Yönetim Gözden Geçirme

Yönetim gözden geçirme toplantısının girdilerini otomatik derler, değerlendirmelerinizi kaydeder ve çıktı kararlarını aksiyona bağlar (ISO 9001/14001/45001 §9.3).

Modülün asıl değeri şudur: §9.3.2’nin istediği girdileri elle toplamazsınız. Dönemi seçersiniz, sistem lisansınızdaki her modülden ilgili bölümü derler.

Kayıt alanları

Alan	Not
Kod	YGG-0001.
Başlık, yıl	Yıl boş bırakılırsa cari yıl.
Dönem	Başlangıç–bitiş. Boş bırakılırsa yılın tamamı (1 Ocak – 31 Aralık).
Gözden geçirme tarihi	Toplantı tarihi.
Amaç
Kapsanan standartlar	Hangi yönetim sistemini kapsadığını belgeler.
Katılımcılar	Çoklu kullanıcı seçimi.
Özet

Yaşam döngüsü

Planlandı → Devam Ediyor → Tamamlandı
   (İptal · Tamamlandı → Tekrar Aç)

Onay akışı yoktur.

Tamamlandığında girdiler DONAR. O anki tüm sayılar ve dağılımlar kayda yazılır. Sonradan yeni DÖF açılsa, tetkik yapılsa bile o YGG kaydı toplantı günündeki tabloyu göstermeye devam eder — denetimde beklenen davranış budur. Tekrar Aç derseniz dondurulmuş görüntü temizlenir ve girdiler yeniden canlı derlenir.

Otomatik derlenen girdiler (§9.3.2)

Her modül kendi bölümünü sağlar. Bir bölümün görünmesi iki şeye bağlıdır: paketinizde o modül var mı ve bu gözden geçirme o standardı kapsıyor mu (aşağıdaki Kapsam başlığına bakın).

Önce ISO 9001’in a–f dizisi kesintisiz akar; standarda özel bölümler dizinin ardından tek blok hâlinde gelir:

ISO maddesi	Bölüm ve ne söyler
a) Önceki gözden geçirme kararları	Geçmiş YGG’lerden doğan aksiyonların durumu; kapanmayanlar isimle
c) Eğilimler	Dönem başı → dönem sonu değişimi (aşağıda)
a) Bağlamdaki değişiklikler	Bağlam analizi: GZFT dağılımı, iklim kararı bekleyenler
b) İlgili taraflar	Strateji ve durum dağılımı, gözden geçirmesi gecikenler
b) Uyum yükümlülükleri	Uyum durumu, karşılanmayan yükümlülükler ve aksiyonu açılmamış olanlar
c.1) Müşteri memnuniyeti	Şikâyetler (memnuniyet puanı, çözüm süresi, gecikenler) · Anketler (yanıt oranı, NPS, en düşük puanlı kampanyalar)
c.2) Kalite hedefleri	Hedef gerçekleşmesi, Kurumsal Karne göstergeleri, eşik altındaki hedefler
c.3) Proses performansı ve ürün uygunluğu	Süreç karnesi ve dikkat gerektiren süreçler · Uygun olmayan çıktılar (karar bekleyen, maliyet)
c.4) Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet	DÖF (şiddet, kaynak, kapanış süresi, etkinliği değerlendirilmemişler) · Aksiyonlar (gecikmiş, doğrulama bekleyen)
c.5) İzleme ve ölçme sonuçları	Kalibrasyon: vadesi geçmiş cihazlar, uygunsuz çıkan kalibrasyonlar
c) Tasarım ve geliştirme	Kontrol sonuçları, yapılmamış kontroller, tasarım değişiklikleri
c.6) Tetkik sonuçları	Bulgu tipi ve puan, DÖF’süz uygunsuzluklar, en düşük puanlı tetkikler
c.7) Dış tedarikçi performansı	Değerlendirme sonucu ve ortalama puan, eşiğin altında kalan ve hiç değerlendirilmemiş tedarikçiler
d) Kaynakların yeterliliği	Eğitim planı ve gerçekleşmesi, katılım sonucu, yetkinlik açığı, süresi dolmuş sertifikalar (bölüm bazında)
e) Risk ve fırsatlar	Etkin risk seviyesi, artık riski girilmemiş ve azaltıcı aksiyonu olmayan riskler, gecikenler
f) İyileştirme fırsatları	Öneri hunisi (bekleyen karar, onaylanıp uygulanmayan, tahmini fayda)

