Yeni prosedür yayınlama

Kim yapar: Dokümanı hazırlayan (oluşturma) + onaylayan + yayınlayan Süre: hazırlık dışında 10 dakika

1. Dokümanı oluşturun

1. Doküman Yönetimi → Yeni Doküman
2. Tür seçin (Prosedür). Kod alanını boş bırakın — Otomatik yazar; kaydettiğinizde türe göre üretilir (PR-001).

   Tür ve kod kaydettikten sonra değiştirilemez. Tür seçimini iki kez kontrol edin.

3. Başlık, kategori, sorumlu, ilgili süreçler (birden çok seçebilirsiniz), amaç.
4. Gözden geçirme periyodu verin (örn. 24 ay) — yayınlandığında sonraki gözden geçirme tarihi hesaplanır ve zamanı gelince hatırlatılır.
5. İsterseniz ISO maddelerini bağlayın.
6. Kaydedin.

2. İçeriği yükleyin

Doküman Taslak durumundayken detay sayfasındaki revizyon bölümünden dosyayı yükleyin.

Şirket antetli bir şablon tanımlıysa Şablonu İndir ile iskeleti alın, doldurun, geri yükleyin. Antet alanları (doküman no, revizyon, tarih) çıktı alınırken otomatik dolar.

Dosya adını sistem belirler: PR-001.rev1.docx. Yüklediğiniz dosyanın adı hiçbir yerde görünmez.

3. Dağıtım listesini kurun

Dokümanın ulaşması gereken kişileri ekleyin. Doküman yayınlandığında hepsine bildirim gider ve okundu takibi başlar.

Bu adımı yayından önce yapın — sonradan eklenen kişiye otomatik bildirim gitmez.

4. Onaya gönderin

İncelemeye Gönder → onaylayan ve termin seçin.

Kuruluşunuzda doküman için bir onay zinciri tanımlıysa zincir devreye girer ve adımlar sırayla ilerler. Yoksa seçtiğiniz kişi elle onaylar.

5. Onaylayın

Onaylayan kişi dokümanın detay sayfasındaki onay panelinden işlem yapar: Onayla / Reddet / İade Et.

Onay bildirim listesinden tek tıkla yapılamaz — onaylamadan önce dokümanı görmüş olmanız beklenir.

Reddedilirse doküman taslağa döner, düzeltip tekrar gönderirsiniz.

6. Yayınlayın

Yayınla butonu (yayınlama yetkisi gerekir):

• Son revizyon yürürlüğe girer.
• Onay damgası basılır, ilk yayın tarihi kaydedilir.
• Gözden geçirme tarihi ileri alınır.
• Dağıtım listesindeki herkese bildirim gider.

7. Okundu takibini izleyin

Alıcılar dokümanı açıp **“Okudum, onaylıyorum”**a bastıkça okuma kayıtları oluşur; hangi revizyonu onayladıkları damgalanır.

Okunma oranını modül dashboard’undaki Dağıtım & Okundu Uyumu bölümünden izleyin.

Sık sorulanlar

Yayındaki dokümanı düzeltmek istiyorum. → Yayındaki dokümanı revize etme

Kod yanlış üretildi. → Kod kilitlidir. Doğru türde yeni doküman açıp yanlış olanı silin (henüz yayınlanmadıysa). Önek biçimini Ayarlar → Kod Önekleri → Doküman Türleri’nden düzeltin.

Eski revizyonu kimse indiremesin istiyorum. → Zaten öyle: yürürlükteki revizyonu indirme yetkisi geniş, geçmiş revizyonlar yalnız düzenleme yetkisi ya da Kalite Yöneticisi ile indirilir.

Word dosyasını açmak için Office gerekiyor mu? → Hayır. Word, Excel ve PowerPoint dosyaları uygulama içinde gömülü olarak görüntülenir.

İlgili

• Doküman Yönetimi
• Onay akışları