DÖF (Düzeltici Faaliyet)

DÖF, tespit edilen bir uygunsuzluğu ele alıp kök nedenini ortadan kaldırarak tekrarını önlemek için açılan kayıttır (ISO 9001 §10.2).

Ne zaman DÖF, ne zaman Aksiyon?

Bu ayrım modülün en sık karıştırılan yeridir:

Durum	Nereye
Şart karşılanmamış — uygunsuzluk	DÖF
Gözlem, iyileştirme fırsatı, rutin iş	Aksiyon
Gelecekteki belirsizlik	Risk

Gözlem için DÖF açılmaz; ortada kök neden yoktur. Uygunsuzluğun ağırlığı DÖF içindeki önem derecesi (majör / minör) alanıyla belirtilir.

Düzeltme mi, düzeltici faaliyet mi?

ISO 10.2’nin ayrımı iki ayrı alanla karşılanır ve ikisini de doldurmanız beklenir:

Alan	Ne yazılır	Örnek
Düzeltme	Belirtiyi anında kontrol altına alan geçici işlem	“Parti karantinaya alındı.”
Düzeltici Faaliyet Planı	Kök nedeni ortadan kaldıran plan	“Kalıp bakım periyodu 3 aya çekilecek, operatör eğitimi verilecek.”

Somut Aksiyon kayıtları düzeltici faaliyet planından doğar.

Yaşam döngüsü

Taslak → Açık → Analiz → Uygulama → Doğrulama → Kapandı
   │                                                │
 Reddet → İptal                          Kapandı → Tekrar Aç

Durum	Ne yapılır
Taslak	Kayıt açıldı, onay bekliyor. Onayla akışa alır, Reddet iptal eder.
Açık	Kök neden analizine hazır.
Analiz	Kök neden inceleniyor.
Uygulama	Düzeltici aksiyonlar planlanıyor ve yürütülüyor.
Doğrulama	Etkinlik değerlendirmesi yapılıyor.
Kapandı / İptal	Son durum. Kapanan DÖF Tekrar Aç ile uygulamaya döner.

Her geçiş DÖF Geçmişi’ne yazılır: kim, ne zaman, hangi açıklamayla.

Kök neden analizi

Nerede yapılır: Kök neden analizi ve düzeltici faaliyet planı formda yoktur. Yalnız Analiz ve Uygulama aşamalarında, detay sayfasındaki “Kök Neden Analizi Yap/Düzenle” penceresinden girilir. Diğer aşamalarda salt okunur görünür. Böylece analiz yaparken kaydın geri kalanından kopmazsınız.

Önce bir yöntem seçersiniz; ekran ona göre şekillenir:

5 Neden

Sıralı bir nedensellik zinciri: “Neden 1 … Neden 5”. Boş bıraktığınız satırlar kaydedilmez. Detay sayfasında numaralı kaskad olarak, bağlantı çizgileriyle gösterilir.

Balık Kılçığı (Ishikawa)

Her kategori (İnsan, Makine, Yöntem, Malzeme, Ölçüm, Çevre) için ayrı bir alan açılır; her satır bir nedendir. Aynı anda birden çok kategoriyi doldurabilirsiniz. Detay sayfasında yalnız dolu kategoriler kart olarak gösterilir.

Kategori listesi Referans Listeler’den yönetilir — kendi kategorilerinizi ekleyebilir, kullanmadıklarınızı pasife alabilirsiniz; diyagram alanları buna uyar.

Yöntemsiz

Yöntem seçmezseniz yalnız Kök Neden Sonucu alanını doldurursunuz. Hangi yöntemi seçerseniz seçin, sonuç alanı her zaman vardır ve asıl kayıt odur.

Aksiyon ve risk bağlantıları

Aksiyon Oluştur (yalnız Analiz ve Uygulama aşamalarında): detay sayfasındaki pencereden yeni bir düzeltici aksiyon açarsınız. Pencere yalnız beş alan ister — başlık, açıklama, öncelik, sorumlu, termin. Tip, ilgili süreç ve bağ otomatik kurulur.

Bağlı aksiyon satırlarını aynı pencereden düzenleyebilirsiniz; ancak yalnız bu beş alanı. Aksiyonun tamamlanması kendi sayfasından yapılır.

Doğrulamaya geçerken hâlâ açık aksiyon varsa sistem uyarır — ama engellemez. Kararı siz verirsiniz.

Risk Oluştur: tekrarlayan ya da sistemik bir uygunsuzluk için buradan bir risk kaydı açabilirsiniz. Öncelik ve süreç DÖF’ten kopyalanır; risk “tanımlandı” durumunda doğar, matrisi risk sayfasından doldurulur. Üretilen riskler DÖF sayfasında İlgili Riskler bölümünde listelenir.

Etkinlik değerlendirmesi (kapanış)

Doğrulama → Kapandı geçişi etkinlik sonucu ister:

• Etkin
• Kısmen Etkin
• Etkin Değil

Sonuç, açıklama, değerlendiren kişi ve tarih damgalanır. Kapanıştan sonra detay sayfasında yeşil bir özet kutusu ve Tekrar Aç seçeneği görünür.

ISO 10.2’nin en çok sorulan kaydı budur: “düzeltici faaliyetin etkinliğini nasıl değerlendirdiniz?”

Kod ve hatırlatma

Kod DOF-0001 biçimindedir ve oluşturulurken kilitlenir; öneki Ayarlar → Kod Önekleri’nden değiştirebilirsiniz.

Aktif DÖF’lerde termin 3 gün içindeyse ya da geçmişse sorumluya günlük hatırlatma gider.

Yetkiler

Standart yetkilere ek olarak onaylama (taslağı akışa alma/reddetme) ve kapatma ayrı yetkilerdir.

Dashboard’da ne var?

Durum kutuları (toplam · aktif · kapandı · gecikmiş · majör aktif · doğrulama bekleyen) · önem derecesi, durum, kategori, kaynak ve süreç dağılımları (Pareto mantığıyla — problemin hangi süreçte yoğunlaştığını gösterir) · etkinlik değerlendirmesi göstergesi · zamanında kapatma oranı · Kök Neden & Aksiyon Sağlığı (kök nedeni girilmiş / planı olan / aksiyonu olan / sorumlusu atanmış DÖF yüzdeleri).

Nereden DÖF açılır?

DÖF yalnız kendi modülünden değil, kaynağın bulunduğu yerden de açılır — kaynak bağı otomatik kurulur:

Kaynak	Nereden
Tetkik bulgusu (majör/minör)	Tetkik detayında “+DÖF”
Müşteri şikâyeti	Şikâyet detayında “DÖF Oluştur”
İSG olayı, saha denetimi bulgusu, ortam ölçümü aşımı	İlgili kayıt detayında
Anket sonucu, doküman, risk	İlgili kayıt detayında

İlgili

• DÖF modülüne genel bakış
• Aksiyon Yönetimi
• Risk & Fırsat