Değişiklik Yönetimi Prosedürü

Uyarlama zorluğu: Düşük — çoğu kuruluşta bu prosedür hiç yoktur ya da tek paragraflık bir maddedir. Uyarlamadan çok kurma işidir. Kapsam kararı gerekir: ISO 9001 §6.3 (sistem değişikliği) ile ürün/proses değişikliği aynı prosedürde mi yönetilecek? (§4.1)

---

1. Hangi şartı karşılar

Standart	Madde	Şart
ISO 9001	6.3	Yönetim sisteminde yapılacak değişikliklerin planlı biçimde yürütülmesi: amaç ve sonuçları, sistemin bütünlüğü, kaynakların uygunluğu, sorumlulukların tahsisi
ISO 9001	8.5.6	Üretim ve hizmet sunumundaki değişikliklerin kontrolü + kayıt zorunlu
ISO 9001	8.3.6	Tasarım değişiklikleri (ayrı modül — kart 20)
ISO 45001	8.1.3	Değişiklik yönetimi (İSG riskleri açısından)
ISO 27001	8.1	Değişikliklerin kontrolü

2. QMS’te nerede yaşıyor

Ne	Nerede	Üretilen kayıt
Değişiklik talebi	Değişiklik Yönetimi modülü	Kod, başlık, açıklama, tür, gerekçe, talep eden, sorumlu, ilgili süreç, planlanan tarih
Etki analizi	Değişiklik → Etki tablosu	Etki alanı, etki tipi, şiddet, açıklama + opsiyonel kayıt bağı (süreç / risk / doküman)
Onay	Değişiklik → onay akışı	Taslak → Analiz → İnceleme → Onaylandı → Uygulanıyor → Tamamlandı
Uygulama faaliyetleri	Değişiklikten Aksiyon	İyileştirme aksiyonları + izlenebilirlik bağı
Uygulama sonucu	Tamamlama modalı	Uygulama sonucu + doğrulayan ve tarih damgası
Hatırlatma	Otomatik	Termini yaklaşan/geçen değişiklikler sorumlusuna bildirilir

Faza duyarlı ekran: Etki analizi planlama fazında (taslak/analiz/inceleme) düzenlenir; aksiyonlar ve uygulama sonucu uygulama fazında görünür. Bu, prosedürün akışını doğrudan dayatır — prosedürünüzü bu iki faza göre yazın.

3. Değişecek tipik cümleler

Mevcut prosedürünüzde muhtemelen şöyle yazıyor	Yeni gerçek
“Değişiklik talepleri Değişiklik Talep Formu ile iletilir.”	Talep doğrudan sistemde kayıt olarak açılır; formu kaldırın.
“Değişikliğin etkileri değerlendirilir.”	Etki değerlendirmesi yapılandırılmış satırlar hâlinde girilir (alan, tip, şiddet) ve etkilenen süreç/risk/doküman kaydına bağlanabilir.
“Değişiklik yönetim onayına sunulur.”	Onay, tanımlı akıştan yürür; onaylayan ve tarih kayıtlıdır. Kuruluşta onay zinciri tanımlıysa çok adımlı işler.
“Onaylanan değişiklik uygulanır ve sonucu raporlanır.”	Uygulama faaliyetleri ayrı aksiyon kayıtları olarak açılır; sonuç ve doğrulayan kayda damgalanır.
“Değişiklikler Değişiklik Takip Listesi’nde izlenir.”	Liste ve durum istatistikleri sistemdedir.
(muhtemelen hiç yok)	Değişikliğin doğrulanması: uygulama sonrası beklenen sonuca ulaşılıp ulaşılmadığının kayda geçmesi (§4.3).

4. Çelişki noktaları — yazmadan önce karar verin

1. Kapsamı netleştirin. Bu modül §6.3’ün “yönetim sistemi değişikliği” şartını karşılamak için kurulmuştur, ancak organizasyon, süreç, ekipman, yazılım, mevzuat uyumu gibi her tür değişikliği taşıyabilir. Kapsam dışı bırakmanız gerekenler: doküman revizyonu (kart 01), tasarım değişikliği (ayrı modül), acil düzeltmeler (DÖF). Prosedürde bu ayrımı açıkça yazın; yoksa her doküman revizyonu için değişiklik kaydı açılmaya başlanır ve kayıtlar asıl amacından uzaklaşır.
2. Faz kuralı prosedürü belirler. Etki analizi onaydan önce girilmelidir; onaydan sonra planlama alanları kapanır. Prosedürünüz “değişiklik uygulanırken etkileri gözden geçirilir” diyorsa çelişir — etki analizini onay öncesine alın.
3. Etki satırının kayıt bağı isteğe bağlıdır. Etkilenen süreci/riski/dokümanı bağlamak zorunlu değildir, ama bağlarsanız izlenebilirlik zinciri oluşur. Prosedürde “etkilenen süreç, risk ve dokümanlar etki satırında ilişkilendirilir” kuralını koyun.
4. Değişiklikten risk üretimi otomatik değildir. §6.3 değişikliğin sistem bütünlüğünü bozmamasını ister; yeni riskler doğuyorsa risk kaydı açmak elle yapılır. Prosedüre yazın: “Değişikliğin doğurduğu yeni riskler için risk kaydı açılır.”
5. Acil değişiklikler. Onay akışını bekleyemeyecek durumlar için prosedürde bir istisna tanımlayın (ör. “acil değişiklikler sözlü onayla uygulanır, en geç [süre] içinde kayıt açılarak onay süreci tamamlanır”) — aksi hâlde sistem baypas edilir.
6. Değişiklik türleri lookup’tır. Kendi sınıflandırmanızı (organizasyonel / süreç / ekipman / yazılım / mevzuat…) tanımlayın; prosedürdeki sınıflandırma ile birebir olsun.

