 izlenebilirlik sisteminin kurulmasını ister; bu sistem çoğu işletmede üretim kayıtları, ERP veya parti defteridir. QMS, geri çağırma anında bu izin özetini ve sonucunu kayıt altına alır. Prosedürünüzde izlenebilirlik sisteminin nerede olduğunu açıkça yazın ve EK-1’e satır ekleyin: “Lot/parti izlenebilirlik kayıtları — [üretim kayıtları / ERP]”. Bunu yazmazsanız denetimde boşluk görünür.
2. Tatbikat gerçek kayıtla aynı yapıdadır. Bu, tatbikatın gerçek olay disipliniyle yürütülmesini sağlar. Prosedürde tatbikat sıklığını (yılda en az bir) ve başarı kriterinizi yazın (ör. “geri toplama oranı ≥ %95 ve süre ≤ 4 saat”) — sistem eşik tanımlamaz, ölçer.
3. Geri çağırma / geri çekme ayrımını tanımlayın. Tür alanı ayrımı taşır; hangi durumda hangisinin uygulanacağını prosedürde tanımlayın (ürün tüketiciye ulaştı mı?).
4. Sınıflandırma (I / II / III) sizin kararınızdır. Sistem sınıfı hesaplamaz; sağlık riskine göre sınıflandırma kriterlerinizi prosedürde tanımlayın.
5. Resmî bildirim süresi sistemde takip edilmez. Mevzuatın öngördüğü bildirim süresini prosedürde yazın ve bildirim kanıtını eke yükleyin. (Bilgi güvenliğindeki 72 saat takibinin bir benzeri burada yoktur.)
6. Geri çağırma ekibi ve yetkili personel alanı sınırlıdır. Koordinatör ve sahip kayıtlıdır; kriz ekibinin tamamını prosedürde tanımlayın ve iletişim listesini plan dokümanında tutun.
7. Geri toplanan ürünün akıbeti ayrı kayıttır. İmha, yeniden işleme veya bağış kararını uygun olmayan çıktı kaydında yönetin (kart 16); iki kaydı birbirine bağlayın.

5. Ön koşul yapılandırma

• Referans Listeler → Geri Çağırma Sınıfı (I / II / III) tanımlı mı?
• Kod Önekleri: geri çağırma kod öneki ayarlı mı?
• Gıda şartnameleri: geri çağırmaya konu olabilecek ürünler tanımlı mı?
• İzlenebilirlik sisteminiz: lot kayıtları nerede tutuluyor? EK-1’e yazıldı mı?
• Tatbikat planı: bu yılın mock recall tatbikatı planlandı mı?
• Başarı kriteri: geri toplama oranı ve süre hedefiniz prosedürde tanımlandı mı?
• Bildirim listesi: yetkili otorite ve müşteri iletişim bilgileri güncel mi?

6. EK-1 satırları

Kayıt	Nerede tutulur	Sorumlu	Saklama
Lot / parti izlenebilirlik kayıtları	[üretim kayıtları / ERP]	Üretim	Mevzuata göre (raf ömrü + [süre])
Geri çağırma ve geri çekme kayıtları	Geri Çağırma / Geri Çekme	Geri çağırma koordinatörü	Süresiz
Geri çağırma tatbikatları (mock recall)	Geri Çağırma / Geri Çekme (tür = tatbikat)	Geri çağırma koordinatörü	Süresiz
Resmî bildirim yazışmaları	Kayıt → ek dosya	Kalite Yöneticisi	Mevzuata göre
Müşteri bildirimleri	Kayıt → ek dosya	Satış / Kalite	Mevzuata göre
Geri toplanan ürünün akıbeti	Uygun Olmayan Çıktı modülü (bağ ile)	Kalite Yöneticisi	Süresiz
Etkinlik değerlendirmesi	Geri çağırma kapanış kaydı	Koordinatör	Süresiz

7. Kopyalanabilir paragraf blokları

Kapsam

Bu prosedür; ürünlerimizin izlenebilirliğinin sağlanmasını, güvenli olmadığı belirlenen veya şüphelenilen ürünlerin piyasadan geri çekilmesini ya da geri çağrılmasını, ilgili taraflara bildirim yapılmasını ve geri çağırma sisteminin etkinliğinin doğrulanmasını kapsar.