Standarda özel bölümler — paketinize ve kapsanan standartlara göre:

Standart	Bölüm ve ne söyler
ISO 14001 §9.3	Çevre boyutları — önem dağılımı, önemli boyutlardan aksiyonu/hedefi olmayanlar
ISO 22000 §9.3	Gıda güvenliği — açık geri çağırmalar ve geri kazanım oranı, kritik limit aşımları, PRP/OPRP doğrulamaları
ISO/IEC 27001 §9.3	Bilgi güvenliği — açık olaylar, bildirimi bekleyen kişisel veri ihlalleri, BG riskleri, SoA uygulama oranı
ISO 45001 §9.3	İş sağlığı ve güvenliği — ağır olaylar ve çıktıları, yüksek/kritik tehlikeler, ortam ölçümü ve vade borçları
ISO 50001 §9.3	Enerji performansı — hedefi tutmayan göstergeler, gözden geçirme güncelliği, en yüksek tasarruf potansiyeli

Bir bölüm neler taşır

Bölümlerin anatomisi aynıdır:

• Özet sayılar — başlığın altındaki çipler (“Açık”, “Gecikmiş”, “Ortalama kapanış”…).
• Grafikler — orantılı çubuk listeleri ya da yüzde göstergesi.
• İsimli liste — “kaç tane” yetmediği yerde “hangileri”: gecikmiş aksiyonlar, eşik altı tedarikçiler, bildirimi bekleyen ihlaller… Açık borç olan satırlar kırmızı basılır.
• “Bu Dönem” bloğu — dönemde ne oldu: açılan/kapanan kayıt sayıları, yapılan ölçüm, açılan aksiyon.

Bir sayının hangi tarihe göre sayıldığı bölümden bölüme değişir ve olayın kendi tarihi esas alınır: şikâyet alındığı, uygunsuzluk tespit edildiği, olay gerçekleştiği, kalibrasyon yapıldığı tarihe göre. Kaydın sisteme girildiği gün değil.

Kapsam — kapsanan standartlar

Kuruluşlar aynı dönemde birden çok gözden geçirme yapabilir; örneğin biri 9001 + 14001 + 45001, diğeri 22000 + 50001 kapsayabilir.

Kapsanan standartlar alanı bu yüzden yalnız künye bilgisi değildir:

• Alanı doldurduğunuzda, standarda özel bölümler yalnız kendi standardı listede varsa derlenir. 45001 seçili değilse İSG bölümü o kayda girmez.
• ISO 9001’in a–f dizisi her hâlde kalır. Bağlam, ilgili taraflar, uygunsuzluk, izleme, tetkik, kaynaklar ve iyileştirme girdileri diğer standartların §9.3 listelerinde de aynen sayılır; bunlar ortak yönetim sistemi çekirdeğidir.
• Alanı boş bırakırsanız süzme yapılmaz — paketinizdeki tüm bölümler gelir.
• Kapsam dışı kaldığı için gösterilmeyen bölümler, bölümlerin altında not olarak bildirilir (“…kapsanan standartlarında yer almadığı için 2 standart bölümü gösterilmiyor”). Böylece “veri mi yok, kapsam dışı mı?” sorusu kalmaz.

Tamamlanmış bir gözden geçirmede girdiler donduğu için, kapsamı sonradan değiştirmek geçmiş kaydı etkilemez.

Gündem — hangi bölümler bu toplantıya girsin

Kapsanan standartlar otomatik süzmeyi yapar; gündem ise sizin kararınızdır. Girdiler başlığındaki Gündem düğmesi, o gözden geçirmeye girecek bölümleri tek tek seçmenizi sağlar.

