İç Tetkik Prosedürü

Uyarlama zorluğu: Orta-Yüksek — teknik uyarlama kolaydır, ancak puanlama ve DÖF zorunluluğu iki sert kuraldır ve prosedürün bunlara uyması gerekir (§4). Terim uyarısı: ISO 19011’in “program” ve “plan” ayrımı sistemde birebir uygulanır; çoğu prosedürde bu ikisi karıştırılmıştır (§4.1).

---

1. Hangi şartı karşılar

Standart	Madde	Şart
ISO 9001	9.2.1	Planlı aralıklarla iç tetkik yapılması
ISO 9001	9.2.2	Tetkik programı, kriter ve kapsam, tetkikçi seçimi/tarafsızlık, sonuçların raporlanması, düzeltme ve düzeltici faaliyet, kayıtların bulundurulması
ISO 19011	—	Tetkik programı ve tetkiklerin yönetimi kılavuzu
ISO 14001 · 45001 · 27001 · 22000 · 50001	9.2	Aynı yapı (45001’de çalışan katılımı ek şartı)

2. QMS’te nerede yaşıyor

Ne	Nerede	Üretilen kayıt
Yıllık tetkik programı	Tetkik Programları	Program kaydı: yıl, dönem, kapsam, amaç, standartlar, sahip; altında tetkikler
Tek bir tetkik (plan)	İç Tetkik Yönetimi	Tetkik kaydı: kod, standartlar, denetlenen süreçler, baş tetkikçi, tetkikçiler, denetlenenler, amaç ve kapsam ayrı, tarihler
Soru listesi / kontrol listesi	Kriter Kütüphanesi	Standart + madde + süreç kapsamı ile tanımlı kriterler (kalıcı kütüphane)
Tetkik sırasındaki değerlendirme	Tetkik → Denetim Kriterleri	Kütüphaneden seçilen her kriterin snapshot’ı + bulgu tipi + puan + not + kanıt eki
Açılış / kapanış toplantısı	Tetkik kaydında ayrı alanlar	Toplantı notları
Bulgudan doğan DÖF	Kriter satırından +DÖF	DÖF kaydı + izlenebilirlik bağı (kaynak: tetkik kriteri)
Gözlem / fırsattan doğan aksiyon	Kriter satırından +Aksiyon	İyileştirme aksiyonu + bağ
Tetkik raporu	Tetkik → Rapor	Yazdırılabilir HTML + PDF: künye, bulgu özeti, madde tablosu, açılan DÖF/aksiyonlar
Konsolide program raporu	Program → Rapor	Toplam tetkik, bulgu dağılımı, tetkik bazlı tablo
Tetkikçi değerlendirmesi (opsiyonel)	Tetkik → Tetkikçi Değerlendirme	4 boyutta 1–5 puan + yorum (ayar ile açılır)

Tetkik yaşam döngüsü: Planlandı → Devam Ediyor → Tamamlandı → Kapandı (+ iptal, yeniden aç). Program yaşam döngüsü: Planlandı → Aktif → Tamamlandı.

3. Değişecek tipik cümleler

Mevcut prosedürünüzde muhtemelen şöyle yazıyor	Yeni gerçek
“Yıllık Tetkik Programları (FR-XX) hazırlanır ve yönetim tarafından onaylanır.”	Program bir kayıttır; form doldurulmaz. Programa bağlı tetkikler altında listelenir.
“Her tetkik için Tetkik Planı (FR-XX) düzenlenir.”	Tetkik kaydının kendisi plandır (kapsam, amaç, tarih, ekip, denetlenen süreçler). Plan formunu kaldırın.
“Tetkikçi Soru Listesi’ni (Excel) hazırlar.”	Sorular Kriter Kütüphanesi’nde kalıcı olarak durur; tetkikte kütüphaneden seçilir. Excel soru listesini kaldırın.
“Tespit edilen bulgular Uygunsuzluk Bildirim Formu ile kayda alınır.”	Bulgu, kriter satırının bir alanıdır (bulgu tipi); uygunsuzluk için doğrudan DÖF açılır.
“Tetkik sonunda Tetkik Raporu (Word) hazırlanır.”	Rapor kayıttan otomatik üretilir (HTML + PDF). Word şablonunu kaldırın.
“Bulgular kapanış toplantısında sözlü olarak paylaşılır.”	Kapanış toplantısı notu ayrı alandadır; bulgular zaten kayıtlıdır.
“Uygunluk gösteren maddeler için kayıt tutulmaz.”	Uygunluk da bir bulgu tipidir ve puanlanır; kontrol listesinin tamamı doldurulur. Bu, tetkik puanının anlamlı olması için gereklidir.
“Tetkik sonucunda açılan DÖF’ler ayrı bir listede izlenir.”	DÖF, bulguya bağlı olarak açılır ve izlenebilirlik zinciri korunur; ayrı liste gerekmez.
“Tetkikçilerin yeterliliği yıllık olarak değerlendirilir.”	Tetkikçi değerlendirme özelliği opsiyoneldir, ayardan açılır ve tetkik bazında yapılır (§4.6).

