Kod önekleri
Kayıt numaralarının biçimini belirleme: önek, ayraç, basamak sayısı ve sıradaki numara; doküman türüne göre ayrı numaralandırma.
Bu sayfada
Sistemdeki her ana kayıt otomatik bir kod alır: DOF-0001, AKS-0017, DT-0003.
Ayarlar → Kod Önekleri bu kodun nasıl üretileceğini belirlediğiniz yerdir.
Kod formülü sabittir:
kod = önek + ayraç + sıfır dolgulu sayı
DOF - 0001Ayarlanabilen dört değer
| Alan | Ne yapar | Örnek |
|---|---|---|
| Önek | Kodun baş harfleri. Serbesttir. | DOF, KYS-DF |
| Ayraç | Önek ile sayı arasındaki karakter. Boş da bırakılabilir. | -, /, . |
| Basamak | Sayının kaç haneye tamamlanacağı. | 4 → 0001 |
| Sıradaki No | Bir sonraki kaydın alacağı numara. | 18 |
Satırın sonundaki Önizleme, ayarlarınızla üretilecek kodu anında gösterir — kaydetmeden önce sonucu görürsünüz.
Ne zaman değiştirilmeli?
İlk kayıttan önce. Bu, kurulumun en kritik “geri dönüşü zor” adımıdır.
Öneki sonradan değiştirmek eski kodları düzeltmez: DOF-0001…DOF-0042 olduğu gibi kalır,
43. kayıttan itibaren yeni önek kullanılır. Sonuç, aynı defterde iki farklı numaralandırma
olur — denetimde açıklamak zorunda kalacağınız bir tutarsızlık.
Kurulum sırasında yapın: kuruluşunuzun mevcut doküman/kayıt numaralandırma alışkanlığı varsa (örneğin
KYS.DF.001) sistemi ona uydurun. Kullanıcıların alışkın olduğu numara biçimi, geçişi belirgin şekilde kolaylaştırır.
Sıradaki numarayı değiştirmek
Sıradaki No alanı, geçmiş veriyi taşırken işe yarar: elle 42 DÖF numarası kullanmışsanız
sıradaki numarayı 43 yaparak sistemin sayacını mevcut defterinizin devamına oturtabilirsiniz.
Sayacı geri almaktan kaçının — daha önce kullanılmış bir numaranın tekrar üretilmesi kod çakışmasına yol açar.
Modül seçimi
Sayfa modül modül çalışır. Üstteki modül seçicisinden bir modülü seçtiğinizde, o modülün kodlanan kayıt türleri satır satır listelenir.
Bir modülün birden çok kod dizisi olabilir. Örneğin İç Tetkik modülünde tetkiğin kendi kodu
(DT-0001) ile tetkik programının kodu (TP-0001) ayrı dizilerdir ve ayrı ayarlanır. Aynı
şekilde İSG modülünde olay, risk değerlendirmesi, saha denetimi, KKD zimmeti gibi kayıt
türlerinin her biri kendi dizisine sahiptir.
Doküman: türe göre numaralandırma
Doküman modülü diğerlerinden farklıdır ve bu bilinçlidir. Doküman kodu doküman türüne göre ayrı numaralanır:
| Tür | Önek | Örnek |
|---|---|---|
| El Kitabı | EK |
EK-001 |
| Prosedür | PR |
PR-014 |
| Talimat | TL |
TL-052 |
| Form | FR |
FR-133 |
Her tür için önek, ayraç ve basamak ayrı ayrı belirlenir; prosedür sayacı ile form sayacı birbirinden bağımsız ilerler. Bu, kalite dokümantasyonunda yerleşik olan alışkanlığa uyar.
Yeni bir doküman türü tanımladığınızda (Referans Listeler → doküman türü) bu sayfada ona ait yeni bir satır belirir; önekini vermeyi unutmayın.
→ Referans listeler · Doküman modülü
Kod ne zaman atanır, ne zaman kilitlenir?
Kod, kayıt oluşturulduğu anda atanır ve sonrasında değiştirilemez. Formda kod alanı “Otomatik” yazar; kaydettiğinizde yerine gerçek kod geçer.
Bu kilit bilinçlidir: kod, kaydın kimliğidir. Raporlarda, izlenebilirlik bağlarında ve dış yazışmalarda bu numaraya atıf yapılır; sonradan değişmesi izi bozardı.
Kod boşluğu normaldir. Bir kayıt silinirse numarası geri gelmez; sayaç ileri gitmeye devam eder. Denetimde “neden 17 yok?” sorusuna “silindi” cevabı yeterlidir — sayacı geri almaya çalışmayın.
Kodsuz kayıtlar
Her kayıt türünün kodu yoktur. Personel, müşteri, yetkinlik, KKD türü gibi ana veri kayıtları kodsuzdur — bunlar bir defter değil, başvuru listesidir. Bu sayfada da görünmezler.
Son güncelleme: