Eğitim ve Yetkinlik Prosedürü

Uyarlama zorluğu: Orta — asıl kavram değişikliği “personel” kaydının sistem kullanıcısından ayrı olmasıdır (§4.1). İkinci dikkat noktası: mevzuat gereği ıslak imzalı katılım listesi tutmanız gerekiyorsa bunun yeri neresi (§4.3).

---

1. Hangi şartı karşılar

Standart	Madde	Şart
ISO 9001	7.2	Gerekli yeterliliğin belirlenmesi, sağlanması, alınan faaliyetin etkinliğinin değerlendirilmesi + kayıt zorunlu
ISO 9001	7.3	Farkındalık (politika, hedefler, katkı, uygunsuzluğun sonuçları)
ISO 9001	7.1.2	Kişiler (kaynak olarak)
ISO 45001	7.2 / 7.3	İSG eğitimleri — mevzuat gereği belgelendirme ve süre şartları ek olarak gelir
ISO 22000	7.2	Gıda güvenliği ekibi ve personel yeterliliği

2. QMS’te nerede yaşıyor

Ne	Nerede	Üretilen kayıt
Çalışan kaydı	Personel	Ad, pozisyon, departman, işe giriş, aktif/pasif — sistem kullanıcısından ayrı kayıt
Eğitim	Eğitim & Yetkinlik modülü	Kod, başlık, tür, iç/dış, eğitmen, kurum, yer, planlanan/gerçekleşen tarih, süre, ilgili süreç
Eğitim onayı	Eğitim → onay akışı	Taslak → İnceleme → Onaylandı → Tamamlandı; onay adımı ve aktörü kayıtlı
Katılım	Eğitim → Katılımcılar	Personel bazında: katıldı mı, sonuç, puan, not
Sertifika / belge	Sertifikalar	Personel, belge adı, veren kurum, no, veriliş/geçerlilik, dosya eki, vade durumu
Yetkinlik tanımı	Yetkinlikler	Yetkinlik adı, kategori, açıklama
Yetkinlik değerlendirmesi	Personel → değerlendirme	Gerekli seviye / mevcut seviye (1–5) → açık (gap)
Yetkinlik haritası	Yetkinlik Matrisi	Personel × yetkinlik ısı haritası; açık olan hücreler işaretli
Açığın kapatılması	Değerlendirmeden Aksiyon	İyileştirme aksiyonu + izlenebilirlik bağı
Planlama ve takip	Eğitim Dashboard’u	Eğitim planı, katılım oranı, departman kırılımı, yaklaşan sertifika vadeleri

Eğitim yaşam döngüsü: Taslak → İncelemede → Onaylandı → Tamamlandı (+ reddet, iptal, yeniden aç). Kuruluşta onay zinciri tanımlıysa inceleme adımı o zincirden yürür.

3. Değişecek tipik cümleler

Mevcut prosedürünüzde muhtemelen şöyle yazıyor	Yeni gerçek
“Eğitim ihtiyaçları Eğitim İhtiyaç Formu ile toplanır.”	İhtiyaç, yetkinlik açığı olarak görünür hâle gelir (gerekli seviye > mevcut seviye). Formu kaldırın; matristen besleyin.
“Yıllık Eğitim Planı (Excel) hazırlanır ve onaylanır.”	Plan, planlanan tarihli eğitim kayıtlarının toplamıdır; onay akıştan geçer. Excel planı kaldırın.
“Eğitim sonunda Katılım Listesi imzalatılır.”	Katılım sistemde kaydedilir. İmzalı liste hâlâ gerekiyorsa (İSG mevzuatı) tarayıp eğitim kaydına ek dosya olarak yükleyin (§4.3).
“Eğitim etkinliği Eğitim Etkinlik Değerlendirme Formu ile ölçülür.”	Katılımcı bazında sonuç ve puan alanları vardır; kalıcı etkinlik ölçümü yetkinlik değerlendirmesinin güncellenmesiyle yapılır (§4.4).
“Personel yetkinlikleri Yetkinlik Matrisi (Excel) ile izlenir.”	Matris sistemde canlı üretilir; Excel’i kaldırın.
“Sertifikaların geçerlilik süreleri takip edilir.”	Vade durumu hesaplanır (geçerli / yaklaşıyor / doldu) ve 60 gün önceden otomatik hatırlatma gider.
“Çalışan, kullanıcı adı ile sisteme tanımlanır.”	Personel kaydı ile sistem kullanıcısı ayrıdır; sisteme girmeyen çalışanlar da eğitim ve yetkinlik kapsamındadır (§4.1).
“Eğitim kayıtları özlük dosyasında saklanır.”	Kayıtlar sistemde tutulur; özlük dosyası uygulamanız devam edebilir, ancak kanıt olarak sistem kaydını gösterin.

