Doküman Yönetimi

Prosedür, talimat, form, el kitabı, politika, plan ve dış kaynaklı belgeleri revizyon kontrollü yönetir. Her dokümanın kodu, revizyon geçmişi, dağıtım listesi ve isteğe bağlı gözden geçirme tarihi vardır.

Bu sayfa yalnız Doküman modülüne özgü olanı anlatır. Liste, filtre, form ve onay paneli gibi ortak davranışlar için Temeller bölümüne bakın.

Kayıt yapısı

Modül üç kayıt tipinden oluşur:

Kayıt	Nedir
Doküman	Ana kayıt: kod, başlık, tür, kategori, sorumlu, ilgili süreçler, amaç.
Revizyon	Dokümanın bir sürümü. Her revizyon kendi dosyasını taşır — gerçek sürüm geçmişi budur.
Dağıtım	Dokümanın ulaştığı kişiler ve okundu kayıtları.

Tür dokümanın biçimidir (Prosedür, Form, Talimat…) ve kodu belirler. Kategori konu alanıdır (Kalite, Üretim, İK, İSG…) ve yalnız gruplama/filtreleme içindir. İkisi de Referans Listeler’den yönetilir.

Bir doküman birden çok süreçle ilişkilendirilebilir; süreç sayfasından da o sürece bağlı dokümanlar görülür.

Doküman kodu türe göre üretilir

Diğer modüllerde tek bir kod dizisi vardır; Doküman’da her tür kendi dizisini taşır:

Tür	Önek	Örnek
El Kitabı	EK	EK-001
Prosedür	PR	PR-001
Talimat	TL	TL-001
Form	FR	FR-001
Plan	PL	PL-001
Politika	PO	PO-001
Dış Kaynaklı	DK	DK-001

Kod oluşturma anında atanır; tür ve kod sonradan değiştirilemez. Önek ve basamak sayısı Ayarlar → Kod Önekleri → Doküman Türleri bölümünden tür başına ayarlanır. Yeni bir doküman türü tanımlarsanız önek adın ilk iki harfinden türetilir, sonra değiştirebilirsiniz.

Yaşam döngüsü

Taslak → İncelemede → Onaylı → Yayınlandı → Yürürlükten Kalktı
   ▲          │                     │
   └─ Reddet ─┘        Revize Et ───┘

İşlem	Ne olur
İncelemeye Gönder	Taslak → İncelemede. Onaylayan ve termin seçilir, bildirim gider.
Onayla / Reddet	İncelemede → Onaylı, ya da Taslak’a geri.
Yayınla	Onaylı → Yayınlandı. Son revizyon yürürlüğe girer, onay damgası basılır, gözden geçirme tarihi ileri alınır, dağıtım listesine bildirim gider.
Yürürlükten Kaldır	Yayınlandı → Yürürlükten Kalktı.
Revize Et	Yayınlandı → Taslak. Yeni revizyon döngüsü başlar; eski yürürlükteki revizyon o döngü bitene dek geçerli kalmaya devam eder.
Revizyondan Vazgeç	Başlattığınız revizyon döngüsünü iptal eder, doküman yayına döner. Bu döngüde eklenmiş yayınlanmamış revizyonlar silinir. Yalnız daha önce yayınlanmış dokümanlarda vardır.

Kuruluşunuz Onay Akışları’ndan doküman için bir zincir tanımladıysa inceleme–onay adımı o zincirden yürür; tanımlamadıysa onaylayanı elle seçersiniz. Bkz. Onay akışları.

Künye kimden oluşur: Hazırlayan = revizyonu yükleyen · Onaylayan = onay adımını yapan kişi · Yayınlayan ayrıca kaydedilir. İlk Yayın Tarihi dokümana bir kez damgalanır; Yürürlük Tarihi yürürlükteki revizyonun yayın tarihidir.

Detay sayfasındaki Onay Akışı Geçmişi her adımı hangi revizyona ait olduğuyla birlikte listeler (Rev.2 · Onayla · kim · ne zaman · açıklama). Denetimde istenen iz budur.

Revizyonlar ve dosyalar

• Dokümanın içeriği revizyon dosyasıdır. Bu yüzden Doküman modülünde ayrı bir “Ekler” bölümü yoktur.
• Yeni revizyon yalnız Taslak durumunda eklenebilir. Yayındaki bir dokümanı değiştirmek için önce Revize Et dersiniz.
• Mevcut sisteminizden geçiyorsanız revizyon numaranızı koruyabilirsiniz. İlk dosyayı yüklerken Revizyon No alanına eski sistemdeki numarayı yazın (örneğin 2); doküman QMS’te de Rev. 2 olarak başlar, bir sonraki güncelleme Rev. 3 olur. Alan yalnız dokümanın ilk revizyonunda sorulur; sonraki revizyonlar her zaman kendiliğinden bir artar. Boş bırakırsanız 1’den başlar. Böylece dokümanın kapağında yazan revizyon numarası ile sistemdeki numara birbirini tutar — denetimde açıklama gerektirmez. Toplu aktarımda (Excel/CSV ile içe aktarma) aynı bilgi Revizyon No sütunuyla verilebilir; dosyayı yüklediğinizde numara kendiliğinden gelir.
• Dosya adı sistem tarafından belirlenir: Kod.revN.uzantı (örneğin FR-001.rev2.docx). Yüklediğiniz dosyanın adı hiçbir yerde görünmez — yanlış sürüm karışıklığını önler.
• Form şablonlarını Word/Excel olarak indirtebilirsiniz. Dokümanın künyesindeki “Kaynak dosya indirilebilir” kutusunu işaretlerseniz, dokümanı görebilen herkes yürürlükteki sürümün düzenlenebilir dosyasını da indirir — doldurulmak üzere dağıtılan formlar için bunu kullanın. Kutu işaretli değilse (varsayılan) kullanıcılara yalnız damgalı PDF gider; düzenlenebilir dosyayı sadece doküman düzenleme yetkisi olanlar indirebilir. Prosedür ve talimatlarda kutuyu kapalı bırakın: kontrollü kopya PDF’tir, herkesin elinde düzenlenebilir bir prosedür olması kontrolü kaybettirir. Geçmiş revizyonların kaynak dosyası bu kutudan etkilenmez, her hâlükârda kapalıdır.
• Görüntüleme uygulama içindedir. PDF ve görseller doğrudan açılır; Word, Excel ve PowerPoint dosyaları arka planda PDF’e çevrilip gömülü gösterilir. Ayrı bir ofis eklentisi gerekmez.

Kim hangi revizyonu indirebilir?

Revizyon	Gereken yetki
Yürürlükteki	“indir” yetkisi — geniş, herkese verilebilir.
Geçmiş / yürürlükten kalkmış	“düzenle” yetkisi ya da Kalite Yöneticisi rolü.

Bu ayrım bilinçlidir: eski bir sürümün yanlışlıkla kullanılmasını engeller.

Şablonlar ve kontrollü kopya

Ayarlar → Doküman Şablonları’ndan tür başına bir Word iskeleti tanımlayabilirsiniz (logo, standart başlıklar, antet alanları). Yazan kişi doküman sayfasındaki Şablonu İndir ile iskeleti alır, doldurur, ilk revizyon olarak yükler.

Şablondaki antet yer tutucuları (doküman no, başlık, revizyon no, yayın tarihi, logo) çıktı alınırken doldurulur. Kontrollü kopya alındığında dokümanın sonuna Doküman Kontrol Bilgileri sayfası eklenir; gerekiyorsa her sayfaya TASLAK / GEÇERSİZ / KONTROLSÜZ KOPYA filigranı basılır.

Dağıtım listesi (okundu–anlaşıldı)

1. Dokümanı düzenleyen kişi listeye kullanıcıları ekler.
2. Doküman yayınlandığında her alıcıya bildirim gider.
3. Alıcı dokümanı açar ve **“Okudum, onaylıyorum”**a basar; okuma revizyon numarasıyla damgalanır.
4. Yeni revizyon yayınlandığında okundu kayıtları sıfırlanır — herkes yeni sürümü yeniden onaylar.

Dağıtım bölümü katlanabilir ve “Tümünü seç” seçeneği vardır.

İlişkili dokümanlar

Bir prosedüre bağlı form ve talimatları birbirine bağlarsınız.

• Seçim listesinde yalnız Yayınlandı durumundaki dokümanlar bulunur.
• Bağ çift yönlüdür: A’ya B’yi eklerseniz B’de de A görünür.
• Bağlı bir doküman sonradan yürürlükten kalkarsa listeden düşmez; yanına durum etiketi eklenir. Çıkarmak sizin kararınızdır.
• Bu liste, alınan kontrollü kopyanın kontrol bilgileri sayfasına da basılır.

Periyodik gözden geçirme

Dokümana gözden geçirme periyodu (ay) verirseniz, yayınlandığında sonraki gözden geçirme tarihi hesaplanır. Tarih yaklaştığında (30 gün kala) sorumlusuna hatırlatma bildirimi gider.

Diğer modüllerle bağlantılar

Detay sayfasından:

• Aksiyon Oluştur — dokümanla ilgili bir iş açar (düzeltici tip).
• DÖF Oluştur — dokümandan doğan bir uygunsuzluk kaydı açar; kaynak “doküman” olarak işlenir.

Ayrıca izlenebilirlik paneli dokümanın tüm bağlarını gösterir. Bağlı kayıtların yaşam döngüsü kendi modüllerinde yürür; doküman sayfasından düzenlenmezler.

Yetkiler

Standart yetkilerin yanında bu modüle özgü olanlar:

Yetki	Ne sağlar
Onayla	Onayla / Reddet.
Yayınla	Yayınla / Yürürlükten Kaldır.
İndir	Yürürlükteki revizyonu indirme ve görüntüleme.
Şablon yönetimi	Doküman Şablonları kütüphanesini yönetme (şablon indirmek için gerekmez).

Varsayılan dağılım: Kalite Yöneticisi tüm işlemleri yapar; standart kullanıcı oluşturur ve düzenler, onaylamaz/yayınlamaz. Kuruluşunuz bunu değiştirebilir.

Dashboard’da ne var?

Liste | Dashboard anahtarından: durum kutuları (gözden geçirmesi yaklaşan ve geçmiş dahil) · tür, süreç ve standart dağılımları (yürürlükten kalkanlar hariç) · periyodik gözden geçirme donutu ve listesi · dağıtım okundu uyumu göstergesi ve doküman başına okunma oranı.

İlgili

• Doküman Yönetimi modülüne genel bakış
• Onay akışları
• Kayıt oluşturma ve düzenleme