5. Ön koşul yapılandırma

• Referans Listeler → Değişiklik Tipi kuruluşunuza uyarlandı mı?
• Referans Listeler → Etki Alanı / Etki Türü / Etki Düzeyi tanımlı mı?
• Kod Önekleri: değişiklik kod öneki ayarlı mı?
• Onay akışı: değişiklik onayı tek adımlı mı, zincirden mi yürüyecek? Kim onaylar?
• Kapsam kararı: hangi değişiklikler bu modüle girer, hangileri girmez? (prosedürde ve kullanıcı eğitiminde net olsun)
• Termin politikası: hatırlatma 3 gün önce gider; prosedürdeki süre buna uygun mu?

6. EK-1 satırları

Kayıt	Nerede tutulur	Sorumlu	Saklama
Değişiklik talebi ve gerekçesi	Değişiklik Yönetimi modülü	Talep eden / sorumlu	Süresiz
Etki analizi	Değişiklik → etki satırları	Değişiklik sorumlusu	Süresiz
Onay kaydı	Değişiklik → onay akışı geçmişi	Sistem (otomatik)	Süresiz
Uygulama faaliyetleri	Aksiyon Yönetimi modülü (bağ ile)	Faaliyet sorumlusu	Süresiz
Uygulama sonucu ve doğrulama	Değişiklik kapanış kaydı	Doğrulayan	Süresiz

7. Kopyalanabilir paragraf blokları

Kapsam

Bu prosedür, yönetim sistemimizde ve süreçlerimizde yapılacak değişikliklerin planlı bir şekilde belirlenmesini, etkilerinin değerlendirilmesini, onaylanmasını, uygulanmasını ve sonucunun doğrulanmasını kapsar. Kontrollü dokümanların revizyonu doküman yönetimi prosedürüne, ürün ve hizmet tasarımına ilişkin değişiklikler tasarım prosedürüne göre yürütülür.

Değişiklik talebi

Değişiklik ihtiyacı belirlendiğinde; değişikliğin amacı, gerekçesi ve kapsamı belirtilerek EK-1’de tanımlanan sistemde kayıt açılır. Kayıtta değişikliğin sorumlusu, ilgili süreç ve planlanan uygulama tarihi belirtilir.

Etki analizi

Değişikliğin; süreçler, kaynaklar, sorumluluklar, riskler, dokümante bilgi ve yönetim sisteminin bütünlüğü üzerindeki olası etkileri değerlendirilir ve her etki, alanı, tipi ve şiddeti belirtilerek kayda işlenir. Etkilenen süreç, risk ve dokümanlar ilgili kayıtlarla ilişkilendirilir. Değişikliğin doğurduğu yeni riskler için risk kaydı açılır.

Onay

Etki analizi tamamlanan değişiklik, yetkili tarafından değerlendirilerek onaylanır veya reddedilir. Onay kaydı; onaylayan ve tarih bilgisiyle birlikte saklanır. Onaylanmayan değişiklikler gerekçesiyle kapatılır.

Uygulama

Onaylanan değişikliğin uygulanması için gerekli faaliyetler, sorumluları ve terminleri ile birlikte açılır. Gerekli kaynakların sağlanması değişiklik sorumlusunun görevidir. Uygulama sırasında ilgili dokümante bilgi güncellenir ve etkilenen personel bilgilendirilir.

Doğrulama ve kapanış

Uygulama tamamlandığında, değişikliğin amaçlanan sonuca ulaşıp ulaşmadığı değerlendirilir; sonuç ve doğrulamayı yapan kişi kayda işlenerek değişiklik kapatılır.

Acil değişiklikler

Faaliyetin sürekliliğini veya güvenliğini tehdit eden acil durumlarda değişiklik, yetkilinin onayı ile derhâl uygulanabilir; bu durumda kayıt en geç [süre] içinde oluşturularak etki analizi ve onay süreci tamamlanır.

8. Tetkikte ne sorulur — kanıt nereden gösterilir

Tetkikçi sorusu	Nereden gösterilir
“Son dönemde sisteminizde ne değişti?”	Değişiklik kayıtları listesi (tür ve durum filtreleri)
“Bu değişikliğin etkilerini nasıl değerlendirdiniz?”	Etki analizi satırları ve bağlı kayıtlar
“Değişikliği kim onayladı?”	Onay akışı geçmişi (aktör + tarih)
“Değişiklik sonrası dokümanlarınızı güncellediniz mi?”	Etkilenen dokümanların revizyon kayıtları
“Yeni risk doğdu mu, değerlendirdiniz mi?”	Değişiklikle ilişkilendirilmiş risk kayıtları
“Değişiklik amacına ulaştı mı?”	Uygulama sonucu ve doğrulama damgası
“Acil bir değişiklik oldu mu, nasıl yönettiniz?”	İlgili kayıt + prosedürdeki acil değişiklik kuralı

---

Uyarlama sonrası yürürlükten kaldırılacak formlar

• Değişiklik Talep Formu
• Değişiklik Etki Analizi Formu
• Değişiklik Takip Listesi