Süreç Yönetimi Prosedürü

Uyarlama zorluğu: Orta — asıl kazanç burada: klasik süreç kartı formu (Word/Excel) tamamen ortadan kalkar; süreç kartı artık canlı bir kayıttır ve süreç haritası ondan otomatik üretilir. Not: Süreç, bu sistemin omurgasıdır — doküman, risk, hedef, aksiyon, DÖF, tetkik hepsi sürece bağlanır. Süreçleri doğru kurmak sonraki her modülün değerini belirler.

---

1. Hangi şartı karşılar

Standart	Madde	Şart
ISO 9001	4.4.1	Süreçlerin, sırasının ve etkileşimlerinin belirlenmesi; girdi/çıktı, kriter, yöntem, kaynak, sorumluluk, risk
ISO 9001	4.4.2	Süreçlerin işletimini destekleyecek dokümante bilgi + süreçlerin planlandığı gibi yürütüldüğüne güven veren kayıtlar
ISO 9001	8.1	Operasyonel planlama ve kontrol
ISO 14001 · 45001 · 27001	4.4 / 8.1	Aynı süreç yaklaşımı

2. QMS’te nerede yaşıyor

Ne	Nerede	Üretilen kayıt
Süreç kartı	Süreç Yönetimi modülü	Kod, ad, tip, seviye, durum, üst süreç, amaç/açıklama, sahip ve ekip
Girdi / çıktı / kaynak / performans göstergesi	Süreç kartında satır listeleri	§4.4.1’in a–c şıklarının doğrudan karşılığı
Tedarikçi ve müşteri süreçler (SIPOC)	Süreç kartında süreç-süreç bağı	§4.4.1’in “sıra ve etkileşim” şartının kanıtı
Süreç akışı	Süreç → Akış Şeması	Otomatik çizilen kulvarlı (swim lane) diyagram; adım tipleri ve sorumlu roller
Süreç haritası	Süreç Haritası görünümü	Yönetsel / temel / destek bantları hâlinde tüm süreçler
Etkileşim grafiği	Harita → Etkileşim görünümü	SIPOC bağlarının ok olarak çizildiği değer akışı
Sürecin kapsamı	Süreç detayında bağlı kayıtlar	O sürece bağlı doküman, hedef, risk, aksiyon, DÖF, tetkik sayıları ve önizlemesi
Süreç performansı	Süreç Dashboard’u	Sahipsiz süreç, akışı tanımsız süreç, kapsama sağlığı, süreç karnesi

Süreç hiyerarşisi: Her sürecin bir üst süreci olabilir (ana → alt → detay). Bir süreç kendisini veya alt ağacını üst süreç ya da SIPOC bağı olarak seçemez.

3. Değişecek tipik cümleler

Mevcut dokümanınızda muhtemelen şöyle yazıyor	Yeni gerçek
“Her süreç için Süreç Kartı (FR-XX) doldurulur.”	Süreç kartı bir kayıttır; form doldurulmaz. Süreç Kartı formunu yürürlükten kaldırın.
“Süreç etkileşimleri Süreç Haritası (Ek-2) ile gösterilir.”	Harita, süreç kayıtlarından otomatik üretilir ve daima günceldir. Çizim dosyasını kaldırın.
“Süreç akış şemaları Visio ile hazırlanır ve ek olarak konur.”	Akış şeması sistemde adım/geçiş kayıtlarından otomatik çizilir. Çizim aracı ve ek dosya gerekmez.
“Süreç performans göstergeleri süreç kartında tanımlanır ve aylık izlenir.”	Gösterge tanımı süreç kartında durur, ancak ölçüm ve izleme Hedef & KPI Yönetimi modülünde yapılır. İkisini birbirine karıştırmayın (§4.3).
“Süreç sahibi süreç kartını yılda bir gözden geçirir.”	Süreç kaydı sürekli günceldir; ayrı bir gözden geçirme periyodu alanı yoktur — gözden geçirme disiplinini prosedürde kural olarak tanımlayın (§4.5).
“Süreçler ana, destek ve yönetim süreçleri olarak sınıflandırılır.”	Aynı sınıflandırma süreç tipi ile yapılır; harita bantları bu tipten üretilir. Tip tanımsız süreç haritada görünmez.
“Süreçlerle ilgili riskler süreç kartının risk bölümünde listelenir.”	Riskler ayrı kayıtlardır ve sürece bağlanır; süreç detayında bağlı kayıtlar bölümünde listelenir. Süreç kartına risk yazmayın.
“Süreç dokümanları süreç kartında listelenir.”	Doküman kayıtları sürece bağlanır; liste otomatik oluşur.

4. Çelişki noktaları — yazmadan önce karar verin

1. Süreç tipi tanımsız süreç haritada görünmez — pasif süreçler de görünmez. Bu bilinçli bir kuraldır ve harita üzerindeki “kapsama şeridi” bunları sayıp listeler. Prosedürde “her süreç haritada gösterilir” demeden önce tüm süreçlere tip verildiğinden emin olun.
2. SIPOC bağı olmayan süreç etkileşim grafiğine girmez. Etkileşim grafiği yalnızca tedarikçi/müşteri süreç bağlarından çizilir; bağsız süreçler ayrı bir şeritte listelenir. §4.4.1’in “sıra ve etkileşim” şartını gerçekten karşılamak istiyorsanız SIPOC bağlarını kurmak zorunludur — bu, uyarlamanın en çok emek isteyen ama en çok değer üreten adımıdır.
3. Süreç KPI’ı ile Hedef KPI’ı ayrı yerlerde yaşar. Süreç kartındaki gösterge listesi tanımdır (metin); ölçüm, hedef değer ve trend Hedef & KPI Yönetimi modülündedir. Prosedürünüz “süreç kartındaki göstergeler aylık ölçülür” diyorsa, ölçümün nerede tutulacağını netleştirin — öneri: her kritik süreç için o sürece bağlı bir hedef açın.
4. Akış şemasında kulvar = sorumlu unvan. Kulvarlar serbest metin değil, unvan listesinden seçilir (aynı liste kullanıcı unvanlarını da besler). Prosedürünüzde “kulvarlar departmanları gösterir” yazıyorsa, unvan listesini buna göre kurun veya cümleyi değiştirin.
5. Süreç kartının kendi gözden geçirme periyodu yoktur. Doküman ve yasal şart kayıtlarındaki gibi otomatik hatırlatma gelmez. Gözden geçirme disiplinini kurmak istiyorsanız iki yol var: (a) prosedürde YGG’ye bağlayın (“süreçler YGG öncesi gözden geçirilir”), (b) her süreç sahibi için yıllık bir aksiyon açın.
6. Sahipsiz süreç bir yönetişim boşluğudur. Dashboard bunu ayrıca sayar. Prosedürde “her sürecin bir sahibi vardır” kuralını yazın ve boş bırakmayın.

5. Ön koşul yapılandırma

• Referans Listeler → Süreç Tipi: yönetsel / temel (ana) / destek — harita bantları bundan üretilir; kuruluşunuzun adlandırması buna uyarlandı mı?
• Referans Listeler → Süreç Seviyesi ve Süreç Durumu tanımlı mı?
• Unvan listesi: akış şeması kulvarları buradan gelir; kuruluşunuzun unvanları tanımlı mı?
• Kod Önekleri: süreç kod öneki ve basamak sayısı ayarlı mı?
• Süreç sahipleri: tüm süreçlere sahip atandı mı? (dashboard “sahipsiz süreç” sayısını sıfıra indirin)
• SIPOC bağları: süreçler arası tedarikçi/müşteri ilişkileri kuruldu mu?
• İzinler: kim süreç oluşturur, kim akış şemasını düzenler?

6. EK-1 satırları

Kayıt	Nerede tutulur	Sorumlu	Saklama
Süreç kartı (girdi/çıktı/kaynak/gösterge)	Süreç Yönetimi modülü	Süreç sahibi	Süresiz
Süreç akış şeması	Süreç → Akış Şeması	Süreç sahibi	Süresiz
Süreç etkileşimleri (SIPOC)	Süreç kartı → tedarikçi/müşteri süreçler	Süreç sahibi	Süresiz
Süreç haritası	Süreç Haritası görünümü (canlı)	Kalite Yöneticisi	Süresiz
Sürece bağlı kayıtlar (doküman/risk/hedef/DÖF…)	İlgili modüller (bağ ile)	İlgili sorumlular	Süresiz

7. Kopyalanabilir paragraf blokları

Kapsam ve süreç yaklaşımı

Kuruluşumuz, yönetim sistemi için gerekli süreçleri ve bunların birbiriyle etkileşimini belirlemiş, her süreç için girdilerini, çıktılarını, gerekli kaynakları, sorumlularını ve performans göstergelerini tanımlamıştır. Süreçlere ilişkin bilgiler EK-1’de tanımlanan sistemde kayıt altına alınır ve güncel tutulur.

Süreçlerin sınıflandırılması

Süreçler; yönetsel süreçler, temel (ana) süreçler ve destek süreçleri olarak sınıflandırılır. Süreçler arasında üst-alt süreç ilişkisi kurulabilir. Sınıflandırma, süreç haritasının oluşturulmasında esas alınır.

Süreç sahipliği

Her sürecin bir sahibi bulunur. Süreç sahibi; sürecin tanımlanmasından, güncel tutulmasından, performansının izlenmesinden ve iyileştirilmesinden sorumludur. Süreçte görev alan ekip üyeleri süreç kaydında tanımlanır.

Etkileşimlerin tanımlanması

Her süreç için girdisini aldığı tedarikçi süreçler ile çıktısını verdiği müşteri süreçler tanımlanır. Süreçlerin sırası ve etkileşimi, bu tanımlardan üretilen süreç haritası ve etkileşim görünümü üzerinden izlenir.

Akışın tanımlanması

Süreçlerin işleyişi, adımları ve karar noktaları ile birlikte akış olarak tanımlanır. Her adımın sorumlusu belirtilir. Akış şeması, tanımlanan adımlardan otomatik olarak oluşturulur ve ayrıca bir çizim dosyası olarak saklanmaz.

Süreç performansının izlenmesi

Süreçlerin performansı, süreç kaydında tanımlanan göstergeler üzerinden izlenir. Ölçülmesi ve hedeflenmesi gereken göstergeler için ilgili sürece bağlı hedef ve gösterge kayıtları oluşturulur. Süreç performansı yönetimin gözden geçirmesine girdi oluşturur.

Süreçlerin gözden geçirilmesi

Süreç tanımları; kuruluş yapısında, ürün ve hizmetlerde veya yasal şartlarda değişiklik olduğunda ve en az yılda bir kez yönetimin gözden geçirmesi öncesinde süreç sahipleri tarafından gözden geçirilir.

8. Tetkikte ne sorulur — kanıt nereden gösterilir

Tetkikçi sorusu	Nereden gösterilir
“Süreçlerinizi ve etkileşimlerini görebilir miyim?”	Süreç haritası (bantlar) + etkileşim görünümü (oklar)
“Bu sürecin girdileri ve çıktıları neler?”	Süreç kartındaki girdi/çıktı satır listeleri
“Süreç sahibi kim, sorumluluğu ne?”	Süreç kaydındaki sahip ve ekip alanları
“Bu süreç nasıl işliyor?”	Akış şeması: adımlar, karar noktaları, kulvarlar
“Sürecin performansını nasıl ölçüyorsunuz?”	Süreç kartındaki göstergeler + sürece bağlı hedef/KPI ölçümleri
“Bu süreçle ilgili hangi dokümanlar var?”	Süreç detayındaki bağlı kayıtlar bölümü
“Bu süreçte hangi riskler var, hangi uygunsuzluklar çıktı?”	Sürece bağlı risk ve DÖF kayıtları; dashboard’daki süreç kırılımı
“Sahipsiz veya tanımsız süreciniz var mı?”	Süreç dashboard’u: sahipsiz süreç, akışı tanımsız süreç sayıları

---

Uyarlama sonrası yürürlükten kaldırılacak formlar

• Süreç Kartı / Süreç Tanım Formu
• Süreç Haritası çizim dosyası (Visio/PowerPoint eki)
• Süreç Akış Şeması çizim dosyaları
• Süreç Performans İzleme Formu (Hedef & KPI Yönetimi modülüne taşınır)