Doküman ve Kayıt Kontrolü Prosedürü

Uyarlama zorluğu: Yüksek — bu prosedür, yazılıma geçişte en çok değişen dokümandır. Genellikle baştan yazmak, yamamaktan hızlıdır. Ön koşul: Doküman Yönetimi modülü yapılandırması (§5) prosedürü yazmadan önce bitmeli.

---

1. Hangi şartı karşılar

Standart	Madde	Şart
ISO 9001	7.5.1 / 7.5.2 / 7.5.3	Dokümante bilginin oluşturulması, güncellenmesi ve kontrolü
ISO 14001 · 45001 · 50001	7.5	Aynı yapı (kalite yerine ilgili sistem)
ISO 27001	7.5	Ek olarak bilgi sınıflandırma/erişim şartlarıyla birlikte kurgulanır
ISO 22000	7.5	Ek olarak izlenebilirlik kayıtlarıyla birlikte kurgulanır

Prosedür genellikle iki şeyi birden kapsar: (a) kontrollü dokümanlar, (b) kayıtlar. Yazılıma geçtiğinizde bu ikisi farklı yerlerde yaşamaya başlar — (a) Doküman modülünde, (b) ilgili modülün kendi kayıtlarında. Prosedürün kurgusu bunu yansıtmalı.

2. QMS’te nerede yaşıyor

Ne	Nerede	Üretilen kayıt
Kontrollü doküman	Doküman Yönetimi modülü	Doküman kartı (kod, başlık, tür, kategori, sorumlu, ilgili süreçler)
Sürüm geçmişi	Doküman → Revizyonlar	Her revizyon kendi dosyasıyla; değişiklik notu, hazırlayan
Onay	Doküman → Onay Akışı Geçmişi	Hangi revizyon, hangi geçiş, kim, ne zaman, açıklama
Duyurma / okundu	Doküman → Dağıtım	Alıcı + hangi revizyonu, ne zaman okuduğu
Doküman şablonu	Ayarlar → Doküman Şablonları	Tür başına .docx iskeleti (antet yer tutucularıyla)
Kod dizisi	Ayarlar → Kod Önekleri (modül: Doküman Yönetimi)	Tür başına önek/basamak/sıradaki numara
Kayıtlar (b şıkkı)	İlgili modülün kendisi	DÖF, tetkik, eğitim, kalibrasyon… kayıtları — ayrı “kayıt formu” yok

Yaşam döngüsü: Taslak → İncelemede → Onaylı → Yayınlandı → Yürürlükten Kalktı (+ Yayınlandı’dan Revize Et ile yeni döngü). Yayınlanmış doküman doğrudan düzenlenemez; önce revize edilerek taslağa alınır.