4. Çelişki noktaları — yazmadan önce karar verin

1. Personel ≠ Kullanıcı. Sistemde iki ayrı kavram vardır: kullanıcı (sisteme giren hesap) ve personel (eğitim/yetkinlik/sertifika öznesi). Üretim sahasındaki, sisteme hiç girmeyen çalışanlar da personel olarak tanımlanır — bu, ISO 7.2’nin kapsamı için gereklidir ve lisans/kullanıcı sayısından bağımsızdır. Prosedürünüzde “çalışan” tanımını personel kaydı üzerinden kurun.
2. Islak imzalı katılım listesi. Sistem katılımı kayıt altına alır, ancak İSG mevzuatı gibi bazı şartlar imzalı liste ister. Kararınızı prosedüre yazın: “Mevzuat gereği imza gerektiren eğitimlerde imzalı katılım listesi taranarak eğitim kaydına eklenir.”
3. Eğitimin onay adımı vardır. Eğitim kaydı doğrudan “yapıldı” durumuna geçmez; önce inceleme/onay adımından geçer. Prosedürünüz “eğitim gerçekleştikten sonra kayıt açılır” diyorsa, geçmişe dönük kayıtlarda bu adımın nasıl işleyeceğini yazın.
4. Etkinlik değerlendirmesi iki katmanlıdır. Anlık etkinlik = katılımcının sonucu ve sınav puanı; kalıcı etkinlik = eğitim sonrası yetkinlik seviyesinin güncellenmesi. Prosedürünüzde “eğitim etkinliği 3 ay sonra değerlendirilir” yazıyorsa, bunun yolu yetkinlik değerlendirmesini güncellemektir; sistem bunun için otomatik hatırlatma göndermez — bir aksiyon açarak takip edin.
5. Yetkinlik seviyeleri 1–5 sabittir. Kendi ölçeğiniz (ör. A/B/C veya 1–3) varsa eşleştirin; ölçeği değiştiremezsiniz.
6. Yetkinlik matrisi departman bazlı gerekli seviyeye dayanır. Matrisin anlamlı olması için önce hangi pozisyonun hangi yetkinlikte hangi seviyeye ihtiyacı olduğunu tanımlamanız gerekir. Bu tanım yoksa matris boş görünür — uyarlamanın en çok emek isteyen adımıdır.
7. Farkındalık (§7.3) eğitimle sınırlı değildir. Politika ve hedeflerin duyurulması, zorunlu okuma onayları da farkındalık kanıtıdır. Prosedürde bu kanıtları da sayın.

5. Ön koşul yapılandırma

• Personel kayıtları oluşturuldu mu? (kurulumda mevcut kullanıcılardan otomatik oluşturulur; sisteme girmeyen çalışanları elle veya toplu içe aktarımla ekleyin)
• Departman ve pozisyon bilgileri personel kayıtlarında dolu mu? (matris ve dashboard kırılımları buna dayanır)
• Referans Listeler → Eğitim Tipi / Eğitim Sonucu / Yetkinlik Kategorisi tanımlı mı?
• Kod Önekleri: eğitim kod öneki ayarlı mı?
• Yetkinlikler: kuruluşunuzun yetkinlikleri tanımlandı mı?
• Gerekli seviyeler: pozisyon/departman bazında gerekli yetkinlik seviyeleri girildi mi?
• Onay akışı: eğitim onayı zincirden mi yürüyecek, manuel mi?
• Sertifika hatırlatma: 60 günlük varsayılan kuruluşunuz için uygun mu? (prosedürde belirtin)

6. EK-1 satırları

Kayıt	Nerede tutulur	Sorumlu	Saklama
Personel kayıtları	Personel	İnsan Kaynakları	Süresiz
Eğitim planı ve kayıtları	Eğitim & Yetkinlik modülü	Eğitim sorumlusu	Süresiz
Katılım kayıtları ve sonuçları	Eğitim → Katılımcılar	Eğitim sorumlusu	Süresiz
İmzalı katılım listesi (gerekiyorsa)	Eğitim kaydı → ek dosya	Eğitim sorumlusu	Mevzuata göre
Sertifika ve belgeler	Sertifikalar (+ dosya)	İnsan Kaynakları	Belge geçerliliği + [süre]
Yetkinlik değerlendirmeleri	Personel → yetkinlik değerlendirmesi	Yönetici	Süresiz
Yetkinlik açığı faaliyetleri	Aksiyon Yönetimi modülü (bağ ile)	Faaliyet sorumlusu	Süresiz

7. Kopyalanabilir paragraf blokları

Kapsam

Bu prosedür, yönetim sistemimizin performansını etkileyen işleri yapan personelin gerekli yeterliliğinin belirlenmesini, sağlanmasını, kayıt altına alınmasını ve etkinliğinin değerlendirilmesini kapsar.

