Toplu içe aktarma

Geçmiş verinizi sisteme taşımanın yolu tek tek kayıt açmak değildir. Liste sayfalarının üst çubuğundaki içe aktarma simgesi, Excel ya da CSV dosyasından toplu yükleme yapar.

İçe aktarma iki fazlıdır ve bu tasarım bilinçlidir: dosya önce doğrulanır, sonuç size gösterilir, siz onaylamadan hiçbir kayıt yazılmaz.

Akış

1. Şablonu indir → 2. Doldur → 3. Yükle → 4. Doğrulama sonucunu incele → 5. Onayla

1. Şablonu indirin

Her modülün kendi şablonu vardır. Şablon, o modülün beklediği sütunları doğru sırayla içerir. Kendi Excel dosyanızı uydurmaya çalışmayın — şablonu indirip doldurmak en hızlı yoldur.

2. Doldurun

Şablon insan dostudur; teknik kod yazmanız gerekmez:

Alan tipi	Nasıl yazılır
Açılır liste değerleri	Ekranda gördüğünüz etiketi yazarsınız (“Yüksek”, “Prosedür”).
Evet/Hayır	Evet / Hayır.
Tarih	11.08.2026 ya da 2026-08-11.
Kullanıcı	E-posta adresi ya da ad soyad.
İlgili kayıt	Kaydın kodu (SRC-0004).

Şablonda her sütunun ne beklediği açıklanır; açılır liste alanlarında geçerli değerler de listelenir.

3. Yükleyin

CSV ya da Excel (.xlsx) yükleyebilirsiniz; dosya en fazla 10 MB olabilir.

4. Doğrulama sonucunu inceleyin

Dosya işlenir ve bir özet çıkar:

Bilgi	Anlamı
Toplam satır	Dosyadaki satır sayısı.
Geçerli satır	Sorunsuz aktarılabilecek satırlar.
Hatalı satır	Aktarılamayacak satırlar — satır numarasıyla ve nedeniyle listelenir.

Bu aşamada veritabanına hiçbir şey yazılmamıştır. Hataları dosyanızda düzeltip yeniden yükleyebilirsiniz.

5. Onaylayın

Onayladığınızda yalnız geçerli satırlar aktarılır. Hatalı satırlar atlanır — dilerseniz düzeltip ikinci bir dosyayla yükleyebilirsiniz.

İçe aktarma kayıtları

Sayfada son içe aktarmalar listelenir: dosya adı, durum, satır sayısı ve tarih. Durumlar: sırada · doğrulanıyor · doğrulandı (onay bekliyor) · işleniyor · tamamlandı · hatalı · iptal edildi.

Yarım kalmış bir “doğrulandı — onay bekliyor” işi varsa buradan devam edebilirsiniz.

Neler aktarılır, neler aktarılmaz?

Aktarılır: kaydın künye alanları — başlık, açıklama, tarihler, açılır liste değerleri, sorumlu/sahip kişiler, ilgili süreç gibi tekil bağlar. Kod alanları otomatik üretilir; şablonda kod sütunu yoktur.

Aktarılmaz:

Aktarılmayan	Neden / ne yapmalı
Özel alanlar	Kayıt açıldıktan sonra ekrandan girilir.
Çoklu bağlar (birden çok süreç, standart)	Ekrandan seçilir.
ISO madde bağları	Kayıt detayından işaretlenir.
Ekler ve dosyalar	Yüklenmesi gerekir.
Alt kayıtlar (tetkik maddeleri, KPI ölçümleri)	Ana kayıt açıldıktan sonra girilir.
Hesaplanan alanlar (puan, seviye)	Sistem hesaplar.

Doküman modülünde içe aktarma yalnız künyeyi taslak olarak açar; dosya ve revizyon sonradan ekrandan yüklenir. Bu, eski doküman kütüğünüzü sisteme taşımanın pratik yoludur: önce liste, sonra dosyalar.

Yetki

İçe aktarma ayrı bir izindir ve varsayılan olarak yöneticide ve kalite yöneticisindedir. Kullanıcılarınıza vermeden önce düşünün: yanlış hazırlanmış bir dosya yüzlerce hatalı kayıt üretebilir.

→ Roller ve izin matrisi

Veri taşıma önerisi

Sisteme geçerken şu sırayı izleyin:

1. Önce ana veri: departman → personel → müşteri → ürün.
2. Sonra referans altyapı: standartlar, referans liste değerleri, kod önekleri (kod öneklerini ilk kayıttan önce kesinleştirin).
3. En son işlem kayıtları: doküman künyeleri, açık DÖF’ler, devam eden aksiyonlar.

Kapanmış geçmiş kayıtları taşımayın. Kapanmış üç yıllık DÖF arşivini sisteme aktarmak genelde emek kaybıdır; açık işleri ve son bir yılın verisini taşımak yeterlidir. Arşiv, eski sisteminizde ya da dosya olarak saklanabilir.

3. adımdan önce kod öneklerini ve sıradaki numarayı ayarlamayı unutmayın; böylece aktarılan kayıtlar mevcut numaralandırmanızın devamı olarak kodlanır.

→ Kod önekleri

Dışa aktarma

İçe aktarmanın simetriği, liste sayfalarındaki Dışa Aktar düğmesidir: uyguladığınız filtre ve görünür sütunlarla Excel ya da PDF üretir. Özel alanlar dışa aktarımda yer alır.

Denetim öncesi kanıt listesi hazırlamanın en hızlı yolu budur: listeyi süzün, dışa aktarın.

→ Dışa ve içe aktarma (kullanıcı bakışı)