3. Değişecek tipik cümleler

Mevcut prosedürünüzde muhtemelen şöyle yazıyor	Yeni gerçek
“Yürürlükteki dokümanlar Master Doküman Listesi’nde (form FR-XX) izlenir.”	Ayrı master liste tutulmaz; doküman listesinin kendisi güncel listedir, gerektiğinde dışa aktarılır. Master liste formunuzu yürürlükten kaldırın.
“Doküman kodu KYS sorumlusu tarafından verilir.”	Kod, türe göre otomatik atanır (Prosedür→PR-001, Form→FR-001…). Kod ve tür oluşturulduktan sonra değiştirilemez.
“Revizyon numarası 00’dan başlar, her değişiklikte bir artar.”	Revizyon numarası sistem tarafından otomatik artar; her revizyon kendi dosyasını taşır. Numaralandırma biçimini prosedürde vaat etmeyin.
“Hazırlayan, kontrol eden ve onaylayan imzalar dokümanın kapağında yer alır.”	İmza yerine sistem kaydı: Hazırlayan = revizyonu yükleyen, Onaylayan = onay adımının aktörü, Yayınlayan ayrı kaydedilir. Kapak antedi şablondan otomatik basılır.
“Onaylanan dokümanın ıslak imzalı nüshası KYS sorumlusunda saklanır.”	Onay elektronik kayıttır; ıslak imza şartını kaldırın (gerekiyorsa e-imza opsiyonunu tanımlayın).
“Güncel dokümanların bulunduğu yerler Doküman Dağıtım Formu ile izlenir.”	Dağıtım listesi sistemde tutulur ve alıcının “Okudum, onaylıyorum” kaydıyla kanıtlanır. Dağıtım formunuzu yürürlükten kaldırın.
“Yürürlükten kalkan dokümanın bir nüshası ‘İPTAL’ kaşesiyle arşivlenir.”	Doküman Yürürlükten Kalktı durumuna alınır; geçmiş sürümler sistemde durur ancak yalnız yetkili kullanıcılar erişebilir. Fiziksel kaşe uygulamasını kaldırın.
“Bilgisayardan alınan çıktılar kontrolsüz kopyadır, üzerine elle yazılır.”	Basılı çıktıya KONTROLSÜZ KOPYA filigranı otomatik basılabilir (ayarla açılır). Elle yazma kuralını buna çevirin.
“Dış kaynaklı dokümanlar ayrı bir listede takip edilir.”	Dış Kaynaklı doküman türü kullanılır; ayrı liste gerekmez, tür filtresiyle görüntülenir.
“Dokümanlar yılda bir gözden geçirilir.”	Doküman bazında gözden geçirme periyodu (ay) tanımlanır; tarihi yaklaşınca sorumluya otomatik hatırlatma gider. Sabit “yılda bir” yerine periyodu doküman türüne göre tanımlayın.

4. Çelişki noktaları — yazmadan önce karar verin

1. “Kontrol eden” rolü. Temel akış tek onay adımıdır (Hazırla → İncele → Onayla → Yayınla). Prosedürünüz ayrı bir “kontrol eden” imzası istiyorsa: ya çok adımlı onay akışı tanımlayın (Professional paket), ya da bu rolü prosedürden çıkarın. Var olmayan bir adımı prosedürde vaat etmek doğrudan bulgudur.
2. Onaylayanın belirlenmesi. Temel akışta onaylayan her seferinde elle seçilir. “Doküman sahibinin bir üst amiri onaylar” gibi otomatik bir kural iddia ediyorsanız önce onay akışı tanımını kurun; kuramıyorsanız cümleyi “onaylayan, doküman sorumlusunca belirlenir” biçimine çevirin.
3. Kod formatı. Sistem PR-001 düzenini kullanır; önek, ayraç ve basamak sayısı ayarlanabilir, ancak tür bazlı ayrı dizi mantığı sabittir. Prosedürünüzde PR.KYS.01 gibi bölüm kodu içeren bir şema varsa: ya şemayı sadeleştirin, ya bölüm bilgisini kategori alanında tutun. Kod içine bölüm gömmeyin — kod kilitlenir.
4. Revizyon numarası ile “değişiklik” kaydı. Sistem yalnızca revizyonu numaralar; “hangi maddede ne değişti” bilgisi revizyon değişiklik notuna yazılır. Prosedürünüz dokümanın içinde bir “Revizyon Geçmişi Tablosu” istiyorsa bunu şablonda bırakabilirsiniz, fakat iki yerde tutulan bilgi çelişme riski taşır; tercihen tek yerde tutun.
5. Saklama süresi. Kayıt üzerinde saklama süresi alanı yoktur. Saklama sürelerini prosedürün ekindeki tabloda tanımlayın (bu zaten standardın beklediği yerdir) veya ilgili modüle özel alan olarak ekleyin.
6. Okundu onayının sıfırlanması. Yeni revizyon yayınlandığında önceki okundu kayıtları sıfırlanır ve alıcılar yeniden onaylar. Prosedürünüz “değişiklik eğitimle duyurulur” diyorsa, eğitim kaydı ile okundu onayının hangisinin kanıt olduğunu netleştirin.
7. Kayıtlar için ayrı prosedür. Kayıtlar artık modüllerin içinde doğduğu için, klasik “Kayıt Kontrol Prosedürü”nün büyük kısmı işlevsizleşir. Öneri: kayıt kontrolünü bu prosedürün ayrı bir bölümü yapın ve içeriğini EK-1 + saklama tablosuna indirgeyin.

