Tedarikçi Değerlendirme Prosedürü — QoreSoft QMS Kılavuzu

Tedarikçi prosedürünüzü uyarlama kartı: kriter tablosunu prosedürden çıkarma, puan eşikleri ve sonucu gerekçeyle geçersiz kılma.

Uyarlama zorluğu: Orta — kriterler ve ağırlıklar kuruluş tarafından tanımlanır, puan eşikleri ayarlanabilir. Bu yüzden çelişki riski düşüktür; asıl iş, prosedürdeki kriter tablosunu sisteme taşıyıp prosedürden çıkarmaktır (§3, §4.1).

1. Hangi şartı karşılar

Standart	Madde	Şart
ISO 9001	8.4.1	Dış tedarikçilerin değerlendirilmesi, seçilmesi, performansının izlenmesi ve yeniden değerlendirilmesi için kriter belirlenmesi + kayıt zorunlu
ISO 9001	8.4.2	Kontrolün tipi ve derecesi
ISO 9001	8.4.3	Dış tedarikçiye iletilen bilgi (şartlar, onay, yeterlilik, etkileşim)
ISO 45001	8.1.4	Yükleniciler ve dış kaynaklı süreçler (İSG şartları)

2. QMS’te nerede yaşıyor

Ne	Nerede	Üretilen kayıt
Tedarikçi kaydı	Tedarikçi Yönetimi modülü	Kod, ad, kategori, vergi no, iletişim, tedarik ettiği ürün/hizmet, ilişki sorumlusu, ilgili süreç
Onay durumu	Tedarikçi kartında	Aday → Değerlendirmede → Onaylı / Koşullu / Reddedildi (+ pasif) — karar notu, karar veren ve tarih damgalı
Değerlendirme kriterleri	Tedarikçi Değerlendirme Kriterleri	Kriter adı, açıklama, ağırlık, aktif/pasif — kuruluş kendi kriterlerini tanımlar
Periyodik değerlendirme	Tedarikçi → Değerlendirmeler	Dönem, değerlendiren, kriter bazında puanlar (1–5), ağırlıklı genel puan (0–100), sonuç, not
Sonucun belirlenmesi	Değerlendirme modalı	Puan eşiklerinden önerilir; sapılırsa gerekçe zorunlu
Güncel performans	Tedarikçi kartında	En güncel değerlendirmenin puanı + sonraki değerlendirme tarihi
Performans sorununda faaliyet	Tedarikçi → Aksiyon	Düzeltici aksiyon + izlenebilirlik bağı
Onaylı tedarikçi listesi	Tedarikçi listesi filtresi	Onaylı ve koşullu tedarikçiler
Hatırlatma	Otomatik	Değerlendirme tarihi yaklaşanlar ilişki sorumlusuna bildirilir

3. Değişecek tipik cümleler

Mevcut prosedürünüzde muhtemelen şöyle yazıyor	Yeni gerçek
“Onaylı Tedarikçi Listesi (FR-XX) güncellenerek yayımlanır.”	Onaylı tedarikçi listesi, onay durumu filtresiyle canlı elde edilir. Excel listesini yürürlükten kaldırın.
“Tedarikçiler Tedarikçi Değerlendirme Formu ile puanlanır.”	Değerlendirme sistemde yapılır; kriter puanları ve ağırlıklı genel puan otomatik hesaplanır. Formu kaldırın.
“Değerlendirme kriterleri: kalite %40, teslimat %30, fiyat %20, iletişim %10.”	Kriterler ve ağırlıklar kriter kütüphanesinde tanımlanır. Prosedüre sabit tablo yazmayın; kütüphaneye atıf yapın (§4.1).
“80 puan üstü yeterli, 50–80 arası şartlı, altı yetersizdir.”	Eşikler ayarlardan yapılandırılır (varsayılan: ≥80 yeterli, ≥50 koşullu). Prosedürde eşiği yazacaksanız sistemdekiyle aynı tutun.
“Değerlendirme sonucu kalite yöneticisi tarafından belirlenir.”	Sonuç puandan önerilir; değerlendirici bu öneriden saparsa gerekçe girmek zorundadır (§4.2).
“Tedarikçiler yılda bir yeniden değerlendirilir.”	Periyot tedarikçi bazında (ay) tanımlanır ve hatırlatma otomatik gider; kritik tedarikçiye daha sık periyot verebilirsiniz.
“Tedarikçi kaynaklı uygunsuzluklar tedarikçi karnesine işlenir.”	Uygunsuzluk kayıtları (UOÇ/DÖF) ayrı tutulur ve tedarikçiyle ilişkilendirilir; puana otomatik yansımaz — değerlendirme sırasında dikkate alınır (§4.4).
“Tedarikçiye şartlarımız satın alma siparişinde bildirilir.”	Cümle korunur (§8.4.3); sistemde sipariş kaydı yoktur, bu bilgi akışı dışarıda yürür ve prosedürde tanımlanır (§4.5).