4. Çelişki noktaları — yazmadan önce karar verin

1. Program ≠ Plan. Sistem ISO 19011 ayrımını uygular: program = bir yıl içindeki tetkiklerin çatısı; tetkik = tek bir denetimin planı ve uygulaması. Prosedürünüzde “tetkik planı yıllık olarak hazırlanır” gibi ikisini birleştiren bir cümle varsa ayırın.
2. Bulgu tipi → puan sabittir. Majör uygunsuzluk 0, minör 25, gözlem 50, iyileştirme fırsatı 75, uygunluk 100 puan; tetkik puanı bunların ortalamasıdır. Değerlendirme sırasında puan elle değiştirilebilir, ancak varsayılan bu haritadır. Kendi puanlama sisteminiz varsa (ör. 0-3 skalası) prosedürü buna uyarlayın.
3. Uygunsuzluk varsa DÖF açılmadan tetkik tamamlanamaz — bu sert bir kuraldır ve sistem tamamlama işlemini reddeder. Prosedüre yazın: “Majör ve minör uygunsuzluklar için düzeltici faaliyet kaydı açılmadan tetkik tamamlanmış sayılmaz.” Bu, kâğıt sistemlerdeki en yaygın açığı (bulgu var, DÖF yok) kapatır.
4. Kriterler kütüphaneden seçilir ve kopyalanır. Tetkikte kullanılan kriterin metni, maddesi ve standardı o tetkiğe kopyalanır; kütüphaneyi sonradan değiştirmeniz geçmiş tetkikleri bozmaz. Prosedürde “kullanılan soru listesi tetkik kaydının ekidir” demeye gerek yoktur — kayıt zaten kendi içindedir.
5. Tetkikçi tarafsızlığı sistem tarafından zorlanmaz. “Tetkikçi kendi işini denetleyemez” kuralı bir prosedür kuralıdır; sistem baş tetkikçi/tetkikçi/denetlenen alanlarını ayırır ama çakışmayı engellemez. Kuralı prosedürde açıkça yazın ve tetkik ekibini atarken uygulayın.
6. Tetkikçi değerlendirmesi varsayılan olarak kapalıdır. Kullanacaksanız önce ayardan açın; değerlendirme dört sabit boyutta (bilgi, tarafsızlık, iletişim, profesyonellik) yapılır ve kişi kendini değerlendiremez. Kendi yetkinlik kriterleriniz farklıysa bunları Eğitim & Yetkinlik modülünde yönetin (kart 10).
7. Tetkik puanı bir zorunluluk değildir. Standart puanlama istemez. Puanı yönetim raporlaması için kullanıyorsanız iyi; ama prosedürde “tetkik puanı X’in altındaysa …” gibi bir eşik kuralı yazacaksanız, bu eşiğin sizin kararınız olduğunu belirtin.

5. Ön koşul yapılandırma

• Kriter Kütüphanesi: hazır kütüphaneden yükleyin (ISO 9001 dâhil altı standart için hazır kriter seti mevcuttur) veya kendi sorularınızı girin. Tetkikten önce dolu olmalı.
• Referans Listeler → Tetkik Bulgu Tipi: majör / minör / gözlem / iyileştirme fırsatı / uygunluk — prosedürdeki adlandırma ile birebir mi?
• Referans Listeler → Tetkik Durumu ve Tetkik Programı Durumu tanımlı mı?
• Kod Önekleri: tetkik ve tetkik programı kod önekleri prosedürdeki şema ile aynı mı?
• Standartlar: kuruluşunuzun kapsamındaki standartlar ve maddeleri yüklendi mi? (kriterler maddelere bağlanır)
• Tetkikçi yetkileri: iç denetçi rolü tanımlı ve atanmış mı?
• Tetkikçi değerlendirmesi kullanılacaksa Davranış Ayarları’ndan açıldı mı?
• DÖF kaynak listesi: “iç tetkik” kaynağı tanımlı mı?

6. EK-1 satırları

Kayıt	Nerede tutulur	Sorumlu	Saklama
Yıllık tetkik programı	Tetkik Programları	Kalite Yöneticisi	Süresiz
Tetkik planı ve uygulaması	İç Tetkik Yönetimi modülü	Baş tetkikçi	Süresiz
Kontrol listesi (kriterler)	Kriter Kütüphanesi + tetkik kaydındaki kopyası	Kalite Yöneticisi	Süresiz
Bulgular ve kanıtlar	Tetkik → Denetim Kriterleri (+ ek dosyalar)	Tetkikçi	Süresiz
Tetkik raporu	Tetkik → Rapor (PDF)	Baş tetkikçi	Süresiz
Bulgudan doğan DÖF / aksiyonlar	DÖF ve Aksiyon Yönetimi modülleri (bağ ile)	İlgili sorumlular	Süresiz
Tetkikçi değerlendirmeleri (kullanılıyorsa)	Tetkik → Tetkikçi Değerlendirme	Değerlendiren	Süresiz

7. Kopyalanabilir paragraf blokları

Kapsam

Bu prosedür, yönetim sistemimizin planlanan düzenlemelere, standardın şartlarına ve kuruluşumuzun kendi şartlarına uygunluğunun ve etkin şekilde uygulandığının doğrulanması amacıyla yürütülen iç tetkiklerin planlanmasını, gerçekleştirilmesini, raporlanmasını ve takibini kapsar.

Tetkik programı

Her yıl için, süreçlerin önemi, önceki tetkik sonuçları ve değişiklikler dikkate alınarak bir tetkik programı oluşturulur. Program; kapsanan standartları, dönemi ve planlanan tetkikleri içerir ve EK-1’de tanımlanan sistemde kayıt altına alınır.

Tetkiklerin planlanması

Her tetkik için amaç, kapsam, tetkik kriterleri, denetlenecek süreçler, tetkik ekibi ve tarihler belirlenerek kayıt oluşturulur. Tetkik kriterleri, kuruluşumuzun kriter kütüphanesinden seçilir.

Tetkikçilerin seçimi ve tarafsızlık

Tetkikçiler; tetkik edilecek faaliyetten bağımsız olacak şekilde görevlendirilir. Hiçbir tetkikçi kendi sorumluluğundaki süreci denetleyemez. Tetkik ekibinin yeterliliği, aldığı eğitimler ve deneyimi dikkate alınarak belirlenir.

Tetkikin gerçekleştirilmesi

Tetkik, açılış toplantısı ile başlar; her tetkik kriteri için elde edilen kanıtlar değerlendirilerek sonuç kayda işlenir. Uygun bulunan maddeler de kayıt altına alınır. Elde edilen belge, görüntü ve benzeri kanıtlar ilgili kritere eklenir. Tetkik, kapanış toplantısı ile sonlandırılır ve toplantı notları kayda işlenir.

Bulguların sınıflandırılması ve takibi

Bulgular; majör uygunsuzluk, minör uygunsuzluk, gözlem ve iyileştirme fırsatı olarak sınıflandırılır. Uygunsuzluk niteliğindeki bulgular için düzeltici faaliyet kaydı açılır ve uygunsuzluk kaydı bulgu ile ilişkilendirilir. Uygunsuzluk için düzeltici faaliyet kaydı açılmadan tetkik tamamlanmış sayılmaz. Gözlem ve iyileştirme fırsatları için gerektiğinde iyileştirme faaliyeti açılır.

Raporlama

Tetkik sonuçları, tetkik kaydından üretilen tetkik raporu ile raporlanır. Rapor; tetkik künyesini, bulgu özetini, değerlendirilen kriterleri ve açılan düzeltici faaliyetleri içerir. Tetkik sonuçları yönetimin gözden geçirmesine girdi oluşturur.

8. Tetkikte ne sorulur — kanıt nereden gösterilir

(Bu bölüm, iç tetkikinizin dış tetkikte nasıl sorgulanacağını gösterir.)

Tetkikçi sorusu	Nereden gösterilir
“Tetkik programınızı ve gerçekleşme durumunu görebilir miyim?”	Tetkik programı kaydı + bağlı tetkiklerin durumu
“Programı neye göre oluşturdunuz?”	Program kaydındaki kapsam/amaç alanları; önceki dönem bulgu dağılımı
“Bu tetkikte hangi kriterleri kullandınız?”	Tetkik kaydındaki denetim kriterleri listesi (tetkik anındaki hâliyle)
“Bulgunun kanıtı nedir?”	Kriter satırındaki not ve eklenmiş kanıt dosyaları
“Bu uygunsuzluk için ne yaptınız?”	Bulgudan açılan DÖF ve kök neden/faaliyet/etkinlik kayıtları
“Tetkikçi kendi sürecini denetlemiş mi?”	Tetkik ekibi ile denetlenen süreç sahiplerinin karşılaştırılması
“Tetkik raporunu görebilir miyim?”	Tetkik raporu (PDF)
“Tetkik sonuçları yönetime sunuldu mu?”	YGG kaydındaki İç Tetkik bölümü

---

Uyarlama sonrası yürürlükten kaldırılacak formlar

• Yıllık İç Tetkik Programı formu
• İç Tetkik Planı formu
• İç Tetkik Soru Listesi / Kontrol Listesi (Excel)
• İç Tetkik Bulgu / Uygunsuzluk Bildirim Formu
• İç Tetkik Raporu (Word şablonu)
• Tetkikçi Değerlendirme Formu (özellik kullanılıyorsa)