5. Ön koşul yapılandırma (prosedürü yazmadan önce)

• Referans Listeler → Doküman Tipi: kullanacağınız türler (El Kitabı, Prosedür, Talimat, Form, Plan, Politika, Dış Kaynaklı) tanımlı ve gereksizler pasif mi?
• Referans Listeler → Doküman Kategorisi: konu alanları (Kalite, Üretim, İK, İSG…) kuruluşunuza göre ayarlandı mı?
• Kod Önekleri (modül seçici: Doküman Yönetimi): her türün öneki, basamak sayısı ve başlangıç numarası prosedürde yazacağınız şemayla aynı mı?
• Doküman Şablonları: tür başına .docx iskeleti yüklendi mi? Antet yer tutucuları (${doc_no}, ${doc_title}, ${rev_no}, ${rev_date}, ${logo} …) şablona kondu mu? — antet böylece her sayfada otomatik dolar.
• Kontrolsüz kopya filigranı: açık mı? Prosedürdeki çıktı kuralı buna uygun mu?
• İzinler: kim taslak açar (düzenleme), kim onaylar, kim yayınlar, kim geçmiş revizyonlara erişir? Bu dört yetki prosedürdeki sorumluluk tablosuyla eşleşiyor mu?
• Gözden geçirme periyodu politikası: hangi türde kaç ay? (ör. Prosedür 24 ay, Talimat 12 ay, Politika 36 ay)
• Onay akışı (Professional): çok adımlı onay gerekiyorsa tanımlandı mı?

6. EK-1 satırları (kuruluşun eşleştirme tablosuna kopyalanır)

Kayıt	Nerede tutulur	Sorumlu	Saklama
Kontrollü doküman kartı ve güncel liste	Doküman Yönetimi modülü	Kalite Yöneticisi	Süresiz
Doküman revizyonları ve dosyaları	Doküman → Revizyonlar	Doküman sorumlusu	Süresiz
Onay kayıtları (hazırlayan/onaylayan/yayınlayan)	Doküman → Onay Akışı Geçmişi	Sistem (otomatik)	Süresiz
Dağıtım ve okundu onayları	Doküman → Dağıtım	Doküman sorumlusu	Süresiz
Doküman şablonları	Ayarlar → Doküman Şablonları	Kalite Yöneticisi	Süresiz
Değişiklik günlüğü (kim/ne zaman/ne değişti)	Sistem denetim izi	Sistem (otomatik)	Süresiz

7. Kopyalanabilir paragraf blokları

Aşağıdaki metinlerde yazılım adı geçmez; “elektronik doküman yönetim sistemi” ifadesi EK-1’e işaret eder. Kuruluş adı/rol adlarını kendinize göre değiştirin.

Kapsam ve genel kural

Kuruluşumuzun kontrollü dokümanları, EK-1’de tanımlanan elektronik doküman yönetim sisteminde oluşturulur, onaylanır, yayımlanır ve muhafaza edilir. Sistem dışında hazırlanan hiçbir doküman kontrollü doküman sayılmaz. Ayrıca basılı bir master doküman listesi tutulmaz; sistemdeki güncel doküman listesi bu amaca hizmet eder.

Kodlama

Her dokümana, türüne göre benzersiz bir doküman numarası sistem tarafından otomatik olarak atanır. Doküman numarası ve türü, doküman oluşturulduktan sonra değiştirilemez. Dokümanın konu alanı, doküman kartındaki kategori bilgisiyle tanımlanır.

Hazırlama, onay ve yayım

Doküman taslağı, ilgili süreç sahibi veya görevlendirdiği kişi tarafından hazırlanır ve sisteme yüklenir. Taslak, belirlenen onaylayana iletilir; onaylanan doküman yayımlanarak yürürlüğe girer. Hazırlayan, onaylayan ve yayımlayan bilgileri ile bunlara ait tarihler sistem tarafından kayıt altına alınır; bu kayıtlar imza yerine geçer.