• Bir toplantıyı dar gündemle yapabilirsiniz — yalnız uygunsuzluklar, yalnız müşteri şikayetleri. ISO 9.3.2 girdileri gözden geçirme süreci boyunca planlı aralıklarla kapsanır; her toplantıda hepsinin ele alınması şart değildir. Bu yüzden hiçbir bölüm zorla açık tutulmaz; seçicide her bölümün ISO maddesi bilgi olarak gösterilir.
• Gündem dışı bıraktıklarınız, bölümlerin altında ve raporda beyan edilir; isterseniz bir kapsam açıklaması yazarsınız (“bu ara toplantı yalnız şikayet gündemlidir; diğer girdiler yıllık gözden geçirmede ele alınacaktır”). Denetçi neyin niçin ele alınmadığını raporda görür.
• Sonraki gözden geçirmeler için varsayılan yap kutusu, seçimi kuruluş varsayılanı hâline getirir. Yeni kayıtlar bu varsayılanı kopyalar; varsayılanı sonradan değiştirmeniz geçmiş kayıtların kapsamını değiştirmez.
• Gündem yalnız planlandı ve devam ediyor durumundaki kayıtlarda düzenlenir; tamamlanan gözden geçirmede girdiler zaten dondurulmuştur.

Eğilimler bölümü

Diğer bölümler dönemin fotoğrafını verir (“bu dönem 14 açık DÖF”); §9.3.2 c) ise eğilim ister. Eğilimler bölümü bunu karşılar: en çok değişen göstergeleri “dönem başı → dönem sonu” olarak listeler ve değişimi işaretler.

Üç şeyi bilmek raporu doğru okumanızı sağlar:

• Veri her gece alınan anlık görüntülerden gelir ve geriye dönük üretilemez. Bu yüzden başlıktaki Karşılaştırma tarihleri, dönemin kendisinden farklı olabilir: dönem Ocak–Aralık olsa bile ölçüm Mayıs’ta başladıysa karşılaştırma Mayıs’tan itibarendir. Süren bir gözden geçirmede dönem sonu bugüne kadar alınır.
• Renk yalnız yönü belli göstergelerde vardır. “Gecikmiş Aksiyon” gibi uyarı sayılarında artış kırmızı, azalış yeşildir. “Ortalama Memnuniyet Puanı” ya da “Aktif Hedef” gibi hacim/performans sayılarında artışın iyi mi kötü mü olduğu göstergeye göre değişir; bunlar nötr basılır — değerlendirmeyi siz yaparsınız.
• Bölüm en çok değişen göstergeleri gösterir, en büyük sayıları değil; hiç değişmeyen gösterge listeye girmez.

Bölüm değerlendirmesi — ISO’nun asıl istediği

Sayıları göstermek yeterli değildir; §9.3 yönetimin bunları değerlendirmesini ister.

Her bölüm kartında “+ Değerlendirme” butonu vardır. Yazdığınız yorum/sonuç o bölüme iliştirilir, kartta “Değerlendirildi” rozeti belirir ve rapora işlenir.

Değerlendirmeler yalnız aktif bir YGG kaydında düzenlenir; tamamlanınca donar.

Bölüm kartları katlanabilir; açık/kapalı tercihiniz hatırlanır.

Çıktılar (§9.3.3)

Detay sayfasındaki pencereden çıktı kararları eklersiniz:

Alan
Tip	İyileştirme fırsatı · Yönetim sisteminde değişiklik · Kaynak ihtiyacı · Karar
Açıklama
Sorumlu, termin

Her çıktıdan Aksiyon Oluştur ile iyileştirme tipinde aksiyon açabilirsiniz. Bir sonraki YGG’de bu aksiyonların durumu “Önceki YGG Kararları” bölümünde otomatik görünür — döngü böyle kapanır.

Rapor

Çok bölümlü, bağımsız bir PDF üretilir. Rapor arka planda hazırlanır ve Raporlar bölümüne düşer. Grafikler sunucuda çizildiği için PDF’te de görünür.

Rapor bir kapak sayfasıyla başlar (logo/marka, rapor adı, kod, dönem ve künye); her sayfanın üstünde kayıt adı, altında “Sayfa X / Y” ve üretim damgası bulunur. Kapsam dışı bırakılan bölümler raporda da not olarak yazılır.

Ekler ve ISO maddeleri

Toplantı tutanağı, sunum ve destekleyici belgeleri ek dosya olarak yükleyebilir; kaydı ISO maddelerine bağlayabilirsiniz.

Takvim

Gözden geçirme tarihi takvimde mor renkle görünür.

İlgili

• Yönetim Gözden Geçirme modülüne genel bakış
• Hedef & KPI
• Aksiyon Yönetimi