Onay akışları yönetimi

Ayarlar → Onay Akışları, bir kaydın kim tarafından, hangi sırayla onaylanacağını tanımladığınız yerdir. Akış tanımladığınızda kaydı gönderen kişinin onaylayan seçmesi gerekmez: sistem adım adım doğru kişiye atar, onay bekleyen herkes kendi Onay Kutusu’nda görür.

Kayıt tipinin yaşam döngüsü ile onay zincirini karıştırmayın. “Taslak → İnceleme → Onaylandı” gibi durum adımları ürünün içinde tanımlıdır, değiştirilemez. Burada yapılandırdığınız şey, o yaşam döngüsünün onay fazının kimlerden geçeceğidir.

Hangi modüller onay akışı destekler?

Modül	Onay neyi kapıya bağlar
Doküman	Yayına alma
Eğitim	Eğitim planının onayı
Değişiklik	Değişikliğin uygulanmaya alınması
Tasarım ve Geliştirme	Tasarım çıktısının serbest bırakılması
Öneri	Önerinin kabulü
Uygun Olmayan Çıktı	Tasfiye kararının onayı

Akış tanımlamazsanız bu modüller elle onayla çalışmayı sürdürür — yetkili kullanıcı detay sayfasından onaylar. Akış tanımlamak isteğe bağlıdır; tanımladığınız anda o modül zincire geçer.

Akış tanımlama

Akış Oluştur ile başlarsınız:

Alan	Açıklama
Modül	Akışın uygulanacağı modül.
Akış adı	Tanıtıcı ad (“Doküman Onay Akışı”).
Açıklama	İsteğe bağlı not.
Aktif	Pasif akış çalışmaz — hazırlık aşamasında kapalı tutabilirsiniz.
Varsayılan	Modülde birden çok akış varsa kullanılacak olan.

Kaydettikten sonra akışın içine girip adımları eklersiniz. Sayfanın üstündeki diyagram, Başlangıç → adımlarınız → Onaylandı zincirini görsel olarak gösterir.

Adım tanımı

Alan	Açıklama
Adım adı	“Kalite Yöneticisi Onayı” gibi. Onay panelinde bu ad görünür.
Sıra	Adımların işleyiş sırası.
Onaylayan tipi	Onaylayanın nasıl bulunacağı (aşağıya bakın).
Süre (gün)	Adımın tamamlanması için hedef süre.
Hatırlatma (gün)	Süre dolmadan kaç gün önce hatırlatma gideceği.
Süre dolunca	Beklet ya da eskalasyon.
Eskalasyon rolü	Eskalasyon seçildiyse devreye girecek rol.

Onaylayan tipleri

Tip	Onaylayan kim olur
Rol	Seçtiğiniz roldeki herkes görür; ilk onaylayan adımı kapatır.
Kişi	Belirli bir kullanıcı.
Kayıt alanı	Kaydın içindeki bir kişi alanı (doküman sahibi, eğitim sahibi, öneren…).
Departman yöneticisi	Kaydı açanın departman yöneticisi.
Üst yönetici (hiyerarşi)	Departman ağacında yukarı yürüyerek bulunan ilk yönetici.

Son iki tip, akışı kişi adı yazmadan kurmanızı sağlar: personel değiştiğinde akışı güncellemeniz gerekmez, sistem güncel departman yöneticisini bulur. Bunun ön koşulu departman ağacınızın ve yönetici atamalarının doğru olmasıdır.

→ Departmanlar

Rol mü, kişi mi? Kişi seçmek nettir ama kırılgandır: o kişi izne çıkınca ya da işten ayrılınca akış durur. Mümkün olduğunca rol ya da organizasyon tipi kullanın.

Süre ve eskalasyon

Bir adıma süre verdiğinizde sistem termini takip eder. Süre dolduğunda iki davranıştan birini seçersiniz:

• Beklet — adım açık kalır, sorumluya hatırlatma gider.
• Eskalasyon — onay yetkisi belirlediğiniz eskalasyon rolüne geçer, böylece iş tıkanmaz.

Eskalasyon, onay zincirinin en sık takıldığı yerdir; kritik akışlarda mutlaka tanımlayın.

Paralel onay

Bir adımda birden çok kişinin onayı gerekiyorsa paralel onayı işaretleyip onaylayanları eklersiniz. Kural seçersiniz:

Kural	Adım ne zaman geçer
Biri yeterli	Herhangi bir onaylayan onayladığında.
Çoğunluk	Onaylayanların yarısından fazlası onayladığında.
Oybirliği	Hepsi onayladığında.

Kural sağlandığında bekleyen diğer onaylar kendiliğinden düşer. Tek bir ret, kuraldan bağımsız olarak zinciri keser.

Koşullu adım

Bir adımı yalnız belirli durumlarda çalıştırmak isterseniz koşul yazarsınız — örneğin yalnız yüksek etkili değişikliklerin üst yönetim onayından geçmesi. Koşul sağlanmazsa adım atlanır ve bu, geçmişte “atlandı” olarak görünür.

Akış çalışırken ne olur?

1. Kullanıcı kaydı onaya gönderir.
2. Sistem ilk adımın onaylayanını bulur ve ona bildirim gönderir.
3. Onaylayan, kaydın detay sayfasındaki onay panelinden ya da Onay Kutusu widget’ından onaylar / reddeder / iade eder.
4. Zincir sıradaki adıma geçer; son adım onaylandığında kayıt onaylanmış duruma gelir.

Detay sayfasındaki panel, zincirin neresinde olduğunuzu yatay bir adım şeridi olarak gösterir: tamamlananlar yeşil, sıradaki vurgulu, atlananlar kesik çizgili.

Her onay, ret ve iade onay geçmişine yazılır: kim, ne zaman, hangi açıklamayla. Bu iz denetimde kanıttır ve silinemez.

→ Onay akışları (kullanıcı bakışı)

Akışı değiştirmek

Yürürlükteki bir akışı değiştirmeniz gerekirse, devam eden kayıtları aklınızda tutun: zincir bir kez başladıktan sonra kendi adımlarıyla ilerler. Büyük değişikliklerde eski akışı pasife alıp yeni bir akış oluşturmak, yarım kalmış onayların şaşırmasını önler.

Kurulum önerisi

İlk akışınızı iki adımdan fazla yapmayın. Üç-dört adımlı zincirler kâğıt üstünde düzgün görünür, pratikte kayıtların onay kuyruğunda beklemesine yol açar. Doküman modülünde tek adımlı (“Kalite Yöneticisi Onayı”) bir akışla başlayıp ihtiyaç oldukça derinleştirin.

Akışı yayına almadan önce bir deneme kaydıyla uçtan uca test edin: gönderin, bildirimin gittiğini doğrulayın, onaylayın ve geçmişte izin oluştuğunu görün.