4. Çelişki noktaları — yazmadan önce karar verin

Kriter tablosunu prosedürden çıkarın. Kriterler ve ağırlıklar kütüphanede yaşadığı için, prosedüre kopyalanan tablo her kriter değişikliğinde güncelleme yükü doğurur. Prosedürde “değerlendirme kriterleri ve ağırlıkları kriter kütüphanesinde tanımlanır ve kalite yöneticisi tarafından güncellenir” deyin.
Sonuç “önerilir”, dayatılmaz. Puan bir sonuç önerir; değerlendirici gerekçesini yazarak farklı bir sonuç seçebilir. Prosedürde bu esnekliği ve gerekçe zorunluluğunu yazın — tetkikçi “puan 45 ama onaylı, neden?” diye sorduğunda cevabınız kayıtta olur.
Onay durumu ≠ değerlendirme sonucu. Onay durumu tedarikçinin onaylı listede olup olmadığını söyler (aday/onaylı/koşullu/reddedildi/pasif); değerlendirme sonucu bir dönemin performans yargısıdır (yeterli/koşullu/yetersiz). Prosedürde ikisini ayrı ayrı tanımlayın ve aralarındaki kuralı yazın (ör. “iki dönem üst üste yetersiz değerlendirilen tedarikçinin onayı askıya alınır”).
Kalitesizlik verisi puana otomatik akmaz. Tedarikçi kaynaklı uygun olmayan çıktı veya DÖF sayısı, değerlendirme puanına kendiliğinden yansımaz. İki seçenek: (a) kriterlerden birini “uygunsuzluk sayısı” yapıp değerlendirirken elle puanlayın; (b) prosedürde değerlendiricinin bu kayıtları incelemesini zorunlu kılın. Öneri: ikisi birden.
Satın alma/sipariş kaydı sistemde yoktur. §8.4.3’ün “tedarikçiye iletilen bilgi” şartı sipariş, sözleşme veya şartname ile karşılanır ve bunlar ERP’de/dış sistemde durur. Prosedürde bunu açıkça yazın; EK-1’e “satın alma siparişleri — [sistem adı]” satırı ekleyin.
Koşullu tedarikçi onaylı listededir. Sistem “onaylı” ve “koşullu” tedarikçilerin ikisini de onaylı listede sayar. Prosedürünüz koşullu tedarikçiden alım yapılmasını kısıtlıyorsa, bu kuralı ayrıca yazın.

5. Ön koşul yapılandırma

Tedarikçi Değerlendirme Kriterleri: kriterleriniz ve ağırlıkları tanımlandı mı? (değerlendirmeden önce dolu olmalı; yalnız aktif kriterler puanlanır)
Davranış Ayarları → Yeterli Eşiği / Koşullu Eşiği: puan eşikleri kuruluşunuzun politikasına ayarlandı mı?
Referans Listeler → Tedarikçi Kategorisi (hammadde / hizmet / ekipman / taşeron…)
Referans Listeler → Tedarikçi Onay Durumu ve Değerlendirme Sonucu adlandırmaları uygun mu?
Kod Önekleri: tedarikçi kod öneki ayarlı mı?
Değerlendirme periyotları: her tedarikçiye periyot (ay) girildi mi? Kritik tedarikçilere daha kısa periyot verildi mi?
İzinler: kriter kütüphanesini kim yönetir? (dar yetki)
Mevcut tedarikçi listeniz toplu içe aktarım ile yüklenebilir.