Yeterliliğin belirlenmesi

Her pozisyon için gerekli yetkinlikler ve bu yetkinliklere ilişkin gerekli seviyeler tanımlanır. Personelin mevcut yetkinlik seviyesi değerlendirilerek gerekli seviye ile karşılaştırılır; aradaki fark yetkinlik açığı olarak izlenir.

Eğitim ihtiyacının belirlenmesi ve planlanması

Eğitim ihtiyaçları; yetkinlik açıkları, yasal şartlar, uygunsuzluk ve şikayet analizleri, süreç değişiklikleri ve yönetimin gözden geçirmesi çıktıları dikkate alınarak belirlenir. Planlanan eğitimler EK-1’de tanımlanan sistemde kayıt olarak oluşturulur ve yetkili tarafından onaylanır.

Eğitimin gerçekleştirilmesi ve kayıt

Gerçekleştirilen eğitimlerde katılımcılar, katılım durumu ve varsa değerlendirme sonuçları kayda işlenir. Mevzuat gereği imzalı katılım listesi gereken eğitimlerde, imzalı liste taranarak eğitim kaydına eklenir.

Etkinliğin değerlendirilmesi

Eğitimin etkinliği; eğitim sonu değerlendirme sonuçları ve personelin ilgili yetkinlik seviyesindeki değişim üzerinden değerlendirilir. Beklenen yeterliliğe ulaşılamayan durumlarda ilave faaliyet planlanır.

Belge ve sertifikaların izlenmesi

Personele ait mesleki yeterlilik belgeleri, sertifikalar ve geçerlilik süreleri sistemde kayıt altına alınır. Geçerlilik süresi yaklaşan belgeler için ilgili sorumlulara otomatik hatırlatma yapılır; yenileme süreci belge geçerliliğini yitirmeden başlatılır.

Farkındalık

Çalışanların; kalite politikası, ilgili kalite hedefleri, yönetim sistemine katkıları ve şartlara uyulmaması durumunda ortaya çıkabilecek sonuçlar konusunda farkındalığı; eğitimler, duyurular ve kontrollü dokümanların okundu beyanı yoluyla sağlanır ve kayıt altına alınır.

8. Tetkikte ne sorulur — kanıt nereden gösterilir

Tetkikçi sorusu	Nereden gösterilir
“Bu pozisyon için gerekli yeterlilik nedir?”	Pozisyon/departman bazlı gerekli yetkinlik seviyeleri
“Bu çalışan yeterli mi, nereden anlıyorsunuz?”	Personelin yetkinlik değerlendirmesi + eğitim ve sertifika kayıtları
“Eğitim planınızı ve gerçekleşmesini görebilir miyim?”	Eğitim listesi (planlanan/gerçekleşen tarih) + dashboard
“Bu eğitime kimler katıldı?”	Katılımcı listesi ve sonuçları (+ imzalı liste eki)
“Eğitimin etkin olduğunu nasıl biliyorsunuz?”	Katılımcı sonuçları + eğitim sonrası yetkinlik seviyesi değişimi
“Geçerliliği dolmuş belgesi olan personel var mı?”	Sertifika vade durumu filtresi; hatırlatma kayıtları
“Yetkinlik açıklarınız için ne yapıyorsunuz?”	Matristeki açık hücreler + açılan faaliyetler
“Çalışanlar kalite politikasından haberdar mı?”	Doküman dağıtım okundu onayları + farkındalık eğitimi kayıtları

---

Uyarlama sonrası yürürlükten kaldırılacak formlar

• Eğitim İhtiyaç Tespit Formu
• Yıllık Eğitim Planı (Excel)
• Eğitim Katılım Formu (imza gerekmiyorsa)
• Eğitim Etkinlik Değerlendirme Formu
• Personel Yetkinlik Matrisi (Excel)
• Sertifika Takip Listesi