Toplantı Yönetimi

Toplantıları planlar, katılımcılara gerçek takvim daveti gönderir, gündem maddelerini ve tutanağı tutar, alınan kararları ve bunlardan doğan aksiyonları izler.

Toplantı kaydı

Alan	Not
Kod	TOP-0001; kilitli.
Başlık, tür	Yönetim Gözden Geçirme · Kalite · Proje · Departman.
Biçim	Yüz yüze / Çevrimiçi — sabit ikili.
Yer / bağlantı	Biçime göre fiziksel adres ya da çevrimiçi bağlantı.
Tarih–saat, süre (dk)
İlgili süreç, organizatör	Organizatör boş bırakılırsa kaydı açan kişi.
Özet	Genel değerlendirme / tutanak özeti.

Yaşam döngüsü

Planlandı → Devam Ediyor → Tamamlandı
   (İptal · Tamamlandı/İptal → Tekrar Aç)

Onay akışı yoktur. İptal ederseniz, daha önce davet gönderilmişse otomatik olarak bir iptal daveti gider ve toplantı katılımcıların takviminden düşer.

Katılımcılar

Katılımcılar personel kayıtlarından seçilir — sisteme girmeyen kişiler de davet edilebilir. Aynı kişi iki kez eklenemez.

Her katılımcıda: rol (başkan / sekreter / üye) · davet edildi mi · katıldı mı · not.

Davet adresi önce personelin e-postasından, yoksa bağlı kullanıcı hesabından çözülür.

Takvim daveti (.ics)

Modülün ayırt edici özelliği budur: Daveti Gönder butonu her katılımcıya bir e-posta ve ekinde gerçek bir takvim daveti yollar. Alıcı tek tıkla toplantıyı takvimine ekler.

Ön koşullar: tarih girilmiş olmalı ve en az bir katılımcı bulunmalıdır. E-posta adresi olmayan katılımcılar atlanır; sonuç “kaça gönderildi, kaç atlandı” olarak bildirilir.

Durum	Ne olur
İlk gönderim	Yeni davet — katılımcının takvimine eklenir.
Tekrar gönderim	Davet güncellenir (yeni kayıt oluşmaz). Saat ya da yer değiştiyse tekrar gönderin.
İptal	Toplantıyı iptal ettiğinizde iptal daveti gider, etkinlik takvimden düşer.

Organizatör dilerse .ics dosyasını doğrudan da indirebilir.

Davet manueldir, otomatik gönderilmez. Zaman ve katılımcı listesi kesinleşmeden davet çıkmasın diye bilinçli olarak böyle tasarlandı.

Gündem ve tutanak

Gündem maddeleri detay sayfasındaki pencerelerden yönetilir ve sürükle-bırak ile sıralanır. Her maddede:

• Konu ve açıklama
• Sunan (personel)
• Süre (dk)
• Görüşme notları — tutanağın gövdesi budur; toplantı sırasında ya da sonrasında doldurulur.

Gündem başlıkları takvim davetinin açıklama alanına da işlenir.

Kararlar ve karardan aksiyon

Kararlar ayrı satırlar hâlinde tutulur: karar metni · sorumlu · termin · durum (açık / devam / tamamlandı).

Her kararda Aksiyon Oluştur butonu vardır → iyileştirme tipinde bir aksiyon açar; başlık karar metninden, sorumlu ve termin karardan, süreç toplantıdan kopyalanır.

Böylece “toplantıda karar alındı ama takip edilmedi” sorunu ortadan kalkar: karar bir aksiyona dönüşür ve aksiyon listesinde izlenir.

Hatırlatma

Bir gün içinde başlayacak toplantıların, sistemde hesabı olan katılımcılarına bildirim gider. Toplantı tarihleri takvimde mavi renkle görünür.

Dashboard’da ne var?

Durum kutuları (toplam · yaklaşan 30 gün · tamamlanan · açık karar) · durum ve tür dağılımları · yaklaşan toplantılar (30 gün) · açık kararlar (sorumlu ve termin ile; gecikmişler işaretli).

“Açık kararlar” listesi, toplantı takibinin gerçek göstergesidir.

Yönetim Gözden Geçirme ile ilişki

Türü Yönetim Gözden Geçirme olan toplantılar, YGG kaydının toplantı tarafını oluşturur. §9.3 girdilerinin otomatik derlendiği yer Yönetim Gözden Geçirme modülüdür; toplantının gündemi, tutanağı ve kararları ise burada tutulur.

İlgili

• Toplantı Yönetimi modülüne genel bakış
• Yönetim Gözden Geçirme
• Aksiyon Yönetimi