6. EK-1 satırları

Kayıt	Nerede tutulur	Sorumlu	Saklama
Tedarikçi kayıtları ve onay durumu	Tedarikçi Yönetimi modülü	Satın Alma / Kalite Yöneticisi	Süresiz
Değerlendirme kriterleri	Tedarikçi Değerlendirme Kriterleri	Kalite Yöneticisi	Süresiz
Periyodik değerlendirmeler	Tedarikçi → Değerlendirmeler	Değerlendirici	Süresiz
Onay/ret kararları ve gerekçeleri	Tedarikçi kartı (karar notu + damga)	Kalite Yöneticisi	Süresiz
Tedarikçi kaynaklı uygunsuzluklar	Uygun Olmayan Çıktı / Düzeltici Faaliyetler modülleri (bağ ile)	Kalite Yöneticisi	Süresiz
Satın alma siparişleri / sözleşmeler	[ERP / dış sistem]	Satın Alma	[süre]

7. Kopyalanabilir paragraf blokları

Kapsam

Bu prosedür, ürün ve hizmetlerimizin uygunluğunu etkileyen dış tedarikçilerin değerlendirilmesini, seçilmesini, performanslarının izlenmesini ve yeniden değerlendirilmesini kapsar.

Kriterler

Tedarikçilerin değerlendirilmesinde kullanılacak kriterler ve bunların ağırlıkları, EK-1’de tanımlanan sistemdeki kriter kütüphanesinde tanımlanır ve güncel tutulur. Kriterler; tedarik edilen ürün veya hizmetin kuruluşumuzun ürün ve hizmet uygunluğuna etkisi dikkate alınarak belirlenir.

Seçim ve onay

Yeni tedarikçiler aday olarak kaydedilir ve kriterlere göre değerlendirilir. Değerlendirme sonucuna göre tedarikçi; onaylı, koşullu onaylı veya reddedilmiş olarak sınıflandırılır. Karar, gerekçesi ve karar veren ile birlikte kayıt altına alınır. Onaylı ve koşullu onaylı tedarikçiler onaylı tedarikçi listesini oluşturur.

Performansın izlenmesi ve yeniden değerlendirme

Tedarikçiler, kritikliklerine göre belirlenen periyotlarda yeniden değerlendirilir. Değerlendirmede; kriter bazında verilen puanlar üzerinden ağırlıklı genel puan hesaplanır ve sonuç belirlenir. Değerlendirici, hesaplanan puandan farklı bir sonuç belirlemesi hâlinde gerekçesini kayda işler. Değerlendirme döneminde tedarikçi kaynaklı olarak kaydedilmiş uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetler dikkate alınır.

Performans yetersizliği

Yetersiz değerlendirilen tedarikçilere performans iyileştirme faaliyeti açılır ve sonuçları izlenir. [Sayı] dönem üst üste yetersiz değerlendirilen tedarikçinin onayı askıya alınır.

Tedarikçiye iletilen bilgi

Tedarikçilere; tedarik edilecek ürün ve hizmete ilişkin şartlar, onay şartları, personel yeterliliği ve kuruluşumuzla etkileşim biçimi satın alma dokümanları aracılığıyla iletilir.

8. Tetkikte ne sorulur — kanıt nereden gösterilir

Tetkikçi sorusu	Nereden gösterilir
“Onaylı tedarikçi listenizi görebilir miyim?”	Onay durumu filtresi (onaylı + koşullu)
“Bu tedarikçiyi hangi kriterlere göre seçtiniz?”	Kriter kütüphanesi + tedarikçinin ilk değerlendirmesi
“Bu tedarikçinin performansı nasıl?”	Güncel puan + değerlendirme geçmişi
“Puanı düşük ama neden hâlâ onaylı?”	Sonuç geçersiz kılma gerekçesi (kayıtta zorunlu)
“Ne zaman yeniden değerlendireceksiniz?”	Sonraki değerlendirme tarihi + hatırlatma
“Tedarikçi kaynaklı uygunsuzluk oldu mu?”	Tedarikçiyle ilişkilendirilmiş UOÇ/DÖF kayıtları
“Yetersiz tedarikçi için ne yaptınız?”	Tedarikçiye bağlı faaliyet kayıtları
“Tedarikçiye şartlarınızı nasıl bildiriyorsunuz?”	Satın alma dokümanları (dış sistem) + prosedür kuralı

Uyarlama sonrası yürürlükten kaldırılacak formlar

Onaylı Tedarikçi Listesi (Excel)
Tedarikçi Değerlendirme Formu
Tedarikçi Performans Takip Çizelgesi
Tedarikçi Anket Formu (Anket & Memnuniyet modülüne taşınabilir)