İzlenebilirlik

Ürünlerimiz, üretim partisi bazında tanımlanır. Her partinin hangi hammadde partilerinden üretildiği ve hangi müşterilere hangi miktarlarda sevk edildiği, EK-1’de belirtilen izlenebilirlik kayıtlarında tutulur. İzlenebilirlik kayıtları, bir partinin hammaddeden müşteriye kadar tek yönde ve ters yönde izlenmesine imkân verecek şekilde saklanır.

Geri çekme ve geri çağırma kararı

Ürünün güvenli olmadığına dair bulgu elde edildiğinde durum derhâl gıda güvenliği ekibi liderine bildirilir. Ürünün tüketiciye ulaşıp ulaşmadığı ve oluşturduğu sağlık riski değerlendirilerek geri çekme veya geri çağırma kararı verilir. Karar; ürün, etkilenen partiler, gerekçe ve risk sınıfı belirtilerek kayıt altına alınır.

Uygulama ve bildirim

Geri çağırma koordinatörü; etkilenen partilerin nereye sevk edildiğini belirler, ilgili müşterilere ve gerektiğinde yetkili otoriteye mevzuatın öngördüğü süre içinde bildirim yapar. Yapılan bildirimler kayda işlenir ve yazışmalar kayda eklenir. Geri toplanan ürünler ayrı bir alanda muhafaza edilir ve akıbetine uygun olmayan çıktı sürecine göre karar verilir.

Etkinliğin değerlendirilmesi

Geri çağırma tamamlandığında; dağıtılan ve geri toplanan miktarlar ile tamamlanma süresi kayda işlenir ve sürecin etkinliği değerlendirilir. Değerlendirme sonucuna göre iyileştirme faaliyetleri açılır.

Tatbikat

Geri çağırma sisteminin etkinliği, en az yılda bir kez gerçekleştirilen tatbikat ile test edilir. Tatbikatta seçilen bir parti üzerinden ileri ve geri izleme yapılır; ulaşılan miktar oranı ve geçen süre kaydedilir. [Oran] ve [süre] hedeflerine ulaşılamaması hâlinde iyileştirme faaliyeti açılır.

8. Tetkikte ne sorulur — kanıt nereden gösterilir

Tetkikçi / denetçi sorusu	Nereden gösterilir
“Bu partinin hammaddesi hangi tedarikçiden geldi?”	İzlenebilirlik kayıtları (üretim/ERP) + geri çağırma kaydındaki geri izleme özeti
“Bu parti hangi müşterilere gitti?”	İleri izleme özeti + sevk kayıtları
“Hiç geri çağırma yaşadınız mı?”	Geri çağırma kayıtları (tür filtresi)
“Geri çağırma tatbikatı yaptınız mı?”	Tür = tatbikat kayıtları + tarih
“Tatbikatta ne kadar ürüne ulaştınız, ne kadar sürdü?”	Geri toplama yüzdesi + tamamlanma süresi
“Hedefinize ulaştınız mı, ulaşamadıysanız ne yaptınız?”	Etkinlik değerlendirmesi + açılan faaliyetler
“Yetkili otoriteye bildirim yaptınız mı?”	Bildirim işareti + ekli yazışma
“Geri toplanan ürünlere ne oldu?”	Bağlı uygun olmayan çıktı kaydı ve tasfiye kararları

---

Uyarlama sonrası yürürlükten kaldırılacak formlar

• Geri Çağırma / Geri Çekme Formu
• Geri Çağırma Tatbikat Tutanağı
• Geri Çağırma Etkinlik Değerlendirme Formu
• (Lot izlenebilirlik kayıtları — üretim tarafında korunur)