Yönetici olarak ilk kurulum — QoreSoft QMS Kılavuzu

Boş bir QMS’i çalışır hâle getirme sırası: kuruluş künyesinden kullanıcı yetkilerine, referans listelerden onay akışlarına kadar adım adım kurulum yol haritası.

Sisteminiz açıldığında içinde çalışan bir iskelet vardır: roller, referans listeler, filtre varsayılanları ve yönetici hesabınız hazır gelir. Geriye kuruluşunuza benzetmek kalır.

Dashboard size yolu gösterir

İlk girişte Genel Dashboard’un en üstünde Kuruluşunu kur kontrol listesi durur: yapılması gereken adımları, her birinin neden gerektiğini ve doğrudan ilgili ekrana giden düğmesini gösterir. Bir adımı tamamladığınızda liste bunu kendiliğinden anlar (örneğin departman eklediğinizde departman adımı işaretlenir) — ayrıca “tamamlandı” demeniz gerekmez.

Kontrol listesi yalnız kurulum yetkisi olan kullanıcılara görünür ve tüm adımlar bitince dashboard’dan tamamen kalkar. Erken kapatmak isterseniz dashboard’u kişiselleştirirken gizleyebilirsiniz.

Aşağıdaki bölüm aynı yolun ayrıntılı hâlidir: hangi işi hangi sırayla yapmanız gerektiğini ve neden o sırayla yapmanız gerektiğini anlatır. Her adım, ayrıntısını anlatan sayfaya bağlanır.

Sıra neden önemli? Sistemdeki ekranlar birbirini besler. Departmanları tanımlamadan kullanıcıyı departmana bağlayamazsınız; referans listeleri düzenlemeden formlardaki açılır listeler sizin terminolojinizle konuşmaz; kullanıcıları açmadan onay akışında adım sorumlusu seçemezsiniz. Aşağıdaki sıra, geri dönüp düzeltme ihtiyacını en aza indirir.

Kurulumun altı adımı

#	Adım	Neden bu sırada
1	Kuruluş künyesi	Rapor ve belge başlıklarında görünür; en baştan doğru olsun.
2	Departmanlar	Kullanıcı, personel ve onay akışı adımları departmana bağlanır.
3	Kullanıcılar ve yetkiler	Kim neyi görecek/yapacak — diğer her şeyin ön koşulu.
4	Kalite altyapısı	Standartlar, referans listeler, kod önekleri, özel alanlar.
5	Modül davranışı	Hangi modüller açık, hangi isteğe bağlı davranışlar etkin.
6	Akış ve görünüm	Onay akışları, filtreler, liste sütunları, kurum içi içerik.

1. Kuruluş künyesini doldurun

Ayarlar → Kuruluş. Unvan, vergi bilgileri, adres, sektör ve varsayılan dil. Raporlarda kullanılacak logo ve kaşe görsellerini de buradan yüklersiniz.

Sahip olduğunuz belgeleri (ISO 9001 sertifikanız gibi) Sertifikalar bölümüne girin: geçerlilik tarihi yaklaşınca sistem sizi uyarır.

→ Kuruluş künyesi ve sertifikalar

2. Departman ağacını kurun

Ayarlar → Departmanlar. Organizasyon yapınızı üst-alt ilişkisiyle tanımlayın ve her departmana bir yönetici atayın.

Departman yöneticisi yalnız bir bilgi alanı değildir: onay akışlarında “kaydı açanın departman yöneticisi” gibi dinamik onaylayan tipleri bu bağdan çözülür. Yönetici atanmamış departman, o akışı sessizce boş bırakır.

→ Departmanlar ve organizasyon şeması

3. Kullanıcıları açın ve yetkilendirin

Ayarlar → Kullanıcılar ile hesapları açın, Ayarlar → Roller ile ne yapabileceklerini belirleyin.

Yetkilendirme sistemde üç katmanlıdır ve üçünü birbirinden ayırmak, sonradan çıkacak “neden göremiyorum?” sorularının çoğunu baştan çözer:

Katman	Sorusu	Nerede
Rol / izin	Bu kişi bu ekranı açabilir mi?	Roller & izin matrisi
Kayıt kapsamı	Modülde hangi kayıtları görür — hepsi mi, kendininki mi?	Rol kartındaki kapsam
Erişim kuralı	Belirli bir kayıtta ne yapabilir (durum/alan bazlı)?	Erişim Kuralları

Başlangıç için ilk ikisi yeterlidir; erişim kurallarına ancak “tamamlanmış kaydı kimse değiştiremesin” gibi bir ihtiyaç doğduğunda inin.

→ Kullanıcılar ve koltuk yönetimi · Roller ve izin matrisi · Kayıt kapsamı

4. Kalite altyapısını kurun

Bu adım sistemi “bizim sistemimiz” yapan adımdır. Dördü de birbirinden bağımsızdır, sırası önemsizdir:

Standartlar — kapsamınızdaki standartlar ve maddeleri. Hazır ISO setlerini Kütüphaneden Yükle ile eklersiniz; kayıtları ISO maddesine bağlamak buna dayanır.
Referans Listeler — formlardaki açılır listelerin (tür, kategori, kaynak, durum…) içeriği. Kendi terminolojinizi buradan tanımlarsınız.
Kod Önekleri — kayıt numaralarının biçimi (DOF-0001, AKS-0001). İlk kayıttan önce karara bağlayın; sonradan değiştirmek eski kodları düzeltmez.
Özel Alanlar — hazır formlarda olmayan, size özgü alanlar.

→ Standartlar ve ISO maddeleri · Referans listeler · Kod önekleri · Özel alanlar

5. Modülleri ve davranışlarını ayarlayın

Ayarlar → Modüller ile lisansınızdaki modüllerden hangilerinin menüde görüneceğini seçin. Kullanmayacağınız modülü kapatmak, kullanıcıların gördüğü ekran sayısını azaltır.

Ayarlar → Davranış Ayarları ise modüllerin isteğe bağlı davranışlarını açıp kapatır: aksiyonlarda doğrulama adımı, tetkikçi değerlendirmesi, öneride puanlama gibi. Aynı sayfadaki Genel Ayarlar grubu tüm sistemi etkiler (varsayılan sayfa boyutu, performans renk eşikleri, para birimi).

→ Modüller ve lisans · Davranış ayarları

6. Akışı ve görünümü kurun

Son adım, günlük kullanımın nasıl hissettirdiğini belirler:

Onay Akışları — hangi kaydın kim tarafından onaylanacağı. Kurmazsanız modüller manuel onayla çalışmayı sürdürür; kurduğunuzda onaylar Onay Kutusu’na düşer.
Arama & Filtreleme — modül başına hangi filtre alanları ve durum kutuları görünecek.
Listeleme Sütunları — listelerde varsayılan olarak hangi sütunlar açık gelecek. (Kullanıcı bunu kendi için değiştirebilir; siz varsayılanı belirlersiniz.)
Bilgi Sayfaları, Yardım Sistemi, Duyurular — kendi metinlerinizi ürünün içine gömer.

→ Onay akışları yönetimi · Arama, filtre ve liste sütunları · Kurum içi içerik

Kurulum kontrol listesi

Sisteme ilk kullanıcı grubunu davet etmeden önce şunları doğrulayın:

Sonra ne yapmalı?

Kurulum bittiğinde sistemi birkaç gerçek kayıtla deneyin: bir doküman yayınlayın, bir DÖF açıp kapatın, bir aksiyonu tamamlayın. Bu tur, eksik kalan ayarları en hızlı ortaya çıkaran yöntemdir.

Geçmiş verinizi taşıyacaksanız tek tek girmek yerine toplu içe aktarmayı kullanın.