Revizyon

Yürürlükteki bir doküman doğrudan değiştirilemez. Değişiklik ihtiyacı doğduğunda doküman revizyona alınır, yeni sürüm hazırlanarak aynı onay sürecinden geçirilir. Her sürüm sistemde ayrı olarak saklanır ve yapılan değişiklik, revizyon açıklamasında belirtilir.

Dağıtım ve duyurma

Yayımlanan dokümanlar, doküman kartında tanımlı dağıtım listesindeki kişilere sistem üzerinden duyurulur. İlgili kişilerin dokümanı okuduğunu beyan etmesi kayıt altına alınır. Yeni bir revizyon yayımlandığında okuma beyanları yenilenir.

Çıktı alma

Sistemden alınan basılı çıktılar kontrolsüz kopyadır ve üzerinde bu ibare yer alır. Kontrolsüz kopyaların güncelliğinden kullanan kişi sorumludur; güncel sürüm her zaman sistemdeki sürümdür.

Yürürlükten kaldırma

Geçerliliğini yitiren dokümanlar sistemde yürürlükten kaldırılır. Yürürlükten kalkan dokümanlar ve geçmiş sürümler silinmez; yanlış sürüm kullanımını önlemek amacıyla yalnızca yetkilendirilmiş kişilerin erişimine açık tutulur.

Dış kaynaklı dokümanlar

Mevzuat, standart, müşteri şartnamesi gibi dış kaynaklı dokümanlar, dış kaynaklı doküman türü ile sisteme kaydedilir ve güncelliği periyodik olarak gözden geçirilir.

Kayıtlar

Yönetim sistemi kayıtları, ait oldukları faaliyetin yürütüldüğü modülde oluşur ve orada muhafaza edilir; ayrıca bir kayıt formu doldurulmaz. Kayıtların hangi sistemde tutulduğu EK-1’de, saklama süreleri EK-2’de tanımlanmıştır. Kayıtlar üzerinde yapılan değişiklikler sistem tarafından kullanıcı ve tarih bilgisiyle günlüklenir.

8. Tetkikte ne sorulur — kanıt nereden gösterilir

Tetkikçi sorusu	Nereden gösterilir
“Güncel doküman listenizi görebilir miyim?”	Doküman listesi (durum = Yayınlandı filtresi); gerekirse dışa aktarım
“Bu prosedürün onay kaydını gösterin.”	Doküman detayında Onay Akışı Geçmişi — geçiş, aktör, tarih, revizyon
“Personel bu revizyondan haberdar mı?”	Dağıtım bölümü — okundu onayları ve tarihleri
“Eski sürüme kimler erişebiliyor?”	Geçmiş revizyon erişiminin yetkiyle sınırlı olduğu; yetkisiz kullanıcı denemesi
“Bu çıktı kontrollü mü?”	Çıktı üzerindeki kontrolsüz kopya filigranı / kontrol bilgileri sayfası
“Kayıt sonradan değiştirilebilir mi, iz kalıyor mu?”	Sistem denetim izi (kim, ne zaman, hangi alan)
“Dokümanlar ne sıklıkla gözden geçiriliyor?”	Doküman kartındaki gözden geçirme periyodu ve sonraki tarih; hatırlatma bildirimleri
“Dış kaynaklı dokümanları nasıl kontrol ediyorsunuz?”	Dış kaynaklı tür filtresi + gözden geçirme tarihleri

---

Uyarlama sonrası yürürlükten kaldırılacak formlar

Bu prosedürü uyarladığınızda aşağıdaki klasik formlar işlevsiz kalır — sistemde yürürlükten kaldırın, aksi hâlde “kullanılmayan kontrollü doküman” bulgusu alırsınız:

• Master Doküman Listesi
• Doküman Dağıtım Formu / Dağıtım Listesi
• Doküman Revizyon Talep Formu (revizyon talebi doğrudan sistemde başlar)
• Doküman İmha/İptal Tutanağı (yürürlükten kaldırma kaydı sistemdedir)