Departmanlar ve organizasyon şeması

Ayarlar → Departmanlar, organizasyon yapınızı sisteme tanıttığınız yerdir. Tek bir tablo üzerinde çalışırsınız: Yeni Departman ile eklersiniz, satırdaki kalemle düzenlersiniz.

Departman yalnız bir etiket değildir; sistemde üç yerde iş görür:

1. Kayıtların ve personelin hangi birime ait olduğunu belirler (İSG, eğitim, KKD, iç tetkik gibi modüller departman kırılımında raporlar üretir).
2. Onay akışlarında “kaydı açanın departman yöneticisi” gibi dinamik onaylayan tiplerini besler.
3. Organizasyon şemasını oluşturur.

Alanlar

Alan	Açıklama
Ad	Departmanın görünen adı. Zorunlu.
Kod	Kısa kod. Boş bırakırsanız addan otomatik türetilir. Kuruluş içinde benzersiz olmalıdır.
Üst departman	Ağaçtaki bağ. Boş bırakılırsa kök seviyede durur.
Yönetici	Departman yöneticisi (bir kullanıcı).
Sıra	Listede ve şemada görünme sırası. Küçük sayı önce gelir.
Aktif	Pasif departman yeni kayıtlarda seçilemez, eskiler bozulmaz.

Bir departman kendisinin üstü olarak seçilemez; sistem bu seçimi sessizce yok sayar.

Departman yöneticisinin önemi

Bu alan sıklıkla boş bırakılıp sonradan sorun çıkarır. Yönetici ataması şunlara etki eder:

• Onay akışları. Adım sorumlusunu tek tek kişi olarak seçmek yerine “departman yöneticisi” ya da “hiyerarşide bir üst” gibi dinamik tipler seçebilirsiniz. Bu tipler, kaydı açan kişinin departmanından yukarı doğru yürüyerek onaylayanı bulur. Yönetici atanmamış bir departmanda zincir çözülemez ve akış olması gerektiği gibi ilerlemez.
• Hiyerarşik onay. “Bir üst yönetici” tipi, departman ağacındaki üst departmanın yöneticisine çıkar — ağaç ne kadar doğruysa akış o kadar doğrudur.

Öneri: Onay akışı kuracaksanız önce departman ağacını ve yöneticileri tamamlayın, sonra akışı tasarlayın. Tersi sırada, akışı test ederken “onaylayan bulunamadı” durumuyla karşılaşırsınız.

→ Onay akışları yönetimi

Ağacı nasıl kurmalı?

Kuruluşunuzun resmî organizasyon şemasını birebir kopyalamak zorunda değilsiniz. Pratikte işe yarayan ölçü şudur: kalite kayıtlarını kırılımlamak isteyeceğiniz seviyeye kadar inin.

• Çok sığ ağaç (tek seviye 4 departman) raporlarda ayrım yapmanızı engeller.
• Çok derin ağaç (her ekip için ayrı departman) onay zincirlerini uzatır ve bakımını zorlaştırır.

Ara bir yol izleyin: ana birimler + gerçekten ayrı yönetilen alt birimler.

Silme ve pasife alma

Bir departmanı silmek yerine mümkün olduğunca pasife alın. Pasif departman yeni kayıtlarda ve seçim listelerinde çıkmaz, ama geçmiş kayıtların bağı bozulmaz ve eski raporlar anlamlı kalmayı sürdürür.

Silme, gerçekten yanlışlıkla açılmış bir satır için düşünülmelidir.

Organizasyon şeması

Ayarlar → Kuruluş sayfasındaki Organizasyon Şeması düğmesi, kurduğunuz ağacı görsel olarak gösterir: kutular departmanlar, bağlantılar üst-alt ilişkisi, kutu içindeki isim ise departman yöneticisidir.

Şema ayrı bir veri kaynağı tutmaz — tamamen bu sayfadan beslenir. Şemada bir şey yanlış görünüyorsa düzeltilecek yer burasıdır.

Personel ile ilişkisi

Departman ile personel birbirine karıştırılmamalıdır:

Kavram	Ne	Nerede
Kullanıcı	Sisteme giriş yapan hesap	Ayarlar → Kullanıcılar
Personel	Eğitim, yetkinlik, sertifika ve KKD kayıtlarının öznesi — sisteme girmeyen çalışanlar dahil	Ayarlar → Personel
Departman	İkisinin de bağlandığı organizasyon birimi	Bu sayfa

Sisteme hiç girmeyen bir çalışanın eğitim kaydını tutabilmeniz için personel kaydı ayrı tutulur; departman ağacı ikisini birden kırılımlar.

→ Ana veriler: personel ve